Tullen förenklar med kvalitetstrappa

Tullverket har i år lanserat ett kvalitetssystem som förenklar rutinerna för företag och sparar stora pengar. Under namnet Servicestrappan kan företag välja att kvalitetssäkra sina tullrutiner i fem olika nivåer. Systemet har väckt internationellt intresse.

I den trend av ökad globalisering och ett ökat resande som råder ställs en tullmyndighet inför nya utmaningar. Särskilt som många gränser, exempelvis inom EU, blivit öppnare.

– Det handlar om en stadig trend där folk rör på sig mer och där handeln ökar, konstaterar Tullverkets utvecklingschef Lars Karlsson. Samtidigt har kraven på förenkling och effektivisering vuxit.

Det var denna trend som ledde till att Lars Karlsson fick idén att koppla ihop Tullverkets egenutvecklade riskanalyssystem med företagens kvalitetssäkring av sina underleverantörer. Ur dessa tankegångar har sedan Servicetrappan vuxit fram.

Över gränserna

Tankegången är enkel, enligt Lars Karlsson. Export eller import innebär att ett företag levererar en vara över gränserna till ett annat företag och att önskemålet är att det ska gå så enkelt, snabbt, billigt och smidigt som möjligt. I den här kedjan ansvarar tullen för kontrollen och företagen för logistiken. Idén med Servicetrappan är helt enkelt att tullen får tillgång till företagens olika interna system och härigenom kan utöva kontroll utan att företagen behöver lägga ner energi på att fylla i olika blanketter och känna till detaljlagstiftning. Till skillnad från tidigare då tulltjänstemännen utövade mer traditionella kontroller kommer de in i ett tidigt skede innan exporten ska ske, går igenom förutsättningar och gör en överenskommelse om vad som gäller.

– Poängen med Servicetrappan är att det ska vara enkelt att göra rätt och ha god kvalitet, betonar Lars Karlsson. Istället för krångliga regler så sätter vi upp en ram och vi kan många gånger utöva kontroll via företagens elektroniska system utan att det stör.

Fem steg

Servicetrappan har fem steg som alla utom det första bygger på det föregående steget.

Steg 1 handlar om företag som ska börja exportera eller importera och inte gjort det tidigare. Steg 2 är normalläge där man i princip ligger kvar på dagens nivå med tullrutiner som många gånger är betydligt enklare än reglerna i många andra länder. Steg 3 handlar om certifiering av olika rutiner som man valt ut, exempelvis export av vissa varor till en viss mottagare. Steg 4 handlar om en nationell cerifiering där man har uppgjorda ramar för sin export och import. Steg 5 handlar slutligen om en internationell kvalitetssäkring där man har samma förmåner i andra länder som man har i Sverige.

– För de högre nivåerna sätter vi upp en ram och företaget behöver bara rapportera om något förändras, säger Lars Karlsson,

I samarbete

Servicetrappan har utarbetats i samarbete med fem näringslivsorganisationer och man har dessutom kvalitetssäkrat 14 pilotföretag som varit med och utvecklat systemet. Utvecklingsarbetet av Servicetrappan har pågått sedan 1996.

Bland pilotföretagen finns både större och mindre företag och Lars Karlsson understryker att systemet passar bägge typerna av företag. Enligt honom har små företag ofta bra ordning och det kan då räcka för tullen att ha tillgång till informationen rörande verksamheten.

Besparingspotentialen för det svenska näringslivet är mycket stor med Servicetrappan. Enligt beräkningar skulle svenska företag kunna spara 20 procent av sina tullhanteringskostnader, vilket i genomsnitt motsvarar 500 miljoner kronor per år. Möjligen kan besparingarna bli ännu större för en undersökning från Linköpings Universitet pekar på ännu större besparingspotential när de undersökt Kvalitetstrappans effekter på de 14 pilotföretagen.

– I extremfallet har ett företag sparat 75 procent av sina tullhanteringskostnader, konstaterar Lars Karlsson.

Många intresserade

För närvarande har 150 företag anmält sitt intresse att börja använda Servicetrappan. Det är främst storföretagen som varit först att ansöka och deras verksamhet omfattar 60 procent av den svenska handeln.

Även internationellt är intresset stort. Drygt ett 70-tal länder funderar på att införa liknande system och i Europa är sju länder redan igång, inspirerade av den svenska modellen.

– Med tanke på att tullrutinerna där ofta är krångligare än i Sverige är besparingspotentialen mycket stor, konstaterar Lars Karlsson.

En ytterligare fördel är att Servicetrappan också kräver att företagen ska rapportera om de stöter på oegentligheter. Tullen har redan märkt att de börjat få bättre information för att bekämpa fusk och smuggling.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.