Tsunamin gav nya tankar på UD

Tro det eller ej, men UD är faktiskt det enda departement inom regeringskansliet som arbetar systematiskt med verksamhetsutveckling.
– Det finns en glasklar koppling mellan hur effektiva vi är som organisation och hur vi tar oss an internationella utmaningar, konstaterar Lars-Göran Larsson, chef för verksamhetutveckling på departementet.

De senaste femton åren har inneburit stora förändringar i svensk utrikespolitik. En allt snabbare globalisering och tuffare konkurrens har lett till nya förutsättningar och krav på effektivitet för att kunna värna om Sveriges intressen. Medlemskapet i EU och nya förvaltningspolitiska riktlinjer har också påverkat förutsättningarna.

– Den övergripande känslan har varit att vi är tvungna att ta ett rejält kliv mot modernisering. Fram till 1996 hade vår organisation i princip sett likadan ut sedan unionsupplösningen, säger Lars-Göran Larsson som är chef för verksamhetutvecklingen på UD sedan 2004.

Idag består enheten för verksamhetsutveckling av en grupp på åtta personer och Lars-Göran Larsson beskriver arbetet som ett riktigt pionjärarbete. Det är många vita fläckar som ska täckas, när det gäller systematik och processledning såväl som målarbete och självutvärderingar.

Visioner nödvändiga

Förutom att styra organisationen från stuprörsmodellen mot processorientering har enheten lagt mycket energi på att skapa en gemensam värdegrund för alla medarbetare.

Enligt Lars-Göran Larsson är det en nödvändig förutsättning för utvecklingsarbetet.

Han beskriver UD som ett isberg där toppen ovanför vattenytan består av policy, verksamhetsplanering och andra styrdokument. Men den största delen av isberget, delen under vattenytan, består av verksamhetens kultur, personalens känslor och tankar.

För att skapa en gemensam värdegrund har utvecklingsstaben engagerat alla medarbetare i en diskussion kring UDs framtida kultur och vad den borde vara. En arbetsgrupp ur personalstyrkan har sedan gått igenom medarbetarnas förslag för att vaska fram kärnan. 2005 skulle bli det året då värderingsgrunden i form av ledorden etik, transparens, integration och kreativitet verkligen blev levandegjord, men arbetet med UDs värdegrund blev inte som enheten för verksamhetsutveckling tänkt, för i december kom, som alla vet, tsunamin.

Tsunamin gav nya tankar

Enligt Lars-Göran Larsson hade en gemensam värdegrund för UD varit ovärderlig om den hunnit implementeras innan katastrofen var ett faktum. Det är just i katastrofsituationer som man behöver tydliga värderingar att hålla sig till, när det inte finns något regelverk som styr hur man ska agera.

– Jag är säker på att många beslut tagit en annan riktning än de gjorde om vi hunnit diskutera igenom våra värderingar. Tsunamin är bara ett bevis på hur viktig en organisations värdegrund är, konstaterar Lars-Göran Larsson.

Tsunamin har också bidragit till nya tankar om var tyngden måste läggas i moderniseringsarbetet. Fokus har har förflyttat sig mot krisberedskap och konsultär verksamhet och övergripande ledningsfrågor.

Lars-Göran Larsson tycker också att tsunamin bidragit till en större förståelse om varför man måste arbeta med verksamhetutveckling, och en förståelse för att UD precis som alla andra företag och organisationer har kunder.

– Det är många som har haft svårt att ta till sig att vi också har kunder, men i all sin hemskhet blev det väldigt tydligt att vi inte finns för vår egen skull utan är till för medborgarna.

Själva på regeringskansliet

Utrikesdepartementet är faktiskt det enda departement i regeringskansliet som arbetar med verksamhetutveckling på ett systematiskt sätt, vilket man kan tycka är anmärkningsvärt. Vissa departement bedriver visst utvecklingsarbete, men systematiken saknas. Att vara först tycker Lars-Göran Larsson är roligt, men också lite besvärligt, hans enhet är helt klart en främmande fågel.

Men intresset för verksamhetsutveckling växer även inom andra delar av regeringskansliet och många är intresserade av den verksamhetsbeskrivning som UD byggt upp. Det pågår också en diskussion om att använda gemensam systematik och att börja samverkan eller inrätta en central funktion med ansvar för de delar av arbetet som kan göras gemensamt på alla departement.

– Jag tror att verksamhetutveckling är en framtidsfråga för regeringskansliet. Vi är många som inser att vi kan vinna oerhört mycket på en bättre samverkan. Ingen organisation har råd att vara introvert längre, det har vi varit alldeles för länge, betonar Lars-Göran Larsson.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.