Vägen till en bra kvalitetskonsult

När den egna organisationens kunskap och förmåga inte riktigt räcker till i arbetet med utvecklingen av ett kvalitetsledningssystem ligger det nära till hands att man anlitar en konsult. Men att anlita en rådgivare för stöd vid utvecklingen av ett ledningssystem kan äventyra kvaliteten på hela arbetet. Konsultens roll är givetvis olika beroende på vilket behov organisationen har, och vilken kunskap och kompetens den redan besitter. Men ju mindre kunskap organisationen har desto större betydelse får konsulten.

Vem är expert?

Det finns idag inget som formellt styr vem som får kalla sig konsult i kvalitetsledning utan vem som helst kan utge sig för att vara expert. För att råda bot på den här situationen har den internationella standardiseringsorganisationen ISO tagit fram ett förslag till en ny vägledning när man ska välja konsult. Syftet är helt enkelt att ge goda råd och praktiska tips till dem som har tänkt sig använda konsulter. I vägledningen finns det också anvisningar för vad man har rätt att förvänta sig av en seriös konsult.

– Initiativet kommer från den italienska standardiseringsorganisationen och den italienska nationella standarden har varit utgångspunkten för den nya vägledningen, berättar Håkan Dybner på SIS, Swedish Standards Institute.

Viktig tjänst

Hur stort behovet av en standard är i Sverige har Håkan Dybner svårt att bedöma, men det finns åtminstone en kategori konsultköpare som kan få stor användning för standarden.

– Jag tror att för den som är i början av arbetet med sitt kvalitetsledningssystem och kanske är osäker kan standarden fungera som ett stöd i processen att anlita en konsult. Den skulle kunna fungera som lite av en checklista, säger Håkan Dybner.

Ett kvalitetsledningsprojekt är dyrt och tar mycket resurser i anspråk. Det gör det extra viktigt att hitta rätt konsult.

– Alla konsulter är helt enkelt inte tillräckligt duktiga och har man då oturen att välja fel konsult sätter man stora värden på spel, säger Håkan Dybner.

Kunskap och kompetens

Vägledningen är utformad för kvalitetsledningssystem med praktiska tips tagna från kvalitetsledning, men mer generella aspekter går att applicera även på miljöledning. Dessutom har många organisationer idag integrerade system. ISOs vägledning lägger mest vikt vid att informera om vilken kompetens det är viktigt att konsulten har för att kunna arbeta med ledningssystem. Det handlar dels om rena kunskaper om standarden och dess innehåll, dels om kunskaper om liknande verksamheters innehåll. Vägledningen tar fasta på en rad områden som till exempel konsultens utbildning, kunskap, skicklighet och erfarenhet. Inom varje område ger också vägledningen en mängd exempel.

Brister hos konsulterna

Rätt konsult kan ge mycket värdefull kunskap till organisationen, men om man väljer fel konsult kan resultatet bli det omvända. Enligt Swedish Standards Institute, SIS, har konsultinsatserna varierat starkt sedan ISO 9000-serien kom 1987. Ibland har konsulters bristande kunskaper om standardens innehåll och roll har medfört att ISO 9000 har fått sämre rykte än det förtjänar när det egentligen är hos konsulterna det brister. Många företag har därför fått ledningssystem som klarat certifieringen, men som varit onödigt byråkratiska, haft fel fokus eller som inte gett rätt resultat.

Stöd för konsulter

Vägledningen kan inte bara bli en hjälp för de som ska köpa konsulttjänster. Den kan bli ett minst lika viktigt stöd för konsulterna själva när de ska marknadsföra sig som experter på ledningssystem.

– Den kan absolut bli en hjälp för konsulterna på det sättet att den talar om vad seriösa företag förväntar sig av en konsult, säger Håkan Dybner.

Vägledningen, som formellt heter ISO/TS 21095 – Guidelines for the selection of quality management system consultants and use of their services, är förnärvarande ute på remiss. Under hösten kommer den med stor sannolikhet att fastställas för att publiceras runt årsskiftet.