Ta tag i utbrändhet – det är ett organisationsproblem

Hög arbetsbelastning, otrygga anställningar och frustrerande rutiner är det som leder till utbrändhet, menar Eric Garton. Förutom sjukskrivningskostnader leder det till minskad produktivitet i hela organisationen, hög personalomsättning och tappad kompetens. 

Eric Garton menar att det är tre faktorer som organisationer behöver angripa. Här är de.

Tidstjuvar

Alltför många möten och alltför många inblandade för att fatta beslut leder till splittrade arbetsdagar och mängder av mejl runt alla beslut. Problemen förvärras av ständig uppkoppling och parallella arbetsuppgifter där mejl och växling mellan arbetsuppgifter minskar fokus och skapar ställtid.

Gör så här:

• Se över alla beslutsfunktioner. Vilka måste vara med och fatta vilka beslut?
• Rensa bland möten. Vilka möten är nödvändiga, hur ofta behöver de hållas, hur länge och med vilka personer?
• Agila metoder. Låt medarbetarna ”äga” sina resultat och fokusera på de viktigaste arbetsuppgifterna. Låt gruppen prioritera bland arbetsuppgifterna och omprioritera när nya arbetsuppgifter dyker upp.
• Värdera tiden. Skapa en företagskultur som sätter ett högt värde på tid, att det inte är något att slösa med.
• Använd nyckelpersoner rätt. I stället för att låta nyckelpersoner jobba med uppgifter i hela organisationen, prova att samla dem i en enhet och låt dem ta tag i de absolut viktigaste frågorna eller uppgifterna.

Läs också: Samla organisationens stjärnor där de behövs mest 

Dålig tidskontroll

Tekniska och andra stödverktyg har inte utvecklats i takt med att arbetsuppgifterna har ökat. Det gör att medarbetarna själva får ansvaret att hantera sin tid så att de inte blir utbrända. Om kulturen i företaget är att jobba hårt och mycket och de som jobbar mycket blir hyllade så är det svårt för medarbetare att gå emot den kulturen eller tacka nej till onödiga arbetsuppgifter.

Gör så här:

• Mät tidstjuvar. Mät hur mycket tid som läggs på möten, mejl och annat och se över vad det kostar er.
• Kartlägg tid och värde. Mät hur mycket tid som läggs på att göra det ni ska, det som skapar produktivitet, och hur mycket tid som läggs på arbetsuppgifter som tvärt om skapar lite värde.
• Använd informationen. Vad kan göras för att minska arbetsuppgifter som tar tid men ger litet värde?
• Ge frihet. Ge medarbetarna handlingsutrymme och självbestämmande.
• Detaljstyr inte.

Överbelasta nyckelpersonerna

Nyckelpersonerna i organisationen är de som mest kommer i kläm vad gäller möten och inblandning i allt som händer. Det kan vara chefer som behöver lägga ett par dagar i veckan på möten och en hel dag på mejl.

Gör så här:

• Mät igen. På samma sätt som för medarbetarna, mät vad chefernas och nyckelpersonernas arbetstid läggs på och använd resultaten för att lyfta bort eller förenkla onödiga arbetsuppgifter och möten.
• Alla vinner. Alla vinner på att nyckelpersoner – på samma sätt som andra medarbetare – inte blir utbrända. Håll koll på de här faktorerna för alla i organisationen, så minskar risken för utbrändhet.