Snurr på kvalitetsarbetet med psykologisk trygghet

Kvalitetsproffs från hela landet samlades i går vid Globen i Stockholm för att lära och inspirera varandra under konferensen KM Live. Först ut på scenen var Ola Ljunggren Bergeå, som talade om de viktigaste byggstenarna för rätt kvalitetskultur.

Han öppnade med att citera ett talesätt från hemorten Kumla, sagt på den rätta, ”gnälliga” dialekten: ”Det går aldrig, och går det så går det åt helvete.”

Så illa att arbeta med kvalitet går det inte om Ola Ljunggren Bergeå får vara med och påverka processen. Han är coach, ledarutvecklare, examinator för SIQ och Six Sigma Black Belt. Utveckling och engagemang är hans huvudområden.

Vill skapa goda vanor

Det handlar ofta om att hjälpa till med att skapa goda vanor i organisationer.

– Varför borstar vi till exempel tänderna två gånger om dagen, varför vevar vi frivilligt runt en plastbit med en konstig pasta i munnen? Jo, för att för vi har gjort det till en självklar vana, och för att vi har en stark kultur kring tandhälsa. Och för att mentolsmaken fungerar som belöning.

Den här goda cirkeln vill vi gärna få till på jobbet, konstaterar Ola Ljunggren Bergeå. En idealmodell för utvecklingsarbete är förbättringssnurran; jämförelse av utfall mot mål, orsaksanalys, prioritering, handlingsplan, mål, jämförelse av utfall mot mål, orsaksanalys, prioritering, handlingsplan – och så vidare i all evighet.

– Genom att följa den här snurran kan man skapa en vana. Det här är ju inte raketforskning, det är inte komplicerat. Men folk säger hela tiden till mig att de inte får igång sitt arbete med kvalitet, hållbarhet eller vilket begrepp man nu väljer att förhålla sig till. Det blir inte av, säger han.

Rädslan skapar hinder

Den felande länken är engagemanget.

En mindre del av medarbetarna är statistiskt sett riktigt engagerade. Något fler är aktivt frånkopplade. Men de flesta är ganska likgiltiga.

– Det är rädslan som gör att vi inte ger oss hän, till exempel rädslan för att verka dum i huvudet, inte vara tillräckligt påläst eller inte platsa. Som chef kan man dessutom vara rädd för att lyssna på andra, för att man har fått för sig att chefen själv måste komma med de bästa förslagen.

Ola Ljunggren Bergeås förbättringssnurra stämmer överens med vad han kallar för kvalitetsvärldens ”heliga graal”, Demings cirkel PDCA – plan, do, check, act.

– I praktiken missar vi ofta att reflektera över om det vi har gjort blev bra, det blir snarare PDPD eller DDDD. Bristen på reflektion är rädslostyrd, vi är rädda för att upptäcka att det vi har gjort inte är bra.

Skapa psykologisk trygghet

En utmaning är också den ökande osäkerheten i omvärlden. Vi vet väldigt lite om vad som ska hända, och förändringarna har aldrig gått så fort. Det innebär att det inte går att planera exakt rätt.

För att hantera dessa blandade hinder i kvalitetsarbetet är det viktigt att skapa psykologisk trygghet i organisationen

– Det är viktigt i ett team att våga sänka garden och aktivt lyssna på varandra. Vi tror gärna att vi är rationella, men så är det inte. Börja genom att möta varandra som människor i stället för positioner, och hjälp varandra genom att ge positiv återkoppling. Då skapar vi kontakt på riktigt, kan prata ihop oss bättre och har lättare för att komma fram till ett gemensamt åtagande, säger Ola Ljunggren Bergeå.

Från kranar till lantbruk

Ungefär 200 personer var på plats i Quality Globe Hotel för att lyssna på talarnas samlade klokskap under KM Live. Övriga talare var Skolverkets Peter Fredriksson; Tobias Bunne på Hiab; Ann-Charlotte Järnström, regionutvecklare i Kungsbacka; Maija Möller Grivakova från Fredrikshovs slotts skola; Jerry Olsson, Skandia Elevator; Johanna Dahlman, Kiwa; Kenth Åkerman, Ale kommun; Åsa Dyckner och Ellinor Egefors från Nacka kommun, Christina Nordin, Jordbruksverket; Henrik Eriksson, Chalmers och Linda Hammarstrand, Culture Academy.