SAS katastroforganisation klarade pressen

Inte bara haverier

När den stora olyckan i Milano inträffade hade SAS ganska nyligen sjösatt sin nya katastroforganisation. Arbetet inleddes redan 1998 efter ett initiativ från SAS dåvarande vd Jan Stenberg. Projektet blev mycket omfattande. Hela arbetet med den nya organisationen tog närmare två år och när allt nu är klart är sammanlagt mellan 400 och 500 anställda involverade.

Katastroforganisationen är uppbyggd för att hantera alla situationer som inte kan hanteras inom den normala driften. Det innebär att organisationen inte bara ska befatta sig med haverier utan är också förberedd på att ta hand om mindre incidenter som till exempel bränder på marken, flygsäkerhetsincidenter och sabotageförsök.

Detaljerad manual

Under de två åren projektet pågick, fram till våren 2000, arbetade man fram oerhört tydliga processbeskrivningar för hur alla delar av katastroforganisationens arbete ska utföras.

– Konkret resulterade det i en manual med detaljerade beskrivningar. Det handlar såväl om syftet med det arbete som ska göras som om tydliga checklistor och listor med vad som ska göras i vilken ordning, berättar Tomas Linden.

Övergripande är organisationen indelad i två olika nivåer. Delar av koncernledningen sitter med i en grupp som har ett strategiskt ansvar för frågor som handlar om till exempel vilka destinationer man ska flyga till och om vilken sorts flygplanstyp man ska använda. Det kan också handla om övergripande policyändringar som till exempel hur man skulle handskas med frågor om av- och ombokningar direkt efter katastrofen 11 september i New York.

Sex olika områden

Den andra nivån består av sex personer som är samordnare för var sitt arbetsområde i katastroforganisationen. Den här gruppen rapporterar direkt till representanterna för koncernledningen. När organisationen arbetades fram lokaliserades sex olika huvudprocesser i katastrofarbetet. Initialt är passagerarlistan det mest betydelsefulla. Under ungefär sex till åtta timmar fokuseras det arbetet med stor kraft varefter en lista lämnas över till polisen som därefter tar över arbetet. Ett annat viktigt område i det initiala skedet är kommunikationen både externt med media och internt med den egna personalen.

– I normala fall är vi ett mycket öppet och publikt företag som låter alla anställda uttala sig, men när katastroforganisationen tar över sluter vi leden och låter vissa utvalda sköta kontakten med media, säger Tomas Linden.

Det innebär att vissa utvalda personer bestämmer vilka bekräftade uppgifter som ska släppas offentligt och i vilket läge. SAS menar att det, med tanke på de anhöriga, hindrar spekulationer och ryktesspridning. På ett konkret plan innebär mediakontakten att det till exempel finns färdigskrivna pressmeddelanden som endast anpassas till omständigheterna.

Information till anhöriga

Ett tredje område som prioriteras initialt är telefoninformationen till anhöriga. Vid en större katastrof bildar SAS ett callcenter dit oroliga anhöriga kan ringa för att få information. På längre sikt, ibland flera år, arbetar man med ett område som på svenska kan kallas mänskligt stöd. Bland annat får varje familj eller anhörig en egen kontaktperson inom SAS som kan hjälpa till med praktiska frågor om till exempel försäkringar.

Ytterligare ett område som organisationen ska arbeta med är att samla in all nödvändig data som myndigheterna behöver för att på effektivaste sätt kunna genomföra sin räddningsaktion. Det kan till exempel handla om vad det är för flygplanstyp och om det finns något i lasten som kan vara farligt vid räddningsarbetet. Till sist ska det också finnas en koordinator på haveriplatsen som ska fungera som länk till organisationen i Sverige.

Många inblandade

Katastrofen 11 september fick givetvis SAS att revidera sin katastroforganisation.

– Men det gör vi egentligen efter varje händelse där organisationen tar över, berättar Tomas Linden. Allt material i organisationen är i högsta grad levande och revideras kontinuerligt. Det är ju omöjligt att förutse allt.

SAS har avsatt två personer som arbetar heltid med att revidera och utbilda personal. Sammanlagt är mellan 400 och 500 anställda på olika sätt delaktiga.

– De är alla uttagna utifrån en rad olika kriterier som till exempel omdöme och branschkunskap och engagemanget är stort, säger Tomas Linden.

Kräver utbildning

Beslutet om när katastroforganisationen ska sättas in tas av en jourhavande emergency director. Beroende på tidpunkt på dygnet är målsättningen att organisationen ska vara igång inom en timme och då tar också katastroforganisationens personal vid huvudkontoret i Solna över från SAS operativa center i Köpenhamn.

– För att få igång en så stor organisation tar vi hjälp av till exempel larmcentralen i Eskilstuna som meddelar olika personalgrupper via SMS, säger Tomas Linden.

För att hålla personalen à jour krävs också ett omfattande utbildningssystem. Alla får genomgå kortare eller längre utbildningar beroende på uppgift. Dessutom genomförs varje år en större övning plus ett antal mindre.

Vissa problem

Men en stor och omfattande organisation har givetvis också brister. En är att medarbetare som finns i ytterkanten inte alltid väljer att vända sig till katastroforganisationens beslutsfattare utan väljer sin vanliga avdelningschef. En annan är att till synes små detaljer som ändras i den normala verksamheten inte ändras i katastroforganisationen.

– Det kanske inte är något stor problem, men när det väl gäller kan små detaljer som till exempel nycklar, bytta dataservrar, nya telefonnummer eller små personalomflyttningar bli betydande, säger Tomas Linden.