Upphandla med kvalitet

Priset får ofta för stor betydelse på bekostnad av kvalitetsaspekterna när offentliga upphandlingar görs. Men det behöver inte vara så. Med rätt formulerade kvalitetskrav kan kvaliteten i anbuden värderas på rätt sätt i förhållande till priset.

Den offentliga sektorn upphandlar varor och tjänster för ungefär 400 miljarder kronor varje år. Generellt sett kan man säga att det finns två huvudprinciper vid upphandling. Antingen väljer man lägsta pris eller så väljer man det ekonomiskt mest fördelaktiga budet, vilket innebär att man också kan lägga in olika kvalitetskrav. Kalle Krall är konsult på AffärsConcept AB och han menar att synsättet kring anbudsgivningar måste ändras så att kvalitetskraven blir tydligare. Detta behövs för att göra det möjligt att göra rätt bedömningar av de kvalitetskrav som ställs.

– Som det är nu tar man vid offentliga upphandlingar ofta inte tillvara de möjligheter att bedöma kvalitetskraven som konkurrensen erbjuder, konstaterar Kalle Krall.

Kvalitet inget självändamål

Kalle Krall har 25 års erfarenhet från offentlig upphandling. Han har tidigare arbetat bland annat som inköpschef hos Rikspolisstyrelsen och Folktandvården, men numera arbetar han som konsult inom upphandling. Han är också huvudlärare för en högskoleutbildning i offentlig upphandling och har internationell erfarenhet som rådgivare.

– Kvalitetskraven får, när man genomför en offentlig upphandling, aldrig vara ett självändamål utan ska uppfylla ett behov av kvalitet, säger Kalle Krall.

Han menar att grunden för att ställa bra kvalitetskrav vid en upphandling handlar om att se anbudsgivningen i ett nytt perspektiv.

Måste veta svaren

För att kunna värdera kvalitetskraven i anbuden måste förfrågningsunderlaget vara gjort så att det finns en vettig chans för anbudsgivarna att veta vad det är för krav de ska uppfylla. Förfrågningsunderlaget bör bestå av en inbjudan, vilka krav som ställs på leverantören, vilka specifika krav som ställs på varan eller tjänsten, hur utvärderingen ska gå till, vilka avtalsvillkor som ska gälla och eventuella bilagor.

– För att få kvalitet i upphandlingar måste inköparna, när de ställer ett krav, veta vilket svar de vill ha av anbudsgivarna. När man skriver ner ett kvalitetskrav måste man ha klart för sig vad det är för svar man vill ha, och om kraven i anbudsunderlaget formuleras tydligare underlättar det också för leverantörerna att förstå kraven bättre, säger Kalle Krall.

Anbudsgivarna har lösningarna

Kvalitet kräver också att man verkligen funderar över vilka behov verksamheten egentligen har och att man inte i anbudsunderlaget fastnar i specifika metoder, produkter eller lösningar.

– Här är det viktigt att man tar vara på anbudsgivarnas kompetens. Man ska sätta upp mål för upphandlingen och låta anbudsgivarna presentera lösningen för att komma dit, förklarar Kalle Krall.

För att kvalitetsaspekten i upphandlingen ska värderas på rätt sätt under en anbudsprövning är det viktigt att viktbelägga anbudens kvalitetsaspekter i förhållande till priset. Vilken vikt man lägger vid pris respektive kvalitet har delvis med plånbokens storlek att göra.

Stora brister

Kalle Krall menar att viktningen mellan pris och kvalitet ofta sköts bra, men att anbudsprövningarna däremot har stora brister när det gäller bedömningen av kvalitetskraven. I anbudsunderlagen är ofta kvalitetskraven inte specificerade utan nivåindelningen görs först när anbuden har inkommit.

– Finns tydliga krav för kvaliteten med i anbudsunderlagen har leverantörerna en möjlighet att anpassa sina anbud för att tillgodose de behov som finns. Kanske har de inte möjlighet att uppnå kraven för högsta kvalitet, men kan kompensera det med ett lägre pris, förklarar Kalle Krall.

Kalle Krall menar även att det är viktigt att inköparna pratar med leverantörerna under upphandlingsfasen för att veta att man ligger rätt till. Det innebär dock inte att man ska särbehandla någon, utan kontakterna ska leda till att samtliga leverantörer kommer med så bra anbud som möjligt såväl när det gäller kvalitet som pris.

– Inköparna ska fånga upp frågeställningar som finns och informera alla anbudsgivare så att alla får samma möjligheter att lämna så bra anbud som möjligt, förklarar Kalle Krall.

Vad ska upphandlas?

En annan förutsättning för att lyckas med en upphandling är att inköpsavdelningen har rätt kompetens. Det måste finnas både kommersiella experter som visar att man har adekvat kompetens genom till exempel sitt sätt att tala, men det måste givetvis även finnas tekniska experter. Inköparna ska kunna något som inte leverantörerna kan och en viktig faktor för att klara det är fortbildningen av inköparna, menar Kalle Krall.

– Inköparna borde arbeta med olika upphandlingar. Ingen kan vara expert på alla områden utan de kommersiella experterna ska samarbeta med de olika sakexperterna, förklarar Kalle Krall.

Dessutom arbetar inköpsorganisationerna ofta med samma upphandlingar, men för att få kvalitet måste man hela tiden omprioritera vad man ska ägna upphandlingarna åt. Ett sätt att skaffa sig en överblick är att sätta upp en tio-i-topp-lista med de företag som levererar mest.

– Då kan man lättare ställa sig frågan om de produkterna eller tjänsterna verkligen upphandlas rätt, berättar Kalle Krall.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.