Så undviker du att snubbla i Lean-arbetets fallgropar

Men det som många underskattar är den tid det tar innan tillämpningen av Lean ger effekt, menar han. Det finns studier som visar att endast ett fåtal Leaninitiativ motsvarar förväntningarna med påföljd att satsningarna rinner ut i sanden.

– Det som ändå är positivt är att insikterna om Lean har mognat – att allt fler förstått att Lean handlar om en kulturförändring snarare än om införandet av några enkla verktyg, säger Oskar Olofsson.

Ledningen ska formulera syftet

För att Leanarbetet ska bli framgångsrikt krävs kunskaper och erfarenheter, betonar han. Och kunskaperna och förståelsen måste finnas på alla nivåer i organisationen – inte minst hos ledningen.

– Chefer på alla nivåer har möjlighet att stoppa en satsning på Lean – bara genom att vara passiva. Därför är det viktigt att alla förstår sin roll, förklarar Oskar Olofsson.

När Oskar Olofsson är ute på företag och organisationer för att lotsa medarbetarna rätt i Leanarbetet brukar han alltid inleda med att träffa ledningsgruppen.

– Jag vill att de med egna ord motiverar varför man vill göra det här. Om de med egna ord formulerar syftet skapar det en gemensam målbild som sedan kan kommuniceras vidare ut i organisationen. Det kan ibland ta flera timmar att komma fram till den formuleringen, men är ändå viktigt för att satsningen ska få rätt förankring, betonar han.

Plan för helheten

Det är också viktigt att satsningen på Lean inte begränsas till enskilda öar, utan får genomsyra hela organisationen. Därmed inte sagt att själva implementeringen behöver göras parallellt över hela linjen; det kan vara ogörligt i en större organisation.

– Men det måste ändå finnas en plan för helheten. Varje medarbetare måste veta när och hur man kommer att beröras av förbättringsarbetet, säger Oskar Olofsson.

Involvering och delaktighet är överhuvudtaget en av grundprinciperna i Lean. Det innebär bland annat att detaljerna kring hur arbetet praktiskt ska genomföras måste föras ned på så låg nivå som möjligt och ägas av arbetsgrupperna och teamen.

5S är en bra början

Lean är ett mångfacetterat koncept som består av många olika verktyg och metoder som stöd i verksamhetens produktionssystem – hur välja rätt?

Oskar Olofssons råd är att inleda med en förstudie som kartlägger gapet mellan nuläge och önskat resultat för att fastställa var potentialen är som störst.

– Utifrån det kan man sedan välja ett par konkreta förändringar som ger tydliga resultat, gärna i riktning mot önskade långsiktiga mål. Detta för att det ska kännas rimligt att lyckas och ge någonting konkret som stimulerar medarbetarna att fortsätta.

En metod som kan fungera som ett bra första steg är 5S som står för Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera och Sköt om, menar Oskar Olofsson.

– Det handlar om konkreta åtgärder för att skapa ordning och reda i den egna fysiska arbetsmiljön, men kräver också samarbete med kollegor, engagemang från ledningen och visualiseringar för att bli riktigt bra. Bara genom att genomföra detta skapas mycket lärande kring Lean, säger han.

Partnerskap med leverantörerna

Men även leverantörerna bör involveras i Leanarbetet, framförallt genom att upprätta ett partnerskap och stötta dem i deras förbättringsarbete.

– En åtgärd som brukar vara lyckosam är att etablera kontakt med leverantörerna på flera olika nivåer. Inte bara att inköpare pratar med säljare, utan även att tekniker har kontakt med tekniker och operatörer med operatörer. På så sätt kan de ”nörda” ner sig i olika problemställningar och tillsammans finna nya smarta lösningar, säger Oskar Olofsson.

Ett tydligt kundfokus är också centralt för att gå i land med Leansatsningen. Att förstå vad som är viktigt och skapar värde för dem verksamheten är till för är grunden för framgång.

– I mina utbildningar brukar jag fråga företagarna vad som skulle hända om man kunde leverera kundanpassade varor på halva tiden mot i dag. ”Det skulle säkert vara bra”, svarar de. Men vad skulle hända om konkurrenterna klarade det och inte ni? ”Det skulle vara katastrof”, säger de. Även om kunden accepterar någonting i dag är det inte säkert att man gör det nästa år. Därför är det viktigt att undersöka vad som är viktigt för kunden både i dag och i morgon och agera utifrån det, avslutar Oskar Olofsson.