Vårdkvalitet med verktyg från näringsliv

På patienthotellet i Lund arbetar ledning och samtliga medarbetare aktivt med ständiga förbättringar med hjälp av ett verktyg hämtat från näringslivet. De har lyckats så bra med sitt arbete att de under det senaste året fått ta emot tre olika kvalitetsutmärkelser.

På patienthotellet i Lund bor nyblivna mammor, föräldrar till hjärtsjuka barn och patienter som behöver behandling under en längre tid, till exempel cancersjuka. Hotellet ägs av Lunds universitetssjukhus, men har ett managementavtal med Skandinaviska Patienthotell, som också är arbetsgivare för hotellchefen Karin Rundberg. Fram till 1993 drevs hotellet av SAS Service Partner, som länge krävt av sina anställda att de arbetar systematiskt med verksamhetsutveckling.

– Därför blev jag intresserad och började driva ett kvalitetsarbete. När vi 1994 ingick i SPRIs organisationsgranskning blev det en bra utgångspunkt för fortsatt arbete, berättar Karin Rundberg.

I början använde de sig av Kvalitet till er tjänst, ett kvalitetsverktyg som ofta används inom vården. Men de har övergått till 7MT, Seven Management Tools.

– 7MT utreder problem på ett grundligare sätt än Kvalitet till er tjänst, säger Karin Rundberg.

Verktyg från Ericsson

7MT kommer ursprungligen från EQMI, ett företag som arbetar med verksamhetsutveckling, och har bland annat använts av Ericsson Data. Verktyget består av sju olika diagram som används för att identifiera och lösa problem på en arbetsplats. Även om verktyget är utvecklat för näringslivet tycker Karin Rundberg inte att det varit några problem att använda det i patienthotellets arbete.

Arbetsprocessen börjar med att en grupp på tre till fyra personer med personal från kök, restaurang och reception bildas. De utgår från ett problem, som kan vara ett kundklagomål, men också ett nytt önskemål från klinikerna som förser hotellet med patienter. Nu senast handlade det om en önskan att hotellet skulle erbjuda de boende mer medicinsk omvårdnad.

– Teamet arbetar med lappar och skriver ner vad de ser som orsak till problemet. Därefter sätter de upp dem på anslagstavlan i personalrummet, så alla kan följa arbetet, berättar Karin Rundberg.

Därefter arbetar gruppen med att bryta ner problemet i delar, försöker hitta lösningar och identifierar vilka åtgärder som löser vilka delar av problemet.

Snabb lösning

I sista fasen av 7MT utformas en handlingsplan om hur åtgärderna ska införas i verksamheten. Då märks åtgärderna med olika symboler för hur lätta eller svåra de är att genomföra, deras effekt, kostnaden för dem, vilken man ska börja med och så vidare.

– Just tidsplaneringen är mycket viktig. Arbetet får inte dra ut på tiden, utan man ska snabbt se att det leder till en lösning. Vi har löst många praktiska frågor här på hotellet med hjälp av systemet, till exempel frågor om medicinsk trygghet och hälsofrämjande mat, säger Karin Rundberg.

Systemet är genomskinligt i den betydelsen att all personal hela tiden kan följa de olika faserna av arbetet genom att arbetet läggs in och uppdateras i Qultur, ett datorstött program för arbete med förbättringar.

All personal ingår förr eller senare i en förbättringsgrupp, och Karin Rundberg betonar vikten av medarbetarnas engagemang. För att öka deras delaktighet har ledningen tagit bort mellancheferna, så alla nitton medarbetare nu har var sitt ansvarsområde. Det kan handla om ansvar för ett miljöarbete eller om att aktivera de boende på olika sätt.

– Dessutom har var och en befogenhet att ta hand om klagomål och gottgöra missnöjda kunder, så alla ärenden skickas inte längre till mig, säger Karin Rundberg.

Provar gärna nytt

Även om patienthotellet i Lund valt bort Kvalitet till er tjänst till förmån för 7MT, menar Karin Rundberg att det är ett bra verktyg, särskilt när man ska komma igång med ett kvalitetsarbete. 7MT går mer till botten med problemen, men är därmed mer tidskrävande. På patienthotellet i Lund är de hela tiden intresserade av att prova nya metoder och utveckla sitt kvalitetsarbete. De har just övergått till att använda en uppgraderad version av Qultur.

– Vi använder Q-site, som är webbaserat och därmed inte beroende av servern som Qultur är. Det gör att man kan koppla upp sig vid vilken dator som helst och arbeta med verktyget. Tillgängligheten för alla blir bättre, säger Karin Rundberg.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.