Skatteverket: Då fungerar agila ramverk som bäst

Han har arbetat med agila ramverk i 16 års tid och sett vad som fungerar bra och vad som är mindre effektivt. Traditionella projektmetodiker går ofta ut på att planera så mycket som möjligt i förväg och göra detaljerade riskanalyser. Agila arbetsprocesser ska gå fort. Här rationaliserar man bort arbetsmoment som går ut på att spekulera kring eventuella utfall, och lägger i stället allt krut på att experimentera sig fram till den lösning som är bäst lämpad för varje enskild uppgift.

I ett samhälle som blir alltmer komplext fungerar det inte längre att ha färdigmallade angreppssätt inför en uppgift. I stället måste man identifiera problemet, prova sig fram och utvärdera via snabba korta feedback-cykler. Det här kräver experimentlusta, snabbtänkthet och samarbetsförmåga, förklarar Fredrik Carleson, och lyfter Google och Amazon som två tydliga exempel.

– Skälet till att de är så pass framgångsrika är inte att de planerar inför en målbild som ligger ett halvår fram i tiden, utan tvärtom att de i realtid experimenterar med flera olika lösningar samtidigt. På ett kundsegment kanske man lägger en ny stor annons, på ett annat segment testar man att sänka priserna – och ser sedan effekten i realtid. Det blir väldigt datadrivet och tydligt, snarare än att sitta och spåna i en projektgrupp om vad man tror kommer att fungera.

Var sak har sin plats

Det är dessutom både billigare och enklare att åtgärda eventuella fel inom ett agilt ramverk än inom traditionella projektformer. Istället för att vänta fyra månader efter en implementering för att upptäcka om något har gått fel kan man redan efter en vecka snabbt ändra kurs. Det är en arbetsmetod som kräver mod men också noggrannhet, eftersom experimenten behöver ske under väldigt kontrollerade former och göras i rätt kontext. 

– Till exempel är det kända experimentet med mentos i en pepsiflaska väldigt uppskattat på en fest ute i en trädgård, men kanske mindre kul om det utförs inomhus på den dyra vita mattan. Vi vill ju inte experimentera i realtid med skattebetalarnas deklarationer, säger han.

Att utgå från ett agilt tankesätt innebär att projektledaren får ta fasta på den kreativitet och den intelligens som finns i ett team snarare än att utgå från ett färdigt recept eller en checklista. Det är dock viktigt att påminna sig om att alla projekt faktiskt inte lämpar sig för agilitet, menar Fredrik Carleson

– Om man har en jättetydlig kausalitet och färdiga processer vet du kanske på förhand vad som kommer hända. Då är inte agilitet rätt. Då är det bättre att följa den redan inslagna vägen, säger han.

En annan situation då de agila ramverken tappar syfte är om man följer dem som en bokstavstroende. 

– Om man till exempel använder Scrum (en av de mest populära agila metoderna, red anm.) med inställningen att du ska följa det steg för steg eller skapa processer kring det blir det statiskt. Då får du ingen förändring och därmed ingen förbättring. 

Fördomar mot agila arbetssätt

En av de viktigaste komponenterna inom alla agila arbetssätt är nämligen att man ska kunna arbeta med ständiga förbättringar. Man ska kunna se sig själv och sitt arbetssätt och hela tiden utvärdera det för att eliminera bromsklossar och skapa en framåtrörelse.

För att arbetsprocessen ska vara framgångsrik behöver man såväl breddkunskap som djupgående kunskap och en förmåga att kunna sammanför dessa i vad Fredrik Carleson kallar en T-formation. Det kräver som sagt en välutvecklad samarbetsförmåga. 

– Här är det viktigt att kunna kommunicera och ha en empatisk förmåga. Det är också viktigt att blanda personligheterna. Ett bra agilt team består av både visionärer och ”doers”, samt extroverta och mer analytiska introverta. Det finns ingen Mc Donalds-form där allt ser likadant ut, utan varje team använder sina styrkor på sitt sätt, säger han.

Fredrik Carleson har själv upplevt hur tungrott ett projekt kan bli när en chef inte låter honom använda sin egen inneboende förmåga att lösa ett problem, utan endast beordrar honom att göra det på chefens sätt. Det dödar både motivation och kreativitet om en medarbetare – eller ett team – inte får lösa ett problem utifrån de förutsättningar och färdigheter som just de personerna har, förklarar han.

Trots att agila arbetssätt har fått ett stort genomslag det senaste decenniet finns det en hel del fördomar mot metoderna och ledarskapstilen. Bland annat att det är flummigt och slappt.

– Man tänker kanske att agilt ledarskap handlar om att en lekledare skuttar omkring och frågar alla medarbetare hur de mår istället för att fokusera på uppgiften, men jag anser att även inom de agila ramverken så behöver du ha olika ledarskapsstilar beroende på om det är en krissituation eller om det är ett helt nytt team respektive ett väldigt erfaret team. Så det är ett väldigt situationsanpassat ledarskap.

Bästa vägen över ån

En annan fördom är att det inte behövs dokumentation när man arbetar utifrån agila ramverk. Det är direkt felaktigt förklarar Fredrik Carleson. Dokumentation görs, men aldrig mer än vad som nödvändigt och det måttet skiljer sig åt beroende på om uppgiften ska utföras av en etablerad organisation, en myndighet eller en startup exempelvis.

Den största vinsten med agila processer är enligt Fredrik Carleson att olika funktioner inom en verksamhet får större förståelse för varandras arbetssätt, vilket skapar en högre kvalitet för såväl kunder som medarbetare. Om man internt har förståelse för det arbete som exempelvis IT, HR eller juridikavdelningen gör så kan man också hjälpas åt med att höja kvaliteten inom hela verksamheten.

– Och om man går från ett synsätt där man säger: vi ska över ån så gå nu över bron, till ett synsätt där man säger: vi ska komma över ån, så nu ska vi använda vår samlade intelligens och kreativitet för att komma över den på det smidigaste sättet – då hittar man förmodligen bättre svar.