Sjukhus fångar behov med handdator

Sjukhusen är stora organisationer med en rad mycket olika verksamheter. Förutom den centrala vårddelen är servicesektorn inom sjukvården omfattande. Karolinska sjukhuset i Solna har ungefär 9 000 anställda och en omsättning på 4,5 miljarder kronor. De köper varje år in material för 950 miljoner kronor varav ungefär 500 miljoner är förbrukningsvaror.

– Vi har ungefär 2 000 beställare och 500 personer gör beställningar varje dag. Sammanlagt gör vi 80 000 beställningar per år, berättar Mikael Wickström, inköpschef på Karolinska sjukhuset.

Av Karolinska sjukhusets kostnader för en vara utgör inköpspriset för varan bara ungefär en tredjedel. Resten utgörs av kostnader för hanteringen av varan. En effektivare hantering skulle kunna frigöra resurser till vård. Enligt Mikael Wickström används bara ungefär hälften av sjukvårdspersonalens tid till egentlig vård. Det stora antalet beställare skapar också flera olika problem. Antalet variationer av produkter var stort, avtalstroheten blev lidande och det fanns ett stort behov av att effektivisera försörjningprocessen.

Frigöra vårdresurser

Sedan 1997 har Karolinska sjukhuset arbetat med att rationalisera beställningsprocesserna på avdelningarna. Syftet är att frigöra resurser till det som är sjukhusets primära arbetsuppgift, att ge vård. Genom att införa användning av handdatorer har sjukhuset lyckats effektivisera beställarsystemet ute på avdelningarna.

Systemet som Karolinska sjukhuset arbetar med bygger på att all information om produkterna som avdelningarna har i sina lager finns i streckkoder. Enkelt uttryckt går det till så att när varorna anländer så läser servicepersonalen av ordern via streckkoder. Med den informationen får de veta exakt var produkten ska, vilket skåp eller förråd och till och med i vilken låda. Där finns det två fack. Ett för förbrukning och ett för påfyllning. Om en vara är på väg att ta slut kan personalen med hjälp av handdatorn läsa av en streckkod vilket betyder att varan beställs. Handdatorn dockas sedan till huvuddatorn.

– Med det här systemet gör servicepersonalen allt. Vårdpersonalen har bara till uppgift att se över vilket utbud som avdelningen ska ha, säger Mikael Wickström.

40 tjänster

Karolinska sjukhuset räknar med att man med det nya systemet frigjort tid motsvarande ungefär 40 vårdtjänster. Mindre lager, större avtalstrohet, effektivare och enklare hantering har dessutom inneburit sänkta kostnader med 53 procent.

– Det endra riktigt negativa vi hittills upptäckt är att vi har blivit känsligare för störningar i leveranser eftersom lagren är mindre, säger Mikael Wickström.

Kostkortssystem

Huddinge universitetssjukhus är ett annat exempel där handdatorer tagits till hjälp för att effektivisera servicen. I deras fall gäller det patientmatsbeställningarna som helt och hållet är på väg att datoriseras. Sjukhuset serverar dagligen ungefär 1 200 luncher och middagar. En hantering som tidigare skötts med ett manuellt kostkortssystem.

– Det systemet innebar många kostkortsändringar, telefonsamtal och fax ner till köket och en hel del överbeställningar eftersom alla beställningar var tvungna att göras långt i förväg vilket innebar att patienter i många fall hade hunnit flyttas eller fått åka hem, berättar Åke Carlsson, projektledare vid Huddinge sjukhus.

Ökar säkerheten

Det nya datoriserade systemet bygger på att personalen låter patienterna välja mat från en meny som tas med till sängen. Sköterskan läser in en streckkod med handdatorn och kan på samma gång göra eventuella avvikelsebeställningar om patienten behöver någon form av specialkost. Handdatorn dockas därefter till en huvuddator som sedan skickar beställningen till köket. Köket skriver ut ett dukningsunderlag på en etikett som sedan följer med brickan hela vägen till patienten.

– Fördelarna är många. Bland annat kan personalen nu göra beställningarna när det passar, man behöver inte skicka tillbaka beställningarna med matvagnen. Det gör att den dyrbara vårdtiden utnyttjas effektivare. Dessutom kan beställningarna göras direkt vid patientens säng, vilket ökar säkerheten, säger Åke Carlsson. Däremot har vi ännu inte mätt om svinnet av portioner minskat, men det borde det rimligtvis ha gjort.