Hitta dolda felen bakom symtomen – 8 steg för att bygga systemkartor

En känd trio är till exempel: tid, kostnad och kvalitet.

Har du problem med att hålla tiden, ekonomin eller kvaliteten i styr så kommer det troligen märkas negativt i verksamheten.

Ritar du en triangel med ett av orden i varje hörn får du en systemkarta. Har du problem med ett av hörnen så kommer det troligen att påverka de andra två också.

– Jag börjar med helheten, jag får en känsla, jag kollar på tid, kostnad och kvalitet.

Systemfelet på byggarbetsplatsen och detektivarbete i åtta steg

På en byggarbetsplats har cheferna insett att de inte kommer att kunna nå deadline och projektet kantas av problem där de som ska sätta kaklet utsetts till problemet. Så för att förstå vad som går fel har de tagit in förändringsledningsexperten Jan Stefors.

Han går runt på bygget och observerar situationen.

– Jag började gräva i det och gick runt ute på bygget för att prata med medarbetarna. Snackar lite med dem, ställer rätt frågor, till exempel ”hur är det?”, ”är det för stressigt eller?”. Sedan börjar de berätta: ”Ja, men vi har inte tillräckligt med folk.” Och då går jag tillbaka och gör en enkel kalkyl. Så ser jag och konstaterar att det saknas tolv elektriker.

Triangulering och de tre P:na för att hitta grundorsaken

Det var alltså inte kakelsättarna som skapat problem utan ett systemfel där det saknades personer ur en helt annan yrkesgrupp. För att lyckas med detektivjobbet arbetade Jan Stefors enligt åtta hållpunkter.

– Jag börjar med att ta in helheten. Jag bildar mig en uppfattning om situationen för alla ord i triangeln tid, kostnad och kvalitet, säger Jan Stefors.

– Sedan fortsätter jag med en annan triangulering: se, höra, känna. Vad är det jag ser? Vad är det jag hör? Vad är det jag känner? Och sedan går jag runt och pratar: Hur är det där ute? För de som är på plats på golvet förstår verksamheten bäst.

Han återvänder till systemkartan: se, höra, känna. Hur ser medarbetarna på verksamheten? Vad hör och känner de?

Sedan fortsätter han och ser hur det står till med de ”tre P:na” i verksamheten, alltså: person, process, produkt.

Snabb förändring, tillit och att svara på ”what’s in it for me?”

– Vid det laget har jag information nog att bilda mig en tes om hur läget står till. För att testa tesen använder jag ofta triangeln: inåt, utåt, framåt. Min process börjar då med att jag går inåt för att hitta vad jag tror. Sedan går jag utåt till en annan person, gärna nyckelpersoner i organisationen – vilket oftast betyder de informella ledarna. Efter att jag checkat av att min och medarbetarnas bild stämmer tar vi arbetet framåt, säger Jan Stefors.

När han samlat medarbetarna och hittat vad han och de tillsammans tror problemet består av testar han tesen genom att försöka hitta saker som talar emot den. Sedan går han till cheferna som blir en del i arbetet med att ta fram och sedan verkställa eventuella lösningar.

– Det gäller att jobba snabbt. Du är kanske i ett läge där det håller på att tippa över en viktig grej. Så du behöver göra din förändring väldigt snabbt. Det innebär att du behöver få tillit. Bekymret är att de inte alltid lyssnar på en chef utan tänker ”what’s in it for me?”. Det gäller att kunna svara på den frågan.

För honom, som förändringsledare, handlar det om att vara en katalysator för förändring – inte att komma med lösningar.

– Det är otroligt komplext att hitta vad grundorsaken till problemet är och inte bara gå på symtomen. Det är inte alltid som medarbetare vill säga vad som är fel och ibland håller de tillbaka information av olika anledningar och säger att allt är toppen. Så det gäller att vara uppmärksam.