”Uppnå Kaizen med feedback”

Hösten är en bra tid att blicka framåt. Vad vill vi uppnå och vad behöver vi göra för att uppnå det?  Frågorna kan lätt bli många. Förhoppningsvis även dina tankar och idéer om vart ni vill. Men hösten innebär också att året börjar gå mot sitt slut. Det är dags att summera. Har vi gjort det vi sa att vi skulle göra?

Att arbeta med ständiga förbättringar handlar mycket om att ta till sig informationen om nuet och utvärdera det. På så sätt blir det enklare att lägga en plan över vad som behövs göras för att uppnå det vi vill.

De flesta av oss som arbetar med kvalitet har troligtvis mer än en gång hört uttrycket Kaizen. Ett japanskt ord som betyder ungefär förbättring. Ett begrepp inom Lean för strävan efter ständig förbättring genom små förändringar.

Om vi bryter isär ordet får vi Kai och Zen. Kai betyder förändring. Men det kan också betyda hav eller stort vatten. Ett hav är alltid i förändring, ständigt i rörelse. Precis som vår omvärld. Att anpassa sig till förändringar är alltså nödvändigt. Det gör vi genom ständiga förbättringar.

Zen betyder bra. Men det kan också betyda begrundande.

Då är vi inne på ett begrepp inom Zen-buddismen. Vars lära handlar kort om att få ett sinnestillstånd av klarhet och lugn. Allt för att kunna utgå från vår personliga erfarenhet och avvänja våra invanda förutfattade meningar. Att ta emot ögonblicket som det är, på ett behärskat sätt. Lättare sagt än gjort, något som kräver ständig förbättring av oss själva med andra ord. Zen lär oss att människan är fri och samtidigt begränsas av de handlingar som vi väljer att utföra. Dessa handlingar förstärker de mönster som vi individer redan är fångad i. Att begrunda dessa mönster och agera på dem är alltså viktigt.

Hur får vi reda på dessa mönster då? Genom att lyssna och ta till oss feedback så klart. Jag använder själv dessa tre enkla steg:

1. Gör en självutvärdering. Sätt dig ner med block och penna och fundera över vad som har funkat bra respektive dåligt. Hur tror du att andra har uppfattat situationen?
2. Fråga andra om deras åsikt. Även andra avdelningar/enheter som ni arbetar med.
3. Påbörja er resa mot att bli bättre.

Att fråga andra om vad de tycker om dig kan vara något vi tycker är lite läskigt. Negativ kritik kan göra ont. Särskilt om din självuppfattning skiljer sig mycket från andras uppfattning. Men det viktiga här är att inte bortförklara sig eller skylla ifrån sig. Tänk på att det du får höra är hur den andra personen uppfattar dig eller din enhet. Det är alltså ditt eller ert beteende som är grunden till denna uppfattning, inget annat. Så försök att agera lite mer Zen. Och glöm inte att tacka dem du pratar med för den värdefulla informationen du fått.

Här är några bra frågor att ställa till dig själv och andra i din omgivning:

• Hur skulle andra/du beskriva att året har gått?
• Vilka händelser har varit bra/dåliga?
• Vad gjorde vi/jag bra/dåligt?
• Vad gjorde vi/gjorde vi inte?
• Vad är vi/jag bra på/inte bra på?
• Inom vilka områden kan vi utvecklas till det bättre?
• Vad kan vi göra annorlunda?

Begrunda dina beteenden i olika situationer. Vad kan du göra annorlunda? Våga testa nya tillvägagångsätt. Våga prioritera annorlunda. Våga lyssna på andra.
Vi människor lever i en odelbar, föränderlig och ständigt skapad värld. Därför behöver vi planera inför vad som komma ska. Men också för att begrunda vad vi har gjort så att planen blir bättre.

Andreas Odhage, externrevisor och coach på Assurgo coach & konsult