– Att digitalisera handlingar är enkelt, men att digitalisera hela bygglovsprocessen har varit en kulturresa, säger Sara Helmersson, bygg- och miljödirektör i Norrtälje.
Hon pekar på att den tekniska delen av förbättringen långt ifrån räckt för att uppnå de resultat man fått, att det handlar mer om att se hur man kan jobba bättre, vad som kan tas bort och hur man behandlar ärenden snabbare.
Sara Helmersson tillträdde 2010 och då satte förändringen igång. Förvaltningen gick igenom nuläget, vart de ville och vad de kunde rationalisera bort. Och de satsade på det som kunderna efterfrågade mest: att korta handläggningstiderna för bygglov.
Fullt synligt hur man ligger till
I dag registrerar hälften av kunderna själva sina ärenden digitalt, medan den andra halvan skickar in ansökan på papper eller mejl. De analoga ansökningarna läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.
Det här gör bland annat att handläggaren snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet.
Digitaliseringen ger dessutom full synlighet över hur varje ärende ligger till.
– Många jämför med hur de låg till föregående år, men vi vill veta hur vi ligger till just nu och vi har verktyg för att se det, säger Sara Helmersson.
Förbättringsförslag från kunderna
Alla grupper på förvaltningen jobbar varje vecka med att se över hur de ligger till för att hela tiden bli bättre.
Den som sökt bygglovet kan logga in på ärendet med sitt bankid. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt.
När ett bygglov är klart får den som sökt om det svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på bygg- och miljökontoret.
– På det sättet får vi fler förslag på förbättringar, ”Varför gör ni inte så här?”, och vi jobbar systematiskt med dem, berättar Sara Helmersson.
Att förändringen blivit så lyckad har gjort att medarbetarna blivit mer engagerade i digitaliseringen. Genom effektiviseringen kan man nu också lägga resurserna på det som kräver mer arbete.