Tredjepartscertifiering – Inte en slutpunkt i upphandlingen

– Om man kommer till ett läge där affären har en stor påverkan på verksamhetens lönsamhet eller resultat och man vill försäkra sig om att leverantören kan arbeta med kvalitetssäkring på ett bra sätt – då tycker jag att man får sätta till lite hårdare metoder i urvalet, säger han.

Komplexiteten ökar

Alltför många kommuner och företag lutar sig tillbaka på färdigmallade kvalitetssäkringssystem förklarar Folke Höglund. Det kan bero på att man helt enkelt inte besitter rätt kompetens för att skräddarsy sina krav – men det riskerar i sin tur att skapa en dålig tjänst eller produkt, och i slutändan en sämre ekonomi. Tredjepartscertifiering av underleverantörer i all ära, men dagens leverantörskedjor är ofta komplexa och utförs i många olika led – vilket i sin tur ställer hårdare krav på beställaren.

– Många industrier har outsourcat vissa delar av ett uppdrag, men det betyder inte att man kan släppa leverantören hursomhelst. Man måste ändå påverka denne för att förvisa sig om att man får bra varor och tjänster även fortsättningsvis och att där finns en innovationsförmåga, säger Folke Höglund.

Inom offentlig sektor växer utvärderingsstrategier ofta fram automatiskt om man har singlat ut de viktigaste leverantörerna för en tjänst eller vara. Men trots detta blir det allt svårare att säkerställa kvaliteten i en leverantörskedja, i takt med att värdekedjan blir alltmer komplicerat.

– Man får ha respekt för att det är svårt, och självklart blir det svårare ju längre kedjan är. Men man måste som sagt göra en prioritering av leverantörerna för att bedöma vilka som är viktigast för slutresultatet. Tredjepartcertifiering är en god grund, men det räcker inte för de mest kritiska leverantörerna. Man borde rimligtvis ha en del specialkrav utifrån vad man har för individuella behov, säger han.

Goda exempel finns

Bilindustrin sticker ut som en aktör som är bra på att säkerställa kvalitetskraven förklarar Folke Höglund. Exempelvis tillämpas standarden IATF 16949 som ställer strängare krav på exempelvis riskhantering och statistisk kontroll.

– Dessutom blir det inom bilindustrin standardkrav av enskilda kunders krav. Exempelvis om Fiat har ett specifikt krav på kullager – då blir det ett standardkrav också.

Enligt Folke Höglund måste beställare generellt bli bättre på att inte nöja sig. Det finns en stege som man kan utgå från för att säkerställa kvaliteten under en upphandling förklarar han:

– Har leverantören överhuvudtaget ett ledningssystem av något slag, ja eller nej? Nästa steg är ta in tredjepartscertifiering, och det är ju en bra grundtrygghet. Men det är lite som att ha ett körkort, det är ju ingen garanti för att du är bra på att köra bil. Sista steget i det här sammanhanget är att ha specifika krav.

Inom tjänstesektorn ställer man exempelvis specifika krav på hur personal utbildas, fortbildas, hur organisationen har fördelat ansvar och mandat, med mera. Då är det absolut nödvändigt att anpassa kraven utifrån vilken affär det gäller.

– Grundkraven i ISO räcker inte alltid, man får dra åt skruvarna helt enkelt. Det går inte att säga något generellt för vad som gäller på en högre nivå. Ett certifikat bör inte bli slutpunkten för att arbeta aktivt med kvaliteten.

Gäller oavsett sektor

En tredjepartscertifiering kontrollerar dessutom endast att något utförs, inte hur det utförs. Som kund, kommun och landsting behöver man generellt mer information om hur tillvägagångssättet kommer se ut förklarar Folke Höglund. Och upphandling inom privat eller offentlig sektor har mer gemensamt än vad man kanske tror. Det vill säga, både offentlig och privat sektor behöver vara lika noggranna.

– Det kan vara svårare att definiera problemet inom offentlig sektor men om en kund är missnöjd med hur en anställd inom tjänstesektorn hanterar något, exempelvis att man är missnöjd med en inställning eller attityd gällande hur något ska utföras – är det egentligen lika tillämpbart med avvikelsehantering där.

Samma sak gäller ständiga förbättringar, förklarar han.

– Har leverantören något slags program för hur man förhåller sig till omvärlden och att systematiskt jämföra sig med sina konkurrenter? Använder man moderna metoder och verktyg? Det är frågeställningar som kan gälla både offentlig och privat sektor.

Varför är det då så viktigt att lägga tid och resurser på att skräddarsy sina krav inför en upphandling och inte bara tillgå de mallar som finns?

– Priset brukar vara dominerande. Men då kanske man glömmer att verksamheten måste utvecklas och att det dessutom ska finnas en säkerställd trygghetsnivå. Dessutom ställs det lagstadgade krav på att inte låta priset vara avgörande, och då måste upphandlare få en högre kompetens gällande kvalitetsarbete – eller ta hjälp av någon som kan.