Stor genomgång: Verktygen som underlättar din hållbarhetsredovisning

Sedan införandet av kravet på hållbarhetsredovisning för större företag år 2017 har efterfrågan på digitala verktyg ökat snabbt. I och med EU:s nya regler som träder i kraft vid årsskiftet, CSRD, har efterfrågan ökat ytterligare. I dag finns ett stort antal aktörer på marknaden vilket gör det svårt att navigera i verktygsdjungeln.

Tjänsterna på marknaden innebär vanligtvis att företag tillhandahålls en digital plattform där deras hållbarhetsdata samlas. Detta omfattar en mängd informationspunkter, allt från grundläggande saker som klimatdata över scope 1, 2 och 3 samt vattenhantering, till mer omfattande processer som due diligence i leverantörskedjan och identifiering av risker för mutor och korruption.

Tjänsterna marknadesförs genom att betona olika områden. Till exempel framhäver Worldfavor och Wellfish en stark inriktning på enkelhet och pedagogik. Normative betonar sina datapunkter som garanterar högkvalitativa koldioxidberäkningar, medan Knowit betonar sin beslutssimulering. Sustainlab använder Artificiell intelligens för att kunna göra mer detaljerade jämförelser, rekommendationer och benchmarks genom egenbyggda algoritmer.

– Vår plattform är byggd för att hantera stora mängder data och för att utgå från rådatakällan, oavsett format, och utföra all bearbetning och beräkning i plattformen. Det gör att vi sparar mer tid för användaren och möjliggör att rapporter kan genereras på en mycket mer frekvent basis, som månadsvis, i stället för årligen vilket fortfarande är standard, säger Maria Svantemark, grundare och vd av Sustainlab.

Oavsett om man vill rapportera i enlighet med CSRD, GRI, TCFD eller de globala målen, säger de intervjuade företagen att de flesta standarder och regelverk går att integrera med plattformarna.

– Wellfish ser till att följa framtida lagstiftningar, vilket betyder att vi ska följa CSRD som träder i kraft 1 jan 2024. Vår klimatredovisning följer GHG-protokollet och våra sociala nyckeltal och undersökningar som vi kan göra kommer dels från WHO. Stora delar av hållbarhetsarbetet kan även täcka delar av ISO 9001 och 14001, lite beroende på vilken nivå man lägger sig på, säger Mattias Weerasooriya, grundare och operativ chef på Wellfish.

Johan Löfquist på Worldfavor säger att standarder är enklare att integrera eftersom dom detaljerat beskriver hur och vad ett företag ska rapportera på. Att de flesta standarder går att integrera, även om en del kräver licenser.

– Det som är en utmaning för företag – och oss som leverantör – är att integrera dessa parallellt, eftersom det finns överlapp, men också skillnader – till exempel i val av KPI:er, metodik och definition av KPIer, säger han.

De digitala verktygen erbjuder en mängd fördelar, men skapar också ett antal utmaningar. Här beskrivs till exempel svårigheter med implementering inom organisationerna. Priset för verktygen gör också att de ofta är otillgängliga för de allra minsta företagen.

– Området är ganska ungt och nytt för många och marknaden behöver stöttning, utbildning och rådgivning i hur de ska jobba i systemet och sen jobba framåt med datan. Andra utmaningar är att lagkravet inte har trätt i kraft än och att det blir en resursfråga hos kunder, säger Mattias Weerasooriya på Wellfish.

Sustainlabs Maria Svantemark tar upp liknande frågor och aspekter.

– Det saknas ibland förståelse för att det inte ”bara” är att köpa en plattform, utan att bolaget också kommer behöva förändra sina processer för att plattformen ska ge verklig nytta. Vi ser också att vissa bolag har brist på tillförlitliga och standardiserade datakällor. Det finns ibland okunskap kring hur man köper upp en mjukvara och använder den, brist på budget för att köpa in eller för att integrera befintliga system och verktyg. Ibland dyker säkerhetsfrågan upp också, säger hon.

De företag som står bakom redovisningstjänsterna vittnar också om hur automatiseringen har förändrat arbetsrollerna för dem som arbetar med hållbarhet och redovisning.

– Vi går ifrån att ha Word- och Excel-dokument överallt som ska underhållas och uppdateras. Det har också blivit viktigare med mätningar. Hållbarhetsexperter behöver ha ett system i bakgrunden, precis som en senior redovisningsekonom eller CFO behöver, annars blir det svårt att jobba framåt, säger Mattias Weerasooriya.

Johan Löfquist säger också att den största förändringen snarare handlar om rapporteringens omfattning.

– Tidigare kunde en enskild person eller en grupp lätt förstå vad som krävdes för rapportering och genomföra det med hjälp av verktyg som Excel och SharePoint. Men idag är det nästan omöjligt eller kräver betydande tidsinsatser för att uppnå samma resultat.

Maria Svantemark menar att tiden som automatiseringen frigör kan användas för att fokusera på analys, tolkning och strategisk användning av hållbarhetsdata som driver på förbättringar i organisationen.

– Samtidigt möjliggörs också distribuering av uppgifter i kedjan av att samla in hållbarhetsdata på ett effektivare sätt. En ökad datamängd innebär att det blir viktigare att utveckla kompetenser inom dataanalys och teknisk förståelse för att kunna dra nytta av de nya insikterna. Med ett bättre underlag kan rollen som hållbarhetschef bli mindre administrativ, och mer strategisk och analytisk, säger hon.

För närvarande utnyttjar hundratals stora och medelstora svenska organisationer olika digitala verktyg för att hantera den ökande mängden hållbarhetsdata. Exempelvis har Domstolsverket, Systembolaget, SAS, LKAB och Nudie Jeans valt att hänga på trenden.

– Företag bör börja hållbarhetsredovis idag och det blir billigare och enklare för dem om de använder sig en plattform som dessutom har automation. Gör man det inte idag, finns det stor risk att man blir omsprungen imorgon när både kund – & lagkrav kommer, säger Mattias Weerasooriya.

Maria Svantemark menar att de kommande lagkraven kommer att innebära en ökad standardisering av data som ska rapporteras.

– För att förbereda sig för dessa förändringar så kan företag utvärdera befintliga processer och verktyg: är de framtidssäkrade, behöver vi investera i ny teknologi, behöver vi höja kunskapen i organisationen, vilka roller behöver vi ha på plats för att vi ska hänga med, vilka behöver vi samarbeta med.

Johan Löfquists främsta råd kring hållbarhetsrapportering handlar inte om själva rapporteringen, utan om stegen före.

– Säkerställ att ert företag har integrerat hållbarhet is sin strategi och affärsmodell, förstå vilken direkt och indirekt påverkan företaget har och vilka risker och möjligheter det medför. Gör man det kommer man ha mycket bättre underlag inför själva rapportering.