System anpassat för de små företagen

Diskussionerna om ett kvalitetssystem anpassat för småföretag väcktes i mitten på 1990-talet då många företag kände sig hårt pressade av att visa upp ett ISO-certifikat för att få vara kvar som leverantör till sina kunder.

Men att jobba med ISO-systemen upplevdes alltför omfattande och dyrt. Företagarnas Riksorganisation beslutade därför att ta fram ett småföretagsanpassat system och resultatet blev FR2000 som stod klart i sin helhet 1998.

Idag jobbar ett tusental företag runt om i landet med systemet och hittills har cirka 40 företag dessutom erhållit ett certifierat FR2000-intyg som visar att de har och arbetar med ett certifierat kvalitets- och miljöledningssystem.

Positiva utvärderingar

– Utvärderingar som vi gjort visar att företagen är mycket nöjda med systemet och att de även haft stor nytta av det under införandetiden, berättar Marianne Rilde-Björkman som arbetar med FR2000 på Företagarnas Riksorganisation.

Dessutom har det visat sig att ett FR2000-intyg är betydelsefullt både i konkurrens om kunder, men också i företagens kontakter med kommuner och myndigheter. Inom exempelvis måleribranschen har man fått erfara att kvalitet och miljö värderats högt i upphandlingar. När Svenska Bostäder exempelvis upphandlade måleritjänster värderades priset till endast 50 procent, medan kvalitet och miljö värderades till 30 procent. Företag som är certifierade har därmed ett bättre utgångsläge än de som ännu inte satt igång ett kvalitets- och miljöarbete.

Marianne Rilde-Björkman berättar också att flera företag har hört av sig till henne och berättat att de fått ett helt annat bemötande från kommuner, myndigheter och kunder när de visar upp sitt FR2000-certifikat.

Enklare språk

Ett viktigt syfte med FR2000 var att göra det mer småföretagsanpassat än ISO-systemen. En skillnad mellan FR2000 och ISO-systemen är därför att språket i kravtexterna är enklare. Vidare är det inte lika hårda dokumentationskrav i FR2000 och upplägget ska också göra det lättare att jobba med systemet.

Ett annat viktigt motiv bakom FR2000 var att underlätta för småföretag att certifiera sig genom att erbjuda ett billigare alternativ än ISO-certifikaten. I och med att ett företag kan jobba med systemet i nätverk tillsammans med andra företag och dela på handledaren blir FR2000 billigare att införa, men även revisionen är billigare. För ett företag med 10–15 anställda kan det kosta omkring 20 000 kronor, beroende på hur omfattande företaget är.

– Att jobba i nätverk blir inte bara mer kostnadseffektivt. Det underlättar arbetet och gör det samtidigt roligare, berättar Marianne Rilde-Björkman. Förutom att man lär känna andra och knyter viktiga framtida kontakter blir man också sporrad att göra sina hemläxor och prioritera kvalitets- och miljöarbetet.

Allt i ett system

De största skillnaderna mellan FR2000 och ISO är att man i FR2000 har samlat kvalitet- och miljöledning i ett och samma system. Vidare är allt flödesorienterat, vilket ska göra det lättare att jobba med systemet. FR2000 har också mindre dokumentationskrav men den går däremot längre i tillämpningen. Det viktiga är inte att beskriva exakt hur olika rutiner ser ut utan hur man tillämpar dem. Totalt finns det också färre antal krav i FR2000.

– Utvärderingar som vi gjort visar att många väljer FR2000 för att det är enklare och går snabbare att införa än ISO-systemen, berättar Marianne Rilde-Björkman. Eftersom FR2000 bygger på tolkningar av ISO 9001 och ISO 14001 kan företag också gå vidare och genomföra en ISO-certifiering om det blir nödvändigt.

Men det är inte alltid som ISO-systemen ställer högre krav än FR2000. Eftersom det finns branschanpassningar av FR2000 kan man inom olika branscher lägga till och ställa högre krav inom vissa områden. Det kan exempelvis röra rutiner för att hantera lagkrav eller specifika krav på arbetsmiljö.

Förklarande kommentarer

I branschanpassningarna finns det också förklarande kommentarer till kravtexterna som ska hjälpa företagen att förstå hur de ska applicera kravtexterna på sin verksamhet. Där kan exempelvis trafikskolor få hjälp med att förstå vad begreppen produktion och konstruktion innebär i just deras verksamhet.

– Branschanpassningarna kan ställa högre, men aldrig lägre krav än basversionen av FR2000. Tanken med anpassningarna är att de ska vara till direkt nytta för medlemmarna och bidra till att lyfta branschen genom att visa att den engagerar sig i kvalitet och miljö.

Under våren kommer Företagarnas Riksorganisation att satsa mer energi på att marknadsföra FR2000 eftersom de nu sett att det är ett system som håller väl och anser att det bör spridas. Utvecklingen av systemet fortsätter och framtida områden som kan komma att bli intressanta att inkludera är exempelvis arbetsmiljö och hur man behandlar sitt humankapital. Marianne Rilde-Björkman påpekar också att det finns en marknad och ett behov av att ställa hårdare krav inom exempelvis miljöområdet men också i samarbetet mellan beställare och leverantör.

– Relationerna mellan företag som kräver certifiering och de företag som ska leverera borde kunna utvecklas så att man tillsammans jobbar för att utveckla arbetet inom områdena miljö och kvalitet. Det skulle gynna alla parter.