Ständig utveckling – det nya normala

Enligt klassiska Moores lag, som fått sitt namn efter Intels grundare Gordon E Moore, ökar antalet transistorer som får plats på ett chip exponentiellt och fördubblas var 18:e månad.

– Den ökade datakraften innebär att helt nya produkter och tjänster nu kan digitaliseras. Ta bara en sådan sak som självkörande bilar som var omöjliga för tio år sedan, men som nu blivit möjliga tack vare tillräckligt kraftfulla processer, säger han.

Kräver lättrörlig organisation

Men den snabba digitaliseringen får inte bara följdverkningar för de stora techbolagen, utan även mindre företag med en lokal marknad, konstaterar Carl Starendal.

– Handlaren som tidigare sålt varor till trogna kunder i sin butik på hörnet märker plötsligt att kunderna hellre vill handla på nätet. Vad gör man då? Då krävs innovation.

Carl Starendal konstaterar att verksamhetsutveckling numera i väldigt hög utsträckning handlar om system- och lösningsutveckling, där teknologiutveckling byggs in i den ordinarie affärsverksamheten. För att klara det krävs en organisation som är smidig och lättrörlig – det som brukar definieras som agilitet.

Femårsplaner har gjort sitt

Den metodik som från början användes av kodare inom it-världen behöver i dag användas i de flesta företag och organisationer för att bibehålla konkurrenskraften.

– Det handlar om att hela tiden ha en hög nivå på anpassning av det man bygger. Kravställning, utvärdering, validering och förändring behöver nu på ett helt annat sätt göras löpande under produktens eller tjänstens hela livscykel istället för bara inför de stora lanseringarna som det tidigare varit flera år emellan, förklarar han.

Carl Starendal möter många inom näringslivet som känner sig osäkra när inga femårsplaner längre fungerar. Den pågående pandemin har också omkullkastat så gott som all långsiktig planering.

– Många företag som jag tidigare mött genom åren har sagt att den höga förändringstakten inte berör dem. Men nu vet man inte längre vad som gäller och vad som ska hända inom loppet av bara några månader, förklarar han.

Beslut flyttas från ledningen

Att jobba agilt innebär att långtidsplanerna ersätts av rullande, kortare planeringshorisonter och ett starkare fokus på närtid. Det kräver i sin tur en högre grad av decentralisering och att många beslut flyttas från ledningen längre ut i organisationen.

– För att kunna vara snabb och smidig i utvecklingsarbetet behöver många beslut kunna fattas direkt av medarbetare som är nära kund och teknologi. Med korta planeringscykler hinner besluten ofta inte komma upp till ledningsrummet, utan måste fattas av medarbetarna på stående fot och ändå vara affärsrelevanta. För att det ska fungera behöver medarbetarna få tillgång till ännu tydligare ramar, strategier och information, förklarar Carl Starendal.

Gamla vanor svåra att överge

Men att ledningen ska släppa på kontrollen kan ibland mötas av ett internt motstånd.

– Det främsta hindret mot ett agilt arbetssätt är gamla inrotade vanor. Det är ungefär som att bli vegetarian. Trots att de flesta vet att det är hälsosamt att äta mer växtbaserat vill man inte gärna överge sina gamla matvanor, säger Carl Starendal.

Någon enkel bruksanvisning för hur man ska gå till väga för att införa ett agilt arbetssätt finns inte. Däremot kan erfarenheter från andra företag ge viss vägledning. Amerikanska Scaled Agile Framework (SAFe) kan visa på beprövade organisations- och arbetsflödesmodeller.

– Ramverket är en syntes av hur andra gjort i liknande situationer. Men det handlar snarare om en uppsättning av bra frågor än rätta svar, säger han.

Kvalitet är grundstenen

En viktig aspekt av det agila arbetssättet som, enligt Carl Starendal, ibland går förlorad är kvalitet.

– Det finns de som tror att det betyder att bygga vad som helst – bara det går fort. Men i själva verket är kvalitet grundstenen i det agila – att bygga in kvalitet och felrättningar i processen och göra kontinuerlig testning av det som byggs till en del av det vardagliga arbetet är ett av fundamenten, säger han.

Carl Starendal betonar att agilitet egentligen inte har någonting med snabbhet att göra, utan mer är en fråga om lättrörlighet och smidighet, att kunna vända och planera om snabbt vid behov.

– Om man bara har fokus på att vara just snabb kan det ibland uppfattas som kontraproduktivt när man i varje steg av arbetet vill försäkra sig om att det är rätt utfört. Men genom att varje medarbetare ser till att arbetet är verifierat innan överlämning sker till dem som jobbar med nästa steg förhindrar man att det över tid byggs upp en teknisk skuld som gör att smidigheten går förlorad. Bättre med många små misstag under resans gång än en stor katastrof vid den stora lanseringen, säger han.

Lean och agilt

Styrkan med det agila förhållningssättet är just förmågan att kunna hantera så kallad variabilitet, enligt Carl Starendal. Varje liten korrigering som måste göras under resans gång omsätts till innovation, produktnytta och förbättrad kundtillfredsställelse.

– En process som förhindrar variabilitet tar också död på innovationsförmågan. Det är av misstagen vi lär oss, förklarar han.

Det är också skillnaden mot lean, som har en större tyngdpunkt på produktduplicering – att utveckla en stabil och resurssnål process med störningsfria flöden för produktion av reproducerbara och identiska produkter.

Båda är viktiga

Carl Starendal vill för den skull inte påstå att lean som koncept förhindrar variabilitet.

– Men tittar man på till exempel Toyota Production System så handlar det om att fånga upp förbättringssignalerna för att utveckla en effektiv dupliceringsprocess, medan agilt lägger nyanserna på att tillvarata variabiliteten för att skapa nya produkter och tjänster. Båda filosofierna har därmed sitt berättigande, sammanfattar han.

Fem tips för ökad agilitet

1. Genomför kravställning, utvärdering, validering och förändring löpande under produktens eller tjänstens hela livscykel.
2. Ersätt långtidsplanerna med rullande, kortare planeringshorisonter med starkt fokus på närtid.
3. Decentralisera besluten till medarbetare som är nära kund och teknologi.
4. Säkerställ kvaliteten – gör felrättningar och kontinuerlig testning till en del av det vardagliga arbetet.
5. Omsätt varje liten korrigering som måste göras till innovation, produktnytta och kundtillfredsställelse.