Smart dialogverktyg släpper loss idéerna
Förbättringsarbete Kvalitetscafé-metoden är ett enkelt dialogverktyg som lättare får grupper att förstå helhetsbilden men också att ta fram lösningar. Det är kort sagt en strukturerad brainstorming som släpper loss idéerna. Här är 5 spelregler för en bättre dialog.
Genom att lägga till kvalitetsaspekten har Yvonne Lagrosen, professor i Kvalitetsutveckling vid Mittuniversitetet/Högskolan i Väst, vidareutvecklat den så kallade World-café-metoden.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
I sin forskningsartikel ”The Quality Café: developing the World Café method for organisational learning by including quality management tools” konstaterar hon att metoden skapar en känsla av sammanhang och bidrar till en holistisk syn på det ämne man diskuterar. De som deltagit i forskningsprojektet menar att metoden gör det tydligt att både se och förstå hur olika saker hänger samman.
– Om man vill skapa meningsfulla dialoger, innovativt tänkande, utveckla värderingar, lösa problem eller reducera konflikter är detta en ypperlig metod. Om man vill effektivisera och fokusera på kvalitet blir det ytterligare en dimension, säger Yvonne Lagrosen.
Delaktighet ger engagemang
Delaktighet är en framgångsfaktor för att skapa engagemang. Därför är gruppdiskussioner en av de vanligaste metoderna i arbetslivet för att få fram alla deltagares tankar och idéer och för att skapa förståelse för en fråga. Men Kvalitets-café metodens systematik tar detta ett steg längre och djupare på samma gång.
– Metoden är ett relationsbaserat sätt att skapa bättre beslutsunderlag och gör det lättare att prioritera, säger Yvonne Lagrosen. Den låter det positiva och det som är bra växa fram medan det som är negativt inte får någon kraft.
Helhet kan uppstå
World Café-metoden utgår från antagandet att all kunskap och visdom finns närvarande i oss själva men att det är svårt att själv nå den. I en grupp nås insikterna mycket enklare, något som är både självstärkande och meningsskapande. Det är då en helhet kan uppstå enligt World Café-metoden.
Enkelt förklarat går metoden ut på att deltagarna delar in sig i grupper om fyra med en samtalsledare i varje grupp. Gruppen sitter ned vid varsitt bord och fikar samtidigt som man går laget runt och lyssnar aktivt på varandras reflektioner kring en frågeställning.
Det finns en poäng med att fika samtidigt.
– Det ska vara en mysig kafékänsla. Syftet är att det ska vara en avslappnad stämning. Det är vid dessa tillfällen man får de bra idéerna istället för i styrelserummet, säger Yvonne Lagrosen.
Byter bord
Gruppledaren för anteckningar. Efter utsatt tid byter tre av gruppens medlemmar bord och det blir nya gruppkonstellationer i rummet. Gruppledaren sitter dock kvar hela tiden och sammanfattar för den nya gruppen vad de andra deltagarna sagt. När alla deltagare – utom gruppledarna -har gått runt till alla bord är det dags att summera.
– Min forskning visar att man får in en systemtänkande hos deltagarna. De får en ökad förståelse och ökad medvetenhet om frågeställningen.
Läs även: Träning i dialog skapar driftiga arbetsteam.
En av dem som deltog i Yvonne Lagrosens forskningsprojekt med Kvalitetscafé metoden är Munkedals kommun. De ville lyssna in de lokala föreningarnas uppfattning om de kommunala bidragen och hur de kan delas ut på ett rättvist sätt. Här blev metoden ett effektivt verktyg att få in föreningarnas syn på frågan.
Vågar vara öppen
En viktig förutsättning är att det ska vara engagerande frågeställningar och de ska helst inte vara alltför snäva. Svaret ska inte heller vara givet, säger Yvonne Lagrosen.
En annan viktig förutsättning är att man vågar vara öppen när man släpper fram många människors tankar fritt. Men samtidigt kan det skapa ett väldigt genombrott i en fråga.
– Det är helt enkelt en form av strukturerad brainstorming, säger Yvonne Lagrosen
5 spelregler för en bra dialog
- Respektera – inte kritisera.
- Alla är närvarande och bidrar till samtalet.
- Lyssna när andra pratar.
- Utveckla varandras idéer och koppla samma olika idéer.
- Ge tid till alla att prata.
