Systematik ett måste

Hur kan en kommunal verksamhet utvecklas för att bli så modern att den kan möta framtiden på ett bra sätt?
Svaret på frågan finns bland annat att hitta i ISO 9004 och andra kvalitetsmodeller, menar organisationsutvecklaren Bengt-Olof Fogelberg i Tynnereds stadsdelsförvaltning i Göteborg stad.

Undersökningar har visat att den offentliga sektorn inte ligger så långt framme när det gäller kvalitetsarbete och styrningsformer. Det finns dock många undantag där kvalitetsarbetet betonats. Göteborg stad har ett stort övergripande arbete på gång och Tynnereds stadsdelsförvaltning har jobbat i över nio år med att utveckla kvalitetstänkandet hos sin personal. Man arbetade bland annat under ett par års tid med ett projekt döpt till Kvalitet 2005. Projektet är nu nedlagt som sammanhängande process, men det finns kvar i vissa delar. Projektledare är Bengt-Olof Fogelberg och han har från sina år i kommunal verksamhet dragit en rad slutsatser om villkoren kring att arbeta med organisationsutveckling i kommunala organisationer. Bland annat menar han att utveckling av den kommunala organisationen ofta ses som en administrativ fråga och att de ansvariga.

– Man ser inte den kommunala verksamheten som en organisation som ska producera tjänster, säger Bengt-Olof Fogelberg. Det kommer sig förmodligen av att många som arbetar inom utvecklingsområdet är personer som först arbetat inom någon kommunal utförandeverksamhet och som sedan fått utvecklings- eller chefsuppdrag för att de kan den kommunala administrationen.

Stuprörsfrågor

Ett annat problem är att det kvalitetsarbete som bedrivs ofta har ett stuprörsperspektiv där man fokuserar på enstaka frågor eller enstaka kvalitetsredskap. Enligt Bengt-Olof Fogelberg måste man istället fokusera kvalitetsarbetet på att det handlar om en helhet. För trots att en kommun har politisk ledning så handlar det om vilken organisation som helst där människor ska samverka för att nå ett definierat resultat.

För att bli framgångsrik i sitt kvalitetsarbete valde man i Tynnered valt att arbeta utifrån de grundläggande strategiska instrumenten ”kvalitetspolicy” och ”chefsprogram”. Det senare är mycket viktigt, för utan kunniga och utbildade chefer går det inte att nå framgång. I Kvalitet 2005 finns bland annat målet fastslaget att tio procent av all personal ska ha utbildning i ledarskap, kvalitet och organisation.

Fem principer

För att klara av ett systematiskt kvalitetsarbete i en ”mjuk” kommunal verksamhet krävs det styrinstrument som ger arbetet en systematisk ryggrad. Här kan delar av ISO 9004 fungera utmärkt som ett styrinstrument, enligt Bengt-Olof Fogelberg. Han betonar också begreppet struktur och att ISO 9004 är ett administrativt verktyg.

Bengt-Olof Fogelberg hänvisar också gärna till Peter Sengers fem pedagogiskt beskrivande principer för en lärande organisation när han beskriver ett nödvändigt kvalitetsarbete för en kommunal organisation. Den femte principen är just systematiskt tänkande, vilket gör att ISO 9004 passar in i sammanhanget.

Den första principen handlar om personligt mästerskap, det vill säga att träna personalen på att se sig själva som människor och arbetskamrater.

– I kommunal verksamhet har man ofta en vana att flytta sitt ansvar till ledningen. Man upplever lätt ledningen och organisationen som ett hinder för att göra ett bra arbete så som man själv anser att det bör utföras. Man ser inte att organisationen ger ett uppdrag som ska leda till ett resultat utan man fokuserar på att ens jobb är en arbetsuppgifter, säger Bengt-Olof Fogelberg. Därför har vi arbetat hårt i Tynnered med att fokusera personalen kring vad deras uppdrag är och vilka resutltat de ska uppnå. I detta utvecklingsarbete har vi valt att alltid lägga tyngdpunkten på arbetslagen och inte på individer.

Om fördomar

Den andra principen berör hur man uppfattar verkligheten och då kommer vi bland annat in på fördomsområdet. Frågan är viktig med tanke på den mångfald en kommunal verksamhet utgör, både etiskt och kulturellt.

Den tredje principen handlar om hur man arbetar med att skapa team. Det är också bakgrunden till att man från början strävat efter att arbeta med arbetslagen för att de ska utveckla en gemensam syn på sitt uppdrag, sitt genomförande och sitt resultat.

– Utan en gemensam syn kan de aldrig utveckla ett effektivt samarbete och effektiva arbetsmetoder, konstaterar Bengt-Olof Fogelberg.

I sammanhanget är utbildning viktigt och här hjälper de fyra kvalitetssamordnare till som finns, en inom respektive verksamhet.

Den fjärde principen handlar om att skapa en gemensam vision. Här är en hållbar vision för framtiden nödvändig. Slutligen så finns då den femte principen om att utveckla ett systematiskt tänkande och det ärt här ur en tillämpad synpunkt ett systematiskt kvalitetsarbete och ISO 9004 passar in.

– När man utvecklar grupper måsta man föra dem mot ett styrsystem, konstaterar Bengt-Olof Fogelberg.

Chefsutbildning

I den projektplan som togs fram i Tynnered fanns ett antal tydliga mål uppsatta. De var:

– att kvalitetspolicyn utgör ett grundläggande styrinstrument.

– att det finns fyra kvalitetssamordnare och två i reserv.

– att kvalitetssamordnare kan driva chefs- och chefsförsörjningsprogrammet.

– att tio procent av personalen har utbildning i ledarskap.

– att det finns tio chefsutvecklade personer i en chefspool som back up.

– att det finns ett antal grundutvecklade arbetsgrupper för självstyre via kvalitetsledningssystem.

Bengt-Olof Fogelberg understryker här särskilt vikten av chefsutbildning då chefer kan brännas ut snabbt i den kommunala verksamheten. Förklaringen är att många inte har tillräcklig chefsutbildning för att vara chef och att de har stora personalgrupper. Det är orsaken till att mycket tid läggs ner på chefsutbildningar.

Kvar av projektet i Tynnered finns idag kvalitetssamordnarna och det första året i chefsförsörjningsprogrammet. Utbildningen består av nio dagar kunskapsinhämtning, nio dagar gruppdynamisk träning och nio dagar i personlig utveckling.

Genom det systematiska arbete som bedrivits i Tynnered har man kommit en bit på väg för bättre förståelse för vad en organisation är, att man har ett uppdrag och att man finns till för dem som tar emot de tjänster man producerar, enligt Bengt-Olof Fogelberg. Det är dock en lång process som kräver tålamod och rätt redskap.

– Vi arbetar med människor och då gäller det att använda en pedagogik som stämmer in på människor, säger han.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.