Ta ut svängarna med standarder

Det fina med standarder är, enligt henne, att användarna så att säga slipper att uppfinna hjulet på nytt. Företag och organisationer i 164 länder runt om i världen deltar i standardiseringsarbetet och ISO-standarderna utgör därmed ett koncentrat av ”best practice” inom olika områden.

Paketering av standarder

Malin Källbackas roll som utbildningsansvarig och konsult handlar i mångt och mycket om att vara ute på företag och organisationer för att paketera och praktiskt implementera en lämplig uppsättning standarder som kan ge stöd i förbättringsarbetet. En första grundläggande paketering kan till exempel innehålla:

· Kvalitetsledning enligt ISO 9001.

· Miljöledning enligt ISO 14001.

· Arbetsmiljöledning enligt ISO 45001.

– När organisationen sedan fått förståelse för nyttan av ledningssystem och hur de kan förbättra verksamheten har de ofta behov av fler standarder och vägledningar för att förbättra arbetssätten ytterligare, förklarar Malin Källbacka.

Nästa paketering kan då bestå av:

· Stöd för tillämpning av kvalitetskrav enligt ISO 9002.

· Vägledning för hantering av psykosociala risker enligt ISO 45003.

· Vägledning för ett flexibelt tillvägagångssätt för stegvis införande av miljökrav enligt ISO 14005.

· Vägledning för internrevision enligt ISO 19011.

· Organisationens samhällsansvar enligt ISO 26000.

· Innovationsledning enligt ISO 56002.

· Affärsrelationer i samverkan enligt ISO 44001.

· Hållbar upphandling enligt ISO 20400.

Använd ett eget språk

Malin Källbacka ger samtidigt rådet att inte ha för bråttom i implementeringen av standarder. Det handlar inte om att så fort som möjligt få ett tjusigt certifikat att sätta upp på väggen, utan att få ett konkret och lättanvänt verktyg i förbättringsarbetet – inte bara för ledningen, utan för hela organisationen.

– Det är ytterst viktigt att man i tillämpningen av standarderna involverar medarbetarna och använder ett eget språk så att de blir tillgängliga för alla, betonar hon.

Ett dilemma är att många har för stor respekt för standarderna, menar Malin Källbacka. Hur man dokumenterar att kraven uppfyllts är inte hugget i sten; tvärtom ger standarderna stort utrymme för anpassning till den egna verksamheten.

– Det är inte ens nödvändigt att alla rutiner och processer måste sättas på pränt. Dokumentationen kan lika gärna bestå av bilder, illustrationer, filmer och ljud, inte minst för att tilltala den yngre You Tube-generationen. Det primära är att det bli så enkelt och lättanvänt som möjligt, understryker Malin Källbacka.

Men finns det ingen risk att det blir mer marknadsföring än systematiskt förbättringsarbete?

– Den risken är minimal. Det är här som revisorn från certifieringsorganet kommer in för att kontrollera att det inte är just falsk marknadsföring, utan att kraven i standarderna också tillämpas i vardagen. I annat fall riskerar man att mista sitt certifikat, säger hon.