Wibax kvalitetschef: ”Vi kan inte ta allt så personligt”

Koncernen utgörs av totalt 300 personer, och är verksam inom både Sverige och Finland. En del av värdegrunden på Wibax är ”kvalitet i alla steg”. Anna Bergvall säger att hon förespråkar det uttrycket starkt.

– Kvalitet är att hålla en hög nivå genom hela verksamheten. Man ska hålla det man lovar, både som medarbetare och som företag. Vi säljer kemikalier, så förutom att de ska hålla en hög kvalitet så ska produktdatabladen både vara korrekta, tydliga och snygga. Teamet ska ha en hög nivå på kommunikationen och språkbruket externt, men också ett effektivt arbetssätt där vi ständigt utvärderar och utvecklarar oss själva.

Vad är kvalitetsrollens viktigaste uppgift?

– Ständiga förbättringar! Både vad det gäller att utveckla medarbetarna och att utveckla verksamheten.

Rollens varande eller icke-varande har sedan en tid varit uppe för debatt, vad tänker du kring det?

– Kvalitetsarbetet i välutvecklade verksamheter är inte en isolerad gren utan är tvärtom fullständigt integrerat i verksamheten. Men med det sagt bör ansvaret kring att driva det ligga på en central funktion. Verksamheterna behöver den typen av stöd i förbättringsarbetet.

Vad är de största utmaningarna på din arbetsplats just nu?

– I och med att vi var 160 personer för åtta år sedan och nu drygt 300, så är utmaningen att bibehålla men också fortsätta att utveckla kvaliteten i den här stora tillväxtresan vi är inne på. Ett exempel är att vi har köpt upp ett finskt terminalbolag och ett finskt åkeri. Rent praktiskt handlar det om att integrera vårt ledningssystem i den här förvärvade företagen. Här finns det goda chanser att lära oss av varandra och vaska fram våra respektive guldkorn.

Vad är nyckeln till en framgångsrik förbättringsresa?

– Jag tror att nyckeln till en framgångsrik förbättring är att inte ta allt så personligt. Vi behöver vara nyfikna och kunna ifrågasätta varandra utan att man tar synpunkterna fel. En annan sak är att vi behöver kunna göra avvikelserapporter och riskobservationer om man hittar fel, men det finns fortfarande personer som tycker att det är jobbigt att få en avvikelse. Den mentaliteten måste vi bort ifrån.

Hur skapar du medarbetarengagemang kring kvalitetsfrågor?

– Det handlar om att skapa delaktighet och förståelse. Att man frågar efter, men framförallt också lyssnar på förbättringsförslag – och att man alltid säkerställer en återkoppling. Man kanske får in tio förslag där åtta inte är genomförbara, då är det enormt viktigt att tacka för engagemanget och tydligt informera om varför just de förslagen inte fungerade.

Vilka metoder och verktyg använder du i ditt arbete?

– Vi bygger in så kallade ärendeflöden i vårt ledningssystem. Varje flöde har ett styrt arbetssätt. Vi har flöden för leverantörsbedömningar, flöden för kundundersökningar, med mera. Det gör att arbetet alltid är enhetligt och det blir också lättare att ta fram statistik inför utvärderingar.

Hur ser du på balansen mellan struktur och kultur?

– Jag tror att kulturen är viktigare för en organisation än strukturen, men jag tror att en god struktur har potential att höja kulturen. Exempelvis är det viktigt att man har processkartläggningar och rutiner, men det viktigaste är att vi alla jobbar på rätt sätt. Inte att allt finns skriftligt.

Vilket konkret resultat har kvalitetsarbetet gett upphov till?

– Nu ser jag att hela vår organisation äntligen ser nyttan av bra processkartläggningar. Förut var det kanske inte ett begrepp som många gick igång på, men nu hör avdelningarna självmant av sig och säger att de vill se över sina processer.

Hur arbetar du värdeskapande?

– Man behöver vara noga med att konstant påminna sig om vilket syfte en förbättringsresa har. Om man hela tiden frågar sig ”vart vill jag nå?”, då kommer man fokusera på aktiviteter som är värdeskapande. Våga ifrågasätta dig själv och andra för att komma ihåg vad målet är, och våga prova olika vägar för att nå dit.