Lär dig att se slöseri på jobbet med Lean

– Alla som vill bli mer effektiva på jobbet kan definitivt tillämpa Lean, säger Mats Högman, produktionsingenjör och konsult.

Själv lånar han ut sin kunskap till företag inom industrin, men han ser att flera kan dra nytta av filosofin för att prestera och må bättre i sitt yrkesliv.

Tanken är enkel – vi blir mer produktiva av att eliminera allt som klassas som slöseri, överbelastning eller ojämnhet på jobbet.

I en tid då Försäkringskassan beskriver stress och psykisk ohälsa som den främsta orsaken till längre sjukfrånvaro i Sverige, kan det vara rimligt att påminnas om att skala tillbaka till väsentligheter.

Lär dig att se muda, muri och mura

Det finns tre huvudtyper av slöseri som går att lokalisera var man än jobbar. Enligt Lean ska allt som inte tillför värde i en process elimineras, för att i slutändan öka produktiviteten. Mats Högberg beskriver de tre huvudtyperna av slöseri:

• Muda – allt arbete som inte tillför värde

Den första huvudtypen av slöseri beskriver allt arbete som kan räknas som överproduktion, väntan, att binda upp resurser i onödan, onödiga förflyttningar, att göra mer än vad som krävs, omarbete eller inte ta vara på medarbetares kompetens. Det kan handla om att man dokumetnerar mer än nödvändigt, eller att man utför dubbelarbete.

– Man kanske ligger före i sin planering och gör sådant som inte behövs göras just precis nu. Eller så kanske man binder upp anställda med viss kompetens på ett projekt och hindrar dem från att användas där det behövs.

• Muri – att överutnyttja resurser

Den andra typen av slöseri beskriver all form av överbelastning. Om människor pressas till sitt yttersta så resulterar det i en försämrad arbetsmiljö, stress och dålig atmosfär. Överbelastning leder ofta till sämre produktion eftersom det inte håller i längden.

– Det märks på känslan av att dagarna inte räcker till, säger Mats högman.

• Mura – Obalans i arbetsfördelning

Den sista huvudtypen av slöseri handlar om ojämn arbetsfördelning. Mindre värde skapas om en person monopoliserar på viss kunskap eller ett visst ansvarsområde. Det kan liknas vid att sitta fast i en bilkö.

– Om man har en viss specifik kompetens hos en viss person så skapas en flaskhals. Alla andra får vänta på en enskild, säger Mats Högman.

Resurshushållning är sunt förnuft

Om man inte vill göra mer än nödvändigt på jobbet så är Lean helt rätt filosofi att tillämpa, enligt Mats Högman.

– I grunden handlar det om att tillämpa sunt förnuft och om att ta tag i sina verkliga problem.

Men Lean kan bara tillämpas på de verksamheter som ett verkligt behov och verklig nytta med det. Att tillämpa Lean för sakens skull skapar bara ännu fler problem, menar Högman.

– Man måste sätta människan i centrum och underlätta utifrån egna behov.

Enligt honom själv är den vanligaste formen av slöseri obalans i arbetsfördelning, alltså att de som är duktiga på något får för mycket att göra.

Han rekommenderar alla med detta problem att skapa en kompetensmatris för att förhindra överbelastning. En översiktlig planering över vad var och en kan och gör skapar möjlighet att resursfördela på ett sätt som är rättvist och hållbart.

– Man måste ha tydliga mål och ett tydligt system för att hålla koll och följa upp, säger Mats Högman.