Sätt effektmålen i fokus för digitaliseringen

Hennes cv rymmer även en ”Master Black Belt” för Sex Sigma, utbildning inom lean samt SIQ:s examinatorsutbildning med uppdrag som examinator för Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2010. Från tid till annan anlitas hon även som konsult och utbildare på Sandholm Associates inom bland annat lean och Sex Sigma.

Hand i hand

– Som kvalitets- och verksamhetsutvecklare kände jag att jag nått min gräns och tog därför steget över till it-sidan. Kvalitetsutveckling och it går numera hand i hand. Fortfarande driver jag verksamhetsutveckling, men från it-sidan, säger hon.

Från sin position kan hon se hur intresset för digitalisering accelererat under pandemin och gett upphov till ett helt nytt arbetsliv.

– Ta bara en sådan sak som alla digitala möten. Visst har vi jobbat en del digitalt även tidigare, men till följd av att pandemin blev så långvarig finns det i dag en helt annan acceptans för att mötas digitalt, säger hon.

Datadrivet förbättringsarbete

Digitala möten med Teams och Zoom utgör ändå bara en mindre del av digitaliseringen. Många företag har på senare tid gått ännu mer på djupet i sin digitaliseringssträvan och infört ett så kallat datadrivet förbättringsarbete. Det innebär att data från företagens affärssystem används för att automatiskt identifiera olika flaskhalsar och avvikelser som påverkar utfall och lönsamhet i processerna.

Ett datadrivet förbättringsarbete kan ge stora effektivitetsvinster jämfört med en manuell lösning i form av såväl lägre kostnader, ökad snabbhet, högre precision som större flexibilitet.

– Med direkt input av data ökar förmågan att bli proaktiv i stället för reaktiv i förbättringsarbetet genom att initiera åtgärder på ett tidigt stadium, understryker Sanna Nyberg.

Häftigaste löparskorna

Men hon varnar samtidigt för att ha en övertro på systemen. Det räcker inte att köpa in ett avancerat systemstöd och luta sig tillbaka i tron att det ska lösa alla problem.

– Det är som att köpa de häftigaste löparskorna med förhoppningen att de ska ge nya rekordtider på milen. Först och främst måste du fastställa vad du vill uppnå och vad som krävs för att nå dit. Det är inte alls säkert att de dyraste skorna passar bäst för ändamålet, säger hon.

Sanna Nyberg betonar vikten av att effektmålen ligger i fokus för digitaliseringen. Ett effektmål beskriver vilken effekt som organisationen vill uppnå och framförallt för vem.

Involvera kvalitetsprofessionen

För att kunna klara det krävs det att byggs broar mellan verksamhetsutveckling och it. Kvalitetsprofessionen behöver involveras för att inte tappa fokus på kund och för att säkerställa att digitaliseringen verkligen skapar värde för dem som verksamheten är till för, så att digitaliseringen inte genomförs bara för att det är tekniskt möjligt.

– Mitt favoritord är ”varför”. Inte för att ifrågasätta, utan även för att förstå varför vi gör någonting. All digitalisering måste vara värdeskapande i stort som smått, säger hon.

Kunden har central plats

Sanna Nybergs paroll är att aldrig genomföra ett möte utan att nämna kund, medborgare alternativt användare – oavsett om det handlar om digitalisering eller något annat.

– Om vi har ett möte och jag märker att vi på ett par timmar inte nämnt verksamhetens primära målgrupp brukar jag bryta. Då tar vi en kopp kaffe, gör ett omtag och ställer oss frågan: ”Vem är vi till för?” för att de åter ska få en central plats i diskussionen och mötet, säger hon.

Vilken plats har då it-människorna i arbetet med värdeskapande digitalisering?

– Alla måste vara med på tåget. Det gäller att vi arbetar tillsammans och sätter processen utifrån effektmålen och inte utifrån organisation eller funktion, sammanfattar Sanna Nyberg.