Verksamhetsutveckling utifrån individens förmåga

För att en verksamhet ska kunna utvecklas och förnyas måste ledningen utgå från att medarbetarna själva vill, kan och förmår utveckla den. Dessutom måste man förstå omvärldsutvecklingen och dess konsekvenser för den egna verksamheten.
Det menar konsulten Björn Molin, med 30 års erfarenhet av verksamhetsutveckling.

Begreppet ”det intellektuella kapitalet” gjorde för några år sedan svensken Leif Edvinsson världsberömd, då han menade att ett företags värde främst är dess medarbetares kompetens. Hans tankegångar har dock på de senaste åren delvis kommit på skam, särskilt med tanke på hur de uppumpade IT-företagen allt eftersom gått i konkurs. När Kvalitetsmagasinet möter Björn Molin i hans trädgård på Öland alldeles invid det karaktäristiska stepplandskapet Alvaret, är han också i viss mån kritisk till Leif Edvinsson. De har inspirerat varandra i ett långvarigt samarbete.

– Leif har delvis cyklat fel och han betraktar ”det intellektuella kapitalet” som ett system som står för sig självt. Han har glömt miljö, samhälle och kultur. Dessutom måste man koppla systemet till balansräkningen, konstaterar Björn Molin som driver konsultföretaget Verksamhetskultur Y.

Omvärldsutveckling

Han pekar på vikten av att sätt in en verksamhet i sitt sammanhang och pratar om betydelsen av att ta hänsyn till omvärldsutvecklingen för ett företag eller en verksamhet. Kan man inte samspela med omvärlden har man ingen långsiktig överlevnadsmöjlighet.

– Det är alltid omvärlden som bestämmer spelreglerna, det vill säga kunderna, leverantörerna, konkurrenterna och samhället, säger Björn Molin.

Han är kritisk till hur många företag och organisationer fungerar idag, och menar att styrelserna ofta har alldeles för lite kunskap om själva verksamheten. Deras arbete sker ofta ad hoc och saknar linjer; istället är det vanligt att styrelsen följer VDn som en svans. Företagen fungerar också fortfarande mycket hierarkiskt i något han kallar en X-kultur – ett synsätt som bygger på forskaren McGregors system. I en sådan kultur anser man att människor vill bli ledda och undvika ansvar. Utveckling och förnyelse drivs därför uppifrån, men misslyckas ofta på grund av bristande medarbetarengagemang och verklighetsförankring.

För mycket centralstyrning

– Min slutsats är att många verksamheter fortfarande är för mycket centralstyrda, trots att utbildningsnivån höjts och man har en helt annan tillgång på information, säger Björn Molin. Förut satt ledningen på informationen, men idag finns den ute i verksamheten i form av bland annat data och kundkontakter.

Enligt honom måste man motverka denna felaktiga verksamhetsutveckling med McGregors så kallade Y-kultur, som baseras på tron att människor vill anstränga sig och arbeta för det som är viktigt. En sådan verksamhets värdebas omfattas av mer än pengar och utvecklings- och förnyelseprocesser är förankrade hos medarbetarna. Kort sagt används kunskapen hos medarbetarna.

Ställer krav

I Y-kulturen spelar interaktionen med omvärlden en viktig roll och påverkar kvaliteten i arbetslivet. Denna kultur ställer krav på att kunna analysera omvärldsutvecklingen och att dra konsekvenser av den.

– All verksamhet byggs för människor, av människor. Då måste man börja hos människorna, konstaterar Björn Molin. Det hela är väldigt logiskt.

Sålunda bygger kompetensutveckling, enligt honom, på byggstenarna att människor, ”förstår och vill”, ”kan”, ”gör” och ”lär”. Byggstenen ”förstår” och ”vill” är grunden för att skapa motivationen. När exempelvis en ledning skapat förståelse kan medarbetarna genomföra det avsedda utifrån sin kompetens. När en medarbetare förstår, vill och kan faller byggstenen ”gör” på plats och medarbetaren tar egna initiativ. Därtill innebär ”lär” att man utvärderar och utvecklar sig.

– I en förlängning innebär det nöjda medarbetare och därmed nöjda kunder och brukare, säger Björn Molin. Ingen verksamhet överlever påsikt om man inte levererar en positiv upplevelse i sfären kund- brukarnyttan, även om många gärna vill tala enbart i ekonomiska termer.

Flera modeller

Han använder gärna olika modeller för att se på en verksamhets värde. En modell är värdepyramiden som egentligen säger att man måste fokusera på alla områden och helheten när man arbetar med verksamhetsutveckling. Kort sagt bör det ekonomiska perspektivet breddas. En annan model han tar upp är värdekedjan där han pekar på vikten att kunna beskriva en verksamhets nuläge och önskade läge på ett pedagogiskt sätt. Exempelvis kan för stora skillnader i värderingar och verklighetsuppfattning i värdekedjans olika länkar påverka en verksamhet negativt.

Han har bland annat tagit fram ett mycket enkelt analysverktyg kallat AVK, Analys Av Verksamhetskulturen. Genom att låta medarbetarna beskriva sin organisation utifrån en lista på ett 50-tal ord där de får välja 6 som representerar nuläget och 6 som beskriver det önskvärda läget kan man utifrån ett relativt litet underlag få fram en tydlig indikation på verksamhetskulturen och medarbetarnas upplevelse av nuläget och ett önksat framtida läge.

Annorlunda balansräkning

En annan pedagogisk modell Björn Molin arbetar med är den så kallade Fullständiga balansräkningen, FBR. Där får good- och badwillen representera tillgångssidan, medan det egna kapitalet och skulderna kompletteras med delvärden som kund- och brukarvärde, medarbetarvärde, strukturvärde, kulturvärde, miljövärde och samhällsvärde.

– I den norska kommunen Larvik har man framgångsrikt arbetat med FBR och baserat bland annat sin årsredovisning på den, berättar Björn Molin.

Man kan sammanfatta Björn Molins modeller för verksamhetsutveckling som en resa från X-kulturen till Y-kulturen, eller från hierarki till delaktighet. På vägen dit kan enligt honom bland annat kvaliteten i en verksamhets dialog ökas så mycket att man inte längre behöver hjälp av externa konsulter. Däremot kan man både bokstavligt och bildligt ta kultursektorn som partner vid gestaltningen av en verksamhets uppgift idé och fysiska respektive virtuella rum.

Att han själv varit med att starta ett konstmuseum för vardagskonst alldeles intill det egna sommarhuset på Öland är därför helt i linje med denne spännande konsult, vars idéer ofta känns väldigt självklara, trots att verkligheten fortfarande ser helt annorlunda ut i näringslivet.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.