Expertens råd inför framtidens kvalitetsledningssystem

– För att få en certifiering behöver åtminstone en person i verksamheten ha den kompetens som behövs för det ändamålet. Så om man fortsätter att arbeta traditionellt i stället för att ordna ett specialinriktat verktyg riskerar systemet att bara svälla och svälla – utifrån varje ny revision som kommer. Till slut tappar man helt bort sig bland alla mappar, säger hon.

Ett funktionellt kvalitetsledningssystem måste byggas utifrån både den aktuella standarden men också efter en logisk struktur, förklarar hon, annars tappar de existensberättigande.

– Det är lite vansinnigt att om man 2024 behöver ett kvalitetsledningssystem börja bygga det inhouse. Det är som om jag skulle behöva ett nytt hus och bara köpte in lite material och satte igång att bygga på måfå. Det blir inte lyckat. Så är det även i vår bransch. Det är alldeles för många som bygger hus utan att vara byggare, bildligt talat. Resultatet blir bristfälligt, elen funkar inte eller avloppssystemet leder fel – eftersom kunskaperna för de bitarna saknas, säger hon.

Mer prestige än ekonomi

Att man ofta försöker göra ett hemmabygge handlar mer om prestige än ekonomi förklarar Åsa Lindow. Effekten blir ”snabbt kejsarens nya kläder”, det vill säga att ledningen inte förstår någonting under revisionerna – vilket gör att de inte vågar ifrågasätta de revisorer som granskar arbetet om så skulle behövas. Själv har hon arbetat med kvalitetsledningssystem – och utformning av dessa – i 30 år, och implementerat drygt 500 system.

När man ska välja en typ av system väljer man snarare en leverantör förklarar hon, och gör en liknelse med faktureringssystem.

– Där finns det tre upplägg idag: det analoga, som är pappersbaserat – och som egentligen inte existerar längre. Sedan finns det digitaliserat så till vida att man har dokumenten i mappar på datorn. Slutligen har vi ett köpt faktureringssystem som sparar både energi och tid. De flesta arbetar så, då folk inser att det blir rörigt att sitta och fakturera allting helt på egen hand. Tyvärr resonerar man inte så i ISO-branschen, säger hon.

Var ärlig i självrannsakan

Åsa Lindow medger att hon kan framstå som väldigt partisk, eftersom hon levererar den tjänst som hon tycker att de flesta borde inneha. Men engagemanget handlar inte bara om egenintresse, understryker hon.

– Man implementerar inte ett kvalitetsledningssystem för att man tycker att det är roligt. Man gör det för att bli certifierade. Många med KMA-ansvar får uppdraget för att utforma sådant, utan att kunna vare sig standarden eller struktur och implementering. Om man har den kompetensen i verksamheten är det jättebra, men om man efter en ordentlig inventering ser att den inte finns, ja då behöver leta upp det externt. Annars blir man utdaterad väldigt fort, säger hon.

Var redo att tänka om

Den som behöver ett nytt kvalitetsledningssystem måste därför fråga sig om den är tillräckligt insatt i marknadens krav innan den sätter igång, förklarar Åsa Lindow.

– Vissa är mer mottagliga för att tänka nytt än andra. En del anlitar oss lite pliktskyldigt, och inleder med att fråga hur de ska skriva ut ett visst dokument. När vi säger att det inte behövs och att vi inte arbetar så fortsätter man ändå prata om att skriva ut papper. Det kan kännas lite som att komma med en sportbil till någon som är van vid häst och vagn. ”Vilken fin bil, men var matar jag hästen?” säger de. Och man säger ”nej det behövs inte nu, den här har en motor”, och de svarar ”Det låter jättebra, men var matar jag hästen?”, avslutar hon och skrattar.