Snabb innovation löste Västerviks lunchproblem

Liksom alla kommuner brottades Västervik med problemet hur gymnasieleverna skulle kunna få skollunch trots att skolorna är stängda och distansundervisningen är obligatorisk i coronatider.

Esbjörn Grandalen är till vardags processledare och har arbetat med implementeringen av Iso 9001 i Västerviks kommun de senaste åren. Men i kristider som dessa agerar han, liksom många andra, med att lösa mer akut uppkomna problem. I veckan fick han en arbetsdag på sig att fundera ut hur Västerviks gymnasielever skulle kunna få skollunch serverad trots att de inte får gå till skolan.

– Uppgiften var att på ett smidigt sätt lösa skollunchen för alla de elever som arbetar på distans. De ringde mig kl. 18 på kvällen och ville ha en lösning under nästkommande dag.

Konkurshotade restauranger

Utgångspunkten i beslutet som kommunledningens och kommunpolitikernas fattat var att eleverna saknar skollunch samtidigt som den lokala restaurangnäringen var nära att gå omkull.

– Så varför kan vi inte låta eleverna äta på restaurangerna och på så sätt även stötta det lokala näringslivet, frågade vi oss när vi började arbeta på en lösning. säger han

Snabbt sattes ett team samman med en representant från Västerviks gymnasium, en från kommunens näringslivsorganisation Västervik Framåt AB, VFAB, samt Esbjörn Grandalen. Med gymnasieskolornas hjälp fick de fram ett elevregistr där både mejladresser och telefonnummer finns till alla elever. Sedan skickade representanten från VFAB ut en förfrågan till alla lokala restaurangägare om de var intresserade av att vara med. Gensvaret var stort och under dagen skickade de ut och fick tillbaka 22 signerade avtal tack vara en lösning med digital signering.

Smidig beställning

Nästa steg var att informera alla elever visa sms och hemsida och sedan fick de en lista med restauranger där de kunde beställa sin take-away lunch till nästa dag.

– Eleverna får ett engångslösenord och väljer restaurang genom att klicka på en länk. I samband med det kommer en bekräftelse med beskedet att “din betalning är registrerad” som fungerar som ett fakturaunderlag för restaurangägaren. Elevens lösenord är också därmed förbrukat.

Varje dag efter lunch skickar Esbjörn Grandalen ut en sammanställning hur många luncher som har serverats till respektive restaurangägare som de använder som ett fakturaunderlag.

– Vi har på detta sätt stenkoll på hur många som beställt och hämtat lunch varje dag och det är en trygghet för restaurangägarna också. Själva betalningen fungerar lite som swish, fast det inte är en betalning fungerar det som en transaktion.

Enkelt verktyg

Kommunen har även tagit fram en checklista för både elever och restaurangägare med information om hur lösningen fungerar.

Både förfrågningarna till restaurangägarna, listan med restauranger som skickas till eleverna samt själva beställningsförfarandet sker med hjälp av undersökningsverktyget Esmaker som många kommuner använder.

– Målet var att ha en säker lösning för kommunen där vi har kontroll på kostnaderna men den ska samtidigt vara smidig att använda både för våra elever och för restaurangägarna.

Med expressutvecklingen kan nu cirka 1050 elever äta lunch varje dag.

– Det är knappt jag tror på det själv, men det gick ju bra!

Bra samarbete

På kort tid har de även infört en ny rutin för att få en nulägesbild av sjukfrånvaron i realtid i alla kommunens förvaltningar. Tre dagar i veckan skickar de ut en undersökning med samma webverktyg som förvaltningarna får besvara mellan kl 8 till 10. En kvart senare, kl 10:15, kan kommunledningen få en nulägesbild som sedan ligger till grund för kontinuitetshanteringen.

Esbjörn Grandalen menar att en anledningen till att samarbetet i kommunen har fungerat så bra under corona-hanteringen är att de under flera års tid arbetet med att Iso-certifiera kommunens alla verksamheter. Mycket dialog och involveringar har skapat en större samsyn över verksamhetsgränserna.

– Jag vågar nog påstå att arbetet med Iso-certifieringen till hundra procent bidragit till att vår samverkan fungerar så bra. Den har påverkat vår kultur väldigt mycket och det gör att vi har en mycket bättre samverkan nu. Det är verkligen jättekul att se hur alla hjälps åt nu mot ett, gemensamt mål i den här krisen.