Skapa en bättre möteskultur

Låt alla komma till tals! Det är utgångspunkten för att skapa bättre möten på arbetsplatsen.
Så säger Ingrid Olausson, journalist som blev möteskonsult sedan hon själv tröttnat på alla usla möten.

De allra flesta har upplevt långa och improduktiva möten där några få pratar och övriga inte får något sagt. Ingrid Olausson hade själv lidit sig igenom många år av möten utan att tro att hon hade möjlighet att förändra dem. Men så gick hon en kurs i gruppdynamik.

– Kursen gav insikt i min egen roll i gruppen, att också jag kan påverka mötet. Då blev jag engagerad, berättar Ingrid Olausson.

I dag är hon möteskonsult och lär andra hur de kan förbättra kvaliteten på mötena.

– Möten är en viktigt del av själva arbetet, och då är det viktigt att de blir bra, konstaterar hon.

Presentera sig viktigt

Det är bra att börja ett möte med en inledande presentationsrunda runt bordet. Är alla bekanta med varandra kan rundan handla om att kort sammanfatta hur man står i relation till frågorna som ska diskuteras. Om någon är ny, till exempel en vikarie, är det inte säkert att han eller hon vet vad alla andra heter. Då bör alla presentera sig i rundan och säga något om sig själva. Det kan tyckas självklart, men enligt Ingrid Olausson slarvas det ofta med presentationen. Den är viktig eftersom det är ett sätt att få alla att våga börja prata.

Ingrid Olausson menar att det grundläggande felet vid dåliga möten är att makten över ordet fördelas ojämnt. Ordförandens uppgift är egentligen, som namnet antyder, att föra ordet rättvist runt bordet. Därför rekommenderar Ingrid Olausson att man går laget runt i viktiga frågor.

– På möten tar ofta storpratarna för sig, medan andra inte säger mycket. Att gå laget runt förbättrar möteskvaliteten avsevärt, säger hon.

Vid diskussioner kan det visa sig att när man låter alla komma till tals kryper det fram nya tankar som de nya eller tysta inte vågat eller kunnat komma fram med tidigare, synvinklar som gör att frågan lättare kan lösas.

Sätt tidsgränser

Mötet bör också avslutas med en runda där alla får säga vad som var bra med mötet och vad som kan bli bättre. Det är en hjälp för ordföranden och gör att mötena successivt kan förbättras.

Det är viktigt att dessa rundor inte tar för lång tid och att storpratarna brer ut sig som vanligt. Ingrid Olausson rekommenderar därför att det sätts en tidsgräns på en eller två minuter, som ordföranden ser till att mötesdeltagarna håller. Hon påpekar att man hinner säga mer än man tror på den tiden.

Även om ordföranden har som uppgift att se till att ett möte blir konstruktivt menar Ingrid Olausson att alla deltagare har ett ansvar för att mötet inte spårar ut. Alla kan föreslå en runda runt bordet om en diskussion kör fast eller någon tar över.

Alla har också ett ansvar att se till att de frågor de vill diskutera tas upp. Om de blir irriterade över något bör de också ta upp det direkt på mötet och inte vänta för att sedan klaga efter mötet.

– Det är viktigt att inte låta missnöje sippra ut i korridorsnack. Det är destruktivt och skapar bara dålig stämning på arbetsplatsen, säger Ingrid Olausson.

Ledig disciplin

Att alla är på plats när mötet börjar och stannar tills det är slut är en viktig sak som man kanske inte alltid tänker på. Mötena blir splittrade om folk kommer och går och man måste ta upp saker igen som de missat. Ingrid Olausson menar att det är baksidan av den lediga mötesform som införts på senare år.

– Disciplin anses vara fel och har luckrats upp, vilket gör att människor kommer och går som de vill och avbryter varandra under mötet. Det är inte ett ledigt möte, utan en ny form vi fastnat i, menar Ingrid Olausson.

Möten kan ibland kännas oändliga, men mötets längd har egentligen inte med dess kvalitet att göra.

– Jag har varit med om väldigt bra heldagsmöten, som inte känts för långa. Men om ett möte är improduktivt känns en timme som en evighet, säger Ingrid Olausson.

Fakta

Tips för bättre möten

• Börja mötet med en runda där alla säger något om sig själva.

• Låt alla komma till tals genom att låta ordet gå runt bordet.

• Begränsa storpratarna genom att ge alla lika mycket tid.

• Avsluta mötet med en utvärderingsrunda så att mötena kan förbättras.

• Undvik negativt korridorsnack efteråt.

• Kom och gå i tid så mötena inte blir splittrade.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.