SJ: Effektivt men svårt fånga mjuka värden

– Revisorerna har varit hos oss tidigare och besökt våra olika sajter, varit ombord på tåg och träffat medarbetare ombord så de har inte varit helt luftlandsatta.

Bra öppningsmöte

I en externrevision på SJ är cirka 100 personer involverade och totalt hålls ett 60-tal möten. Fem externa revisorer är med och ”är överallt” i verksamheten som Fredrik Lindblom uttrycker det. Han tycker att öppningsmötet med ledningen är viktigt så att de får se och träffa revisorerna. Denna gång skedde detta digitalt och det fungerade bra.

Även besöken på de olika sajterna fungerade bra på distans.

– Jag tycker att de fick en bra känsla för våra olika sajter. I Hallsberg till exempel hade vi en 360-graders kamera så de kunde få en bra uppfattning av lokalerna, säger Fredrik Lindblom.

En annan fördel var att revisorerna nu hann med att ”besöka” flera olika sajter, det var effektiv tidsanvändning när de slapp resor och övernattningar.

Kräver flexibilitet

Fredrik Lindblom ser dock flera utmaningar med digitala revisioner. Till exempel fordras mer planering.

– När beskedet kom att hela revisionen skulle göras remote fick vi vara snabba och kreativa i det korta perspektivet. Vi fick exempelvis ställa in den planerade rundvandringen i depån i Göteborg och istället tvingades vi snabbt att fylla schemat med andra aktiviteter och ändra programmet i sista minuten.

En annan utmaning kan vara att det är svårare att få grepp om hur lokalen verkligen ser ut, hur stor den är, vad som ligger på golvet och vad som sitter på väggarna och hur chefer och medarbetare interagerar.

– Det är svårare att få en känsla för vilken kultur det är, hur folk hälsar på varandra och det som vi kallar mjuka värden. Det kan bli mer fokus på att kontrollera att man har och tillämpar ett ledningssystem, säger Fredrik Lindblom.

Kräver mer av revisorerna

Han höjer ett varnande finger för att det finns risk för att det blir mer en compliance-kontroll, det vill säga att allt fokus är på efterlevnaden av standarden. Särskild när det gäller Iso-standarder tror han det kan vara viktigt att vara på plats.

Remote revision kräver också en större tydlighet för vad som gäller för de medverkande under ett digitalt möte och hur man hanterar de digitala verktygen. Den som leder mötet måste anpassa agenda och ha förståelse för konceptet.

– Det krävs också mer av revisorerna. De jobbar ofta med underkonsulter och här behöver de säkerställa att de har fungerande system och verktyg och kunskap om hur man jobbar digitalt.

Planera för cybersäkerhet

En annan viktig fråga handlar om informationssäkerhet. Fredrik Lindbloms råd är att tänka igenom cybersäkerheten och vara beredd på hur den ska hanteras.

– I vanliga fall dammsuger revisorerna oss på både data och dokument. Men när de inte är på plats kommer de inte åt dem och vi kan inte mejla över viktiga verksamhetskritiska dokument. Därför måste det finnas plattformar som är säkra och arbetssätt som fungerar för detta.

På det stora hela är Fredrik Lindblom dock positiv till revision på distans. Just kostnadseffektiviteten när resor och övernattningar för revisorerna uteblir och tiden för revisonen komprimeras är en annan fördel som Fredrik Lindblom ser med att arbeta remote.

– Framöver kan jag definitivt tänka mig att man kan genomföra besök i verksamheten på distans åtminstone delar av revisionen. Vi kan undvika att resa mellan olika orter och helt enkelt täcka in fler sajter på kortare tid.

Nio tips för en digital revision:

1. Planera noga, digitala möten kräver mer förberedelser
2. Anpassa mötesagendan efter det digitala mötet
3. Sätt tydliga ramar för vad som förväntas av de som deltar på distans
4. Tänk på att det kan vara svårt och ta mycket tid att göra en digital rundvandring om anläggningen är stor
5. Revisorerna måste säkerställa att deras underleverantörer kan hantera och har nödvändiga digitala verktyg
6. Tänk igenom cybersäkerheten. Mejla inte verksamhetskritiska dokument.
7. Fundera vilken plattform ni ska använda för att dela dokument och data
8. Tänk gärna igenom vilken arbetsprocess ni ska
9. Ha din kamera på, det är trevligare att se varandra