Skapa ordning i möteskaoset

Ineffektiva möten beror till stor del på bristande förarbete. Rätt information till rätt person och tydlig ansvarsfördelning kan lyfta möteskulturen.

Möten som håller på i timmar med oförberedda deltagare som inte kan passa tiden. Ulf Nilsson, som arbetar med kvalitetsledning i företaget Best quality, har stött på många skräckexempel på området. Han har märkt att många företag som certfierat sitt ledningssystem enligt ISO 9001 brister när det gäller möten. Ulf Nilsson tror att det beror på att det inte finns någon allmän mötesrutin i standardtexterna trots att möten är en vanlig arbetsmetod inom många avsnitt, till exempel kommunikation, kund- och leverantörskontakt och utvärdering.

Tydliga uppgifter

Lösningen är att utveckla en ordentlig mötesrutin med goda exempel på hur ett bra möte ska gå till. Det gäller naturligtvis även företag som inte certifierat sitt ledningssystem. Tyngdpunkten bör ligga på vad som händer före mötet. Ett vanligt problem är att man inte fastställt något syfte med att träffas. Är det för att diskutera och ta beslut? Eller kanske för att utbilda eller utvärdera? Syftet styr sedan vilken information som behöver tas fram och vem som faktiskt har ansvar för att ta fram den. Inför ett budgetmöte kan till exempel försäljningschefen få som uppgift att ta fram statistikuppgifter. Om var och ens uppgifter är tydliga så är det också mindre risk för att någon smiter undan sitt ansvar genom att säga ”jag hann inte”.

Rätt personer

Ibland kan strävan efter delaktighet leda till onödigt många deltagare kallas. En del kanske bara sitter av tiden för att få information som de lika gärna hade kunnat få via e-post. Det är inte heller bra att ledande personer offrar onödig tid i konferensrummet.

– Nyckelpersoner i företaget tillbringar kanske 40 procent av sin tid i möten, det är två hela arbetsdagar per vecka, säger Ulf Nilsson.

Regler behövs

Under själva mötet krävs en del ordningsregler. Det ska inte råda några tveksamheter om hur länge mötet ska hålla på och det är viktigt att alla deltagare har klart för sig att de har en begränsad tid för sina föredraganden.

– Under mötet behövs struktur och ett tydligt ledarskap, kommenterar Ulf Nilsson.

Efter mötet ska ett protokoll med eventuella beslut gå ut till alla berörda. Där ska det också framgå vem som har ansvar för att besluten genomförs och när det ska ske. Ulf Nilsson föreslår också att man utvärderar mötets alla delar så att det finns utrymme för att komma med förbättringsidéer till nästa gång.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Profilen

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.