Tänk på framtiden

Det första kända exemplet på scenarioplanering i affärsvärlden var när Shell klarade sig ur 1970-talets oljekris tack vare förutseende planering. Shell hade helt enkelt tänkt tanken att arabvärlden kunde strypa oljetillförseln och var därför bättre förberedda. Tidigare hade militären använt sig av scenarioplanering för att sätta sig in i fiendens situation. Då blev det lättare att förutsäga nästa drag.

Idag när förändringarna sker snabbare än någonsin blir scenarioplanering allt vanligare. Tekniken skiljer sig från prognoser som bara inriktar sig på en möjlig utveckling, förklarar Hans Bandhold på Kairos Future. Prognoser döljer därmed stora risker.

– Enligt en prognos kunde it-boomen ha fortsatt i evinnerlighet. Att kurvan bröts berodde på att flera andra saker spelade in, säger Hans Bandhold.

Kvalitativa bilder

Med scenarioplanering målar man upp tänkbara kvalitativa bilder av vad som kan hända. Osäkerhetsfaktorerna blir mer synliga. Prognosernas siffror ger en falsk trygghet med sin sannolikhet.

– Med scenarioplanering tänker man, vad händer om det eller det händer. De är mer tidskrävande och görs inte varje år. Fokus ligger utanför den egna organisationen, säger Hans Bandhold.

Hur de yttre faktorerna ser ut är vägledande i scenarioplanering. Man söker efter några trender som bedöms som säkra. Därtill lägger man några osäkerhetsfaktorer som kan tänkas stjälpa utvecklingen. Eftersom fler möjligheter och osäkerhetsfaktorer tas med blir scenarierna mer stabila än prognoser.

Samband i omvärlden

– Man tittar på omvärlden för att upptäcka vilka samband som finns mellan olika faktorer och hur de kan påverka organisationen. Man frågar sig om utvecklingen kan ta en annan väg eller stanna upp, säger Hans Bandhold.

På seminariet ska han visa hur scenarioarbetet tar in omvärlden i strategiarbetet. I omvärlden finns både risker som behöver undvikas och möjligheter att upptäcka. Med förutseende planering kan ledningen se vilka strategiska beslut som leder till framgång i olika tänkbara världar. Att hålla en hög kvalitet idag räcker inte. Det gäller att se om de nuvarande strategierna är hållbara även i framtiden.

Stör hela system

Som ett exempel på vilken roll yttre faktorer spelar nämner Hans Bandhold posten.

– Oavsett hur bra deras system för att dela ut brev är kan det slås ut om folk börjar använda e-post istället. Då störs hela systemet, säger Hans Bandhold.

Förändringarna kan också vara politiska som i oljekrisen eller sociala och demografiska. Det kan exempelvis handla om vad nästa generation pensionärer vill göra. Om de vill resa mycket finns stora pengar att tjäna för förutseende resebolag.

Specifik frågeställning

Men scenarioplanering kräver en specifik frågeställning. Annars blir svaren luddiga. Det kan till exempel handla om hur en kompetent personal ska behållas i företaget. För samma företag kan flera frågor behöva besvaras. Vilken kompetens som behövs i företaget i framtiden är beroende av vad kunderna efterfrågar. Då behöver man också veta vad som påverkar kundernas behov. Och för att behålla kompetensen måste man veta vad som lockar framtidens anställda.

Insamlandet och analysen av informationen om omvärlden sker stegvis. Ofta är det fråga om ett omfattande utvecklingsprogram. Men scenarioplanering ska leda fram till en bra sammanfattning – levande och gripbara bilder av möjliga världar.

– Att tänka sig in i vad som kan hända är bättre än att inte tänka alls. Även om det inte går att ta för givet att det bara finns ett svar, säger Hans Bandhold.