Våga vara osäker

"Skulle det kunna vara så att...?" Att våga uttrycka sin osäkerhet kan öppna upp för ett konstruktivt samtal, menar samtalsforskaren Charlotte Lundgren som studerat kommunikation i ett vårdteam.

Våga vara osäker

Charlotte Lundgren vid Linköpings universitet har i sin avhandling följt samtalen i en rehabiliteringsgrupp. Att själva pratet fungerar i ett team där medarbetarna har olika ansvarsområden och yrkesroller är avgörande för att alla ska förstå patientens behov och för att gemensamt komma fram till de bästa lösningarna.

– Idag går mångas jobb ut på att vi pratar med varandra, skriver till varandra eller skriver en text tillsammans. Genom att kommunicera med andra och skapa gemensamma tolkningar blir jobbet bättre gjort, säger Charlotte Lundgren. Kvaliteten på samtalen påverkar kvaliteten på besluten och i förlängningen också produktens eller tjänstens kvalitet.

Team vanlig arbetsform

I avhandlingen Samarbete genom samtal beskriver hon de strategier som arbetsgruppen, bestående av arbetsterapeut, läkare, psykolog, kurator, sjuksköterska och sjukgymnast, använder för att skapa en konstruktiv dialog. Och metoderna går ofta att tillämpa även i andra typer av verksamheter.

– Sådana här arbetsgrupper är otroligt vanliga, inte bara inom vården. Projektgrupper och grupper för internrevision går också ut på att personerna som deltar kan och ser olika saker i verksamheten, säger Charlotte Lundgren.

Tydliga mål

Utgångspunkten för ett samtal mellan anställda med olika roller är att varje deltagare dels måste förstå sitt unika bidrag till sammanhanget, dels i vilket sammanhang man själv är en kugge. Enligt Charlotte Lundgren är de flesta på det klara med sin egen roll, däremot kan det vara svårare att se till gruppens gemensamma mål. För att öka förståelsen krävs här en grundläggande kännedom om de övrigas kunskap och terminologi. Förstår de andra vad jag säger eller måste jag förklara vissa termer för att mitt budskap ska nå fram?

– Det här är en organisatorisk fråga av större format som kanske inte alltid kan lösas under mötet. Här kan man använda konferenser och andra typer av processtöd. Men också fundera igenom innan mötet hur jag på bästa sätt kan uttrycka mig.

Våga ställa frågor

Så hur går man tillväga rent praktiskt för att skapa det goda samtalet? I sin forskning har Charlotte Lundgren kommit fram till en viktig samtalsingrediens: att våga visa osäkerhet. Om personerna gör det öppnar de upp för ett konstruktivt samtal som inte fastnar i att alla spikar upp sina åsikter på väggen.

Man kan till exempel börja samtalet genom att ställa en fråga (Har någon annan tänkt på det här med…?), göra en försiktig reflektion över en hypotetisk framtid eller skicka ut en så kallad trevare(”Jag funderar över”…) utan att berätta vilken ställning man själv har i frågan.

– Om man lägger ut en tanke, och sedan är tyst kommer andra att yttra sig. Där har man embryot till en bra dialog.

Fokusera på styrkor

Ett samtal är bra när alla som deltar känner att deras röst och perspektiv har fått plats. Men också att gruppen har vägt in deras perspektiv i beslutet och att deltagarna känner att de nått målet med samtalet. För att undvika att någon känner sig förbisedd kan man också införa en regel om att alla måste yttra sig under mötet. Många svårigheter kan också överbryggas genom att samtala – om samtal.

– Det är viktigt att våga prata lite om samtalen som sådana, inte bara om innehållet. Ett alternativt sätt och en bra övning är att tänka på vad som funkar och hur vi kan upprätthålla det och inte bara fokusera på problemen.

Fakta

Tips för bättre samtal

* För att få bort den automatiska dominans som följer med chefsskapet, kan det vara lämpligt att låta någon annan vara ordförande eller samtalsledare. Rätten att ta ordet när man vill försvinner från chefen och chefen kan samtidigt fokusera på innehållet istället för att styra dialogen och titta på klockan.

* Ta in någon utomstående med kunskap om kommunikation, exempelvis en konsult, psykolog, HR-expert eller samtalsforskare.

* Släpp prestigen. Att våga uttrycka osäkerhet är centralt för att få igång konstruktiva diskussioner.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.