Samarbeta bättre med en facilitator

– Facilatorn hjälper gruppen att nå det resultat som deltagarna vill uppnå genom att fokusera på hur gruppen arbetar tillsammans – hur processen ser ut, hur de beter sig mot varandra och kommunicerar med varandra, säger hon.

Utövandet av rollen sker vanligtvis under en begränsad tid, en session, vilket kan vara exempelvis en workshop, ett möte eller en heldagskonferens.

Ökat intresse

Anna Gullstrand, som skrivit boken Facilitera som utsågs till Årets HR-bok 2020, konstaterar att intresset för facilitering ökar. En förklaring till det är att allt fler arbetar med komplexa uppgifter i en värld i ständig och snabb förändring.

– Vi behöver starta projekt utan att ha en aning om slutresultatet och vi märker att vi måste vara flera för att lösa uppgiften. För att skapa framgång i dag krävs ofta en form av samarbete där gruppen utforskar nya områden och lösningar och skapar något nytt tillsammans, berättar hon.

Ett kraftfullt verktyg

Rätt använt kan facilitering vara ett mycket kraftfullt verktyg men Anna Gullberg betonar att bilda team och slänga in människor i mötesrum inte automatiskt leder till framgång. Det är här facilatorn kommer in i bilden.

– Facilatorn har hela tiden gruppens bästa för ögonen, och vill säkra att de verkligen tar vara på den kraft, kompetens och kreativitet som de besitter, så att de kan vara bäst tillsammans.

Ett tryggt rum

Facilatorns första och viktigaste uppgift är enligt Anna Gullstrand är att etablera, och sedan bibehålla, ett tryggt rum för gruppen.

– Högpresterande team har en sak gemensamt, en hög grad av psykologisk trygghet. Där det finns trygghet berättar människor om sina misstag, de frågar när de inte förstår och de tar ordet när de känner att de kan bidra. De säger vad de tycker, tänker och känner när de upplever att det är relevant.

Deltagarna vågar helt enkelt vara sig själva, öppna upp och visa sårbarhet, för att de vet att de inte kommer att bli bedömda, placerade i ett fack eller uteslutna. Information som är relevant för gruppen kommer upp till ytan.

– Trygghet är fundamentalt, för utan trygghet begränsas engagemanget, kreativiteten och innovationsförmågan, säger Anna Gullstrand.

Lyssna på riktigt

För att stötta gruppen i processen behöver facilatorn känna in varje individ i gruppen: var hen befinner sig, vart hen vill och vad hen behöver.

– För att lyckas med det behöver facilatorn lyssna – på riktigt. Det innebär att lyssna mindre på sig själv och mer på andra. Ju mer facilatorn lyssnar, desto mer kommer deltagarna att lyssna.

En utgångspunkt inom facilitering är att både en grupp som helhet och varje gruppmedlem för sig betraktas som komplexa system. Det innebär exempelvis att det aldrig är en persons fel att till exempel projektet misslyckades, att stämningen i gruppen inte är bra eller att mötena drar ut på tiden.

– Allt ansvar ligger inte heller på gruppens ledare. Ansvaret för att förändra exempelvis en situation eller ett tankesätt, liksom ansvaret för att gruppen ska lyckas, ligger på alla gruppens medlemmar.

Mer eget ledarskap

Anna Gullstrand konstaterar att många ledare önskar högre aktivitet och självledarskap från de anställda.

– Att facilitera handlar om att verkligen tro på att lösningen och kraften finns hos gruppen, och att som ledare behöva sätta vissa beteenden och drivkrafter på paus. När du faciliterar fokuserar du endast på processen och på hur gruppen interagerar med varandra, och låter gruppen ta ansvar för resultatet, avslutar Anna Gullstrand.

En facilitator hjälper gruppen att:

• synliggöra och tillgängliggöra information
• medvetandegöra och skapa insikter
• värdesätta och uppnå konsensus
• skapa förutsättningar för inre motivation
• uttrycka känslor
• förtydliga syfte, mål och riktning
• hålla fokus och riktning
• bjuda in till lärande och reflektion
• fördjupa relationer