Tjänstemän svårast att omvända

På Lesjöfors Bandetaljer AB är man inte rädd för förändringar, tvärtom är det nödvändigt att vara innovativ för att vinna konkurrensfördelar och då gäller det att aldrig somna till. Men för att veta var man ska satsa är det viktigt att ha bra kontroll på organisationen och ett tydligt och strukturerat arbetssätt. Därför arbetar Lesjöfors Banddetaljer sedan en tid tillbaka utifrån ett processorienterat arbetssätt enligt ISO 9001:2000.

– Jag är övertygad om att det är rätt tänkt. Genom att följa en detalj från början till slut ser man flödet i verksamheten tydligare, säger företagets kvalitetschef Andreas Nylander.

Kontroll

Lesjöfors Banddetaljer tillverkar fjädrande material och banddetaljer till industrin. Bland annat finns deras produkter i telefonväxlar, säkerhetsdetaljer och byggelektronik. Vissa detaljer produceras i Sverige, andra utomlands. Att verksamheten är relativt komplex med många enheter, länder och förädlingsprocesser inblandade gör det ännu viktigare att verksamheten har en tydlig struktur. Att arbeta med processer gör att personalen får större kontroll och förståelse för de olika leden i tillverkningen, enligt Andreas Nylander.

Inga luftslott

När Lesjöfors Bandetaljer skulle bygga upp sitt nya verksamhetssystem var Andreas Nylander noga med att inga luftslott skulle byggas in i verksamhetsbeskrivningen.

– Istället för att utgå från ISO 9001:2000 och vilka krav standarden ställde på ett processorienterat arbetssätt började vi med att undersöka den egna verksamheten för att se vilka processer och delprocesser som skulle passa oss, berättar Andreas Nylander.

Meningen var att beskriva verksamheten som den faktiskt såg ut och inte frestas att beskriva något som inte fanns men som man gärna skulle vilja var verklighet.

Just att inte beskriva något annat en det som faktiskt finns tror Andreas Nylander är oerhört viktigt. Annars är det risk att man måste göra så mycket förändringar för att klara en certifiering att man inte mäktar med arbetet. Dessutom tycker de anställda att det blir krångligt och är då svårare att entusiasmera. Långsamma förändringar och en sak i taget är istället Andreas Nylanders melodi.

Göra det lätt

Att personalen är med på noterna är precis som i all verksamhetsförändring helt grundläggande om något faktiskt ska bli gjort. Andreas Nylander är mycket tveksam till att man ska ta in en utomstående konsult som gör processbeskrivningarna just av den anledningen. Om en konsult beskriver processerna för alla på ett bolag blir de något som kommer ovanifrån och som personalen inte är delaktiga i. Dessutom blir det troligtvis inte så bra eftersom en konsult inte är lika insatt i verksamheten som någon som jobbar med den på daglig basis.

På Lesjöfors Banddetaljer fick istället varje processägare beskriva sin egen process, sedan gick en processgrupp igenom alla beskrivningarna och plockade bort de arbetssteg som inte tillförde något värde. När det var klart satte man ihop alla instruktioner till en helhet.

Bättre kommunikation

De bitar som Andreas Nylander främst tycker förbättrats av processtänkandet är att kommunikationen inom företaget blivit bättre. Idag är affärsplanen tillgänglig för alla. En gång varje månad hålls en ekonomisk uppföljning och en genomgång där de anställda diskuterar förändringar och var företaget är på väg.

– Alla ska veta vad företaget står för och vad vi har för mål, det ska inte finnas några frågetecken, säger Andreas Nylander.

Den ökade öppenheten i företaget har gjort att personalen blivit mer engagerad och känner en vilja att sträva framåt. Det är stor skillnad mot tidigare eftersom de idag ser resultatet av sitt arbete tydligare och märker att de kan påverka utvecklingen i företaget, menar Andreas Nylander.

Lagom nivå

Men verksamhetsutvecklingen har inte bara gått som en dans. Många har haft svårt att tänka om i processer, man är inte van utan pratar gärna om sina gamla avdelningar. Det svåraste har varit att få med tjänstemännen på tåget, berättar Andreas Nylander. Han har svårt att säga varför, men tror att det kan bero på att produktpersonalen ser förbättringarna snabbare då de befinner sig mitt i kärnverksamheten.

Det har också varit lätt att bryta ned processerna i för många steg. Här gäller det att vara noga så att alla delprocesser som inte tillför något värde plockas bort, onödiga delprocesser leder bara till merarbete.

Alla bitar

Framöver ska Lesjöfors Bandetaljer i Värnamo satsa på att bli ännu mer processorienterade, exempelvis genom att se över arbetsflödena i administrationen.

– Många glömmer bor att det administrativa arbetet också ingår i processerna, ofta ser man bara produkterna, men det är mycket papper som ska in och ut innan produkterna är färdiga att levereras, konstaterar Andreas Nylander.

Företaget jobbar också med att införa miljöledningsystemet ISO 14001 och hoppas kunna stoltsera med en certifiering någon gång under juni.

Generellt menar Andreas Nylander att man inte ska vara rädd för att testa nya saker och det finns många fördelar med att införa ett ledningssystem om det görs på rätt sätt, både genom ekonomiska förbättringar, flera kunder och gladare personal.

– Svenska företag är av tradition lite avvaktande, men vi behöver bli modigare här hemma för att skaffa oss konkurrensfördelar, konstaterar Andreas Nylander.