Tre system blev ett

Tre olika regelverk samlade i tre olika pärmar, en stor administrativ apparat och svårt att veta vilka rutiner som var aktuella. Det var verkligheten för Primärvården Falkenberg när de beslutade att samla alla system till ett enda. Idag har de inga pärmar längre.

I november blev Primärvården Falkenberg certifierade för informationssäkerhet. Sedan tidigare är de certifierade enligt kvalitet och miljö och alla tre ledningssystemen ingår idag i ett enda. Systemet har de byggt upp själva med utgångspunkt från ISO.

Ville bort från det gamla

De tidigare systemen med papper och pärmar är borta. Allt är istället samlat i en gemensam databas.

– Vi hade väl egentligen ingen förebild när vi började titta på hur vi ville förändra våra system, men en sak var vi på det klara med. Vi ville inte ha det som vi hade det.

Det berättar Louise Kihlström som är utvecklare på primärvården i Falkenberg och förklarar att de från början inte hade planerat att genomföra en certifiering. När de inventerade de gamla systemen med pärmar insåg de att ett av de stora problemen var att det var svårt att få en överblick över verksamheten och att det också var svårt att hålla reda på vilka rutiner som var aktuella. De olika systemen innehöll många lösa trådar och återvändsgränder som gjorde det ineffektivt att arbeta med. De började då leta efter ett verktyg för att bygga upp ett nytt system och föll för ISO.

– Vi bestämde oss då för att försöka certifiera oss enligt ISO 9001 och valde att skapa ett ledningssystem där det skulle vara enkelt att bygga på med andra områden, säger Louise Kihlström.

Alltid aktuellt

Senare har systemet utökats med ledningssystem för miljö och nu senast informationssäkerhet. Båda är certifierade. Louise Kihlström är mycket nöjd med det integrerade ledningssystemet som de har idag och poängterar att det är lätt att greppa helheten och att kommunicera ut det i verksamheten.

– På vårt Infotorg finns hela ledningssystemet plus all övrig information som är kopplad till det presenterad. Det är enkelt att hitta det man söker och man kan också vara trygg i att det som finns på Infotorget är de senaste uppdateringarna, berättar hon.

Louise Kihlström ser många fördelar med att ha allt integrerat. Förutom att det blir mer användbart i verksamheten blir det också ett bra verktyg för ledningen där man kan sätta ribban på den nivå och kvalitet man vill att verksamheten ska ha. Dessutom slipper man strul och onödigt dubbelarbete.

Tvingas till eftertanke

Just nu funderar primärvården i Falkenberg på att bygga på ledningssystemet med en arbetsmiljöstandard. Många delar av arbetsmiljön finns redan inne i systemet, men Louise Kihlström förklarar att det är nyttigt att jobba igenom en standard bland annat för att man tvingas systematisera och tänka igenom hur verksamheten och olika rutiner ser ut, och hur man vill att de ska se ut. Men det är inte alls säkert att de väljer att certifiera arbetsmiljön också.

– En certifiering kostar ju en del pengar, konstaterar hon, men säger samtidigt att det finns många fördelar med en certifiering.

– Det blir ju som ett kvitto på det arbete man gjort. Dessutom är det mycket värdefullt med både externa och interna revisioner där man får mycket feedback. Att man vet om att det blir en revision gör ju också att man anstränger sig lite extra för att hela tiden förbättra och utveckla systemet.

Fakta

Primärvården Falkenberg omfattar hälso- och sjukvård samt tandvård i Falkenbergs kommun. Där ingår femvårdcentraler, tre folktandvårdskliniker, en rehabavdelning med bland annat sjukgymnastik, arbetsterapi, logoped- kurators-, psykolog- och mödravårdsverksamhet.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.

Det senaste