Snabbhet viktigast för ständiga förbättringar

Reagera snabbt på inkomna förslag, då får ni bäst delaktighet i förslagsverksamheten.
Snabbhet, menar konsulten Lars Nilsson, är rena godiset för att lyckas med en förslagsverksamhet som leder till ständiga förbättringar.

Lars Nilsson,C2 Management, arbetade tidigare som processingenjör vid godisföretaget Candelia (nuvarande Cloetta). Han beskrev mycket energiskt och medryckande hur företaget arbetade för att få igång arbetet med ständiga förbättringar på Candelia. Platsen för denna presentation var den årligen återkommande konferensen för Offensiv kvalitetsutveckling vid Luleå tekniska universitet.

Innan företagets arbete med att förbättra förslagsverksamheten startade saknade medarbetarna engagemang och intresse för förbättringsarbetet och i de uppsatta förslagslådorna hade man bara totalt lämnat in 18 förslag de senaste 10 åren.

Godispåse genom luften

Lars Nilsson frågade publiken vad de trodde medarbetarna svarade honom då han frågade dem varför de inte lämnade fler förslag.

– Det är ingen idé!

Plötsligt flyger en godispåse med Polly tvärs genom lokalen till förslagsställaren.

– Rätt svar, kommenterade påskastaren Lars Nilsson.

Vi har alltid gjort så här. Det går inte. Kom inte och lär mig mitt jobb. Hinner inte. Varje förslag som någon ur publiken lämnade resulterade i en påse Polly som flög genom lyften och nådde den som svarat med en väl inövad precision.

Medarbetarna tappat förtroendet

Lars Nilsson fastnade för ett speciellt svar:

– Det har jag redan sagt till om för två år sedan men ingenting har hänt.

Medarbetarna hade helt enkelt tappat förtroendet för förslagsverksamheten.

För att få igång arbetet med ständiga förbättringar kom man på Cloetta överens om att göra om förslagssystemet. Företaget författade därför en målbeskrivning som rymdes på en A4 sida.

* Utan förbättringsförslag blir det inga förbättringar

* Man ska arbeta enkelt och systematisk med förbättringarna i många små

steg.

* Det ska vara kul!

* Alla fick lämna in förslag om allting

* Snabba svar

* Tydliga svar

Enkelhet och snabbhet var viktiga faktorer i förslagssystemet. Förslag som beräknades omfatta mer än ett års genomförande skickades tillbaka för att brytas ner till delmål som kunde uppnås snabbare.

– Vi lovade de anställda att företaget skulle lämna svar på inkomna förbättringsförslagen inom 48 timmar men vi trodde länge att vi hade lovat 24 timmar, berättade Lars Nilsson.

Förslagen ökade kraftigt

När medarbetarna såg att företaget faktiskt svarade på inkomna förbättringsförslag ökade antalet inlämnade förslag. Målet var att få in 100 förslag det första året. Det klarade man med råge. Första året fick man in 372 förslag vilket innebar i snitt 2 per medarbetare. Av dess förslag genomfördes faktiskt hälften.

Förslagen till förbättringar resulterade snabbt i en effektivare produktion. Bland annat ökade produktiviteten med 20 procent per år samtidigt som kassationen minskade med 30 procent per år.

Utvecklades vidare

Medarbetarna tyckte det var kul att kunna påverka sitt eget arbete. Poängen är att de måste se att det faktiskt leder till resultat. Förbättringsarbetet utvecklades också vidare. Varje avdelningschef blev nu ansvarig för arbetet med ständiga förbättringar. Det gjorde att resultatet blev lite mer varierande inom företaget. En del chefer menade att de bara fick in dåliga förslag.

– Jag menar att cheferna får in de förslag de förtjänar, sade Lars Nilsson.

För att exemplifiera avslutade han med att berätta om när han och hans kompisar skulle åka med finlandsbåten och hur han stressad gick ombord på en båt medan hans kompisar hade gått ombord på en annan båt.

– Det var inte alls roligt, mindes han.

Med den historien ville han belysa vikten av att försäkra sig om att alla är på samma båt före avgång, för att samma mål ska kunna nås.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.