Sex Sigma på svenska

Många svenska företag och organisationer strävar idag efter att implementera Sex Sigma-program i sina verksamheter. Gemensamt för dessa företag är att de sett ett behov av mer faktabaserade beslut i förbättringsarbetet och att de vill lösa problem i grunden istället för att göra upprepade ”brandkårsutryckningar”.

Hittills har detta mestadels skett under påverkan av utländska, vanligtvis amerikanska, ägare, samarbetspartner och/eller konsulter. Detta innebär att många aktuella svenska Sex Sigma-program är baserade på upplägg som visat sig vara framgångsrika i andra länder och kulturer, vilket i sig inte utgör en garanti för att de kommer att leda till samma framgångar i svenska verksamheter.

Med tiden har fler och fler svenska företag och organisationer insett att Sex Sigma måste anpassas till svenska förutsättningar för att lyckas. Ibland har detta skett den hårda vägen via misslyckanden och motgångar. Men vad är det då som måste förändras i det ursprungliga amerikanska konceptet för att Sex Sigma ska bli framgångsrikt även på svenska företag?

Vad krävs för att lyckas?

Erfarenheter från ett flertal olika Sex Sigma-satsningar pekar ut tre huvudområden som innehåller de mest betydelsefulla framgångsfaktorerna för att lyckas med Sex Sigma.

Det första huvudområdet är kontinuerlig resultatuppföljning som också är nyckeln till ett utbrett engagemang. Framgång föder framgång! Verifiering och presentation av de resultat som Sex Sigma lett till är därför av mycket stor betydelse. En av fördelarna med Sex Sigma är att konceptet förespråkar ekonomisk uppföljning efter varje genomfört projekt. När man väl lyckats påvisa en positiv inverkan på en verksamhets ekonomiska resultat är det avsevärt mycket lättare att engagera dess ledning i förbättringsarbetet. Möjligheterna och viljan att frigöra tid och andra viktiga resurser ökar påtagligt när man kan påvisa en god avkastning hos investeringar i förbättringsarbete. Genom att synliggöra och tillsammans fira framgångar och goda resultat blir det dessutom lättare att sprida ett engagemang till övriga delar av verksamheten.

Det andra området är tid och resurser. Förbättringsarbetet är motorn i en verksamhets långsiktiga utveckling. Trots detta är det många företag och organisationer som inte avsätter de resurser och den tid som krävs för att lyckas i detta arbetet. Erfarenheter visar att avkastningen på förbättringsinvesteringar är mycket god, men detta innebär inte att dessa är gratis. Investerar man varken tid eller pengar i förbättringar lär man inte heller se några resultat!

Ett viktigt led för att uppnå goda resultat är att inrätta en infrastruktur med tydliga roller i organisationen som stöttar arbetet med Sex Sigma. För att dessa roller skall kunna verka och bidra till den gemensamma framgången krävs dock att de ges resurser och befogenheter att utföra sina uppgifter. Erfarenheter visar att företag i flera fall fått problem när man försökt införa Black Belts som en deltidssyssla eller inte lyckats förmå verksamhetens chefer att avsätta nödvändig tid för att verka som Champions och därigenom stödja förbättringsarbetet.

Konceptet bör avdramatiseras

Det tredje huvudområdet handlar om att avdramatisera och gör Sex Sigma enkelt. För att skapa ett utbrett engagemang kring Sex Sigma måste konceptet avdramatiseras och göras tillgängligt och begripligt på alla nivåer i verksamheten. Alltför många människor förstorar upp konceptets mest avancerade delar och tror att framgångarna främst ligger i Sex Sigma-verktygslådan. Stora framgångar och genombrott lär dock aldrig komma genom att ett fåtal metodspecialister enskilt tillämpar olika verktyg och metoder.

Istället beror framgångarna på huruvida man verkligen satsar på bred front och gör alla delaktiga i förbättringsarbetet. Betydelsefullt är därför att utbildning i Sex Sigma genomföras på alla nivåer i verksamheten samtidigt som många, inte allt för stora, förbättringsprojekt initieras med avsikt att involvera så många som möjligt. Många mindre problem kan lösas utan omfattande och avancerade statistiska analyser. I många fall handlar det snarare om att välja att ta tag i problemen!

Sex Sigma kan dessutom med fördel integreras med andra i verksamheten redan existerande metoder och koncept inom kvalitets- och verksamhetsutvecklingsområdet. Härigenom ökar möjligheten att göra Sex Sigma till ett naturligt sätt att arbeta och lösa problem.

Anpassning till svenska förutsättningar

Varje företag och organisation har sin egen kultur, bakgrund och problemsituation. Sex Sigma måste därför anpassas till den aktuella verksamhetens behov och förutsättningar. Detta gäller naturligtvis oavsett om verksamheten är svensk eller utländsk. På några punkter har det dock visat sig att anpassningen till svenska förutsättningar är extra viktig.

I amerikanska företag är det vanligt med hård toppstyrning och en följsamhet längre ned i organisationshierarkierna. Dessa styrmekanismer fungerar ofta sämre i den svenska kulturen, där det finns en mer avvaktande eller ifrågasättande attityd. Dessutom prioriterar ofta medarbetare i svenska företag samhörigheten med sina kollegor högre än den personliga karriären. Om svenska verksamheter inte tar hänsyn till detta vid implementering av Sex Sigma är risken stor att ett förändringsmotstånd växer i organisationen. För att undvika detta måste svenska verksamheter vara extra noga i sitt val av Black Belts samtidigt som man säkerställer att utbildningen av dessa innefattar träning i att hantera människors reaktioner och beteenden på ett bra sätt.

Avskaffa Jantelagen

Enligt den amerikanska Sex Sigma-filosofi ska alla resultat basuneras ut i verksamheten för att, enligt principen om att framgång föder framgång, dra i gång en positiv förbättringsspiral. Och den tanken är ju god. I Sverige har vi dock inte traditionen att framhäva personliga framgångar. Därför har svenska företag mycket att vinna på att tona ned det hierarkiska upplägget och fokusera på att lyfta fram hela projektgrupper istället för enskilda individer i resultatpresentationerna. Problemen i svenska företag belyser dessutom vikten av att skapa systematik för intern marknadsföring och återkoppling av uppnådda framgångar.

Program skapar rutiner

Målformulering och uppföljning av de satta målen är något som generellt visat sig vara högre prioriterat och bättre fungerande i många andra kulturer. I svenska verksamheter förefaller det som att många aktiviteter som startas inte följs upp på ett ambitiöst sätt och följaktligen inte når uppsatta mål eller syften. Det är därför av mycket stor vikt att man inom ett Sex Sigma-program skapar tydliga rutiner för uppföljning. I medelstora och större verksamheter innebär detta bl a att man bör inrätta ett effektivt IT-stöd för att administrera och övervaka förbättringsarbetet.

Sex Sigma har bidragit till att skapa bra strukturer i många verksamheters förbättringsarbete och därtill påverkat införandet av effektiva modeller och verktyg för problemlösning. Att studera hur framgångsrika företag och organisationer implementerat Sex Sigma i sina verksamheter kan ge viktiga lärdomar att ta med sig i det egna förbättringsarbetet. Att i detalj försöka kopiera en annan verksamhets arbete med sex Sigma är dock inte att rekommendera. Erfarenheter visar att de stora framgångarna och genombrotten uppnås först när Sex Sigma anpassas efter den aktuella verksamhetens behov och förutsättningar. Det är dessutom viktigt att beakta att även ett förbättringsarbete kontinuerligt måste utvecklas och förbättras!