Så hittar du långsiktiga lösningar på problem: ”Man måste skapa boxen att tänka utanför”

Rädsla för att misslyckas

Inom den offentliga sektorn råder en utbredd rädsla för att misslyckas, vilket hindrar kreativitet. Långa ledtider, byråkrati och en organisationskultur som begränsar innovation gör det enklare att säga ”nej” istället för ”ja”.

– Generellt inom både den privata och offentliga sektorn blir det sällan något av initiativen då man inte tittar på hur man fattar beslut i slutändan. När beslutsfattaren får ett underlag med stora luckor blir svaret ofta nej, säger Fredrik Heghammar.

– Ibland faller det på något så banalt som formatet.

Inom den privata sektorn råder det snarare en trendhets – att vara först med det nya i förhållande till sina konkurrenter.

– Jag får ofta frågan: ”Hur gjorde de på Google?” Men det är irrelevant – ni har inte Googles förutsättningar. Det är bättre att jämföra med den egna branschen, eller ännu hellre se på vad som redan fungerar internt.

Prestige hämmar innovation

Inom många sektorer ses samarbete som något utmanande för den egna professionen, menar Heghammar.

– Man kan säkert vara jättebra på sitt yrke men det finns inget som slår att blanda in fler perspektiv.

För att verkligen komma fram till långsiktiga lösningar måste man ha kunskap om organisationens förutsättningar och förstå problemet – innan man planerar lösningen. Heghammar lyfter fram Alberto Savoias citat ”Build the right it, before you built it right”, eller som han själv uttrycker det: ”Skapa boxen att tänka utanför”.

– Man måste börja med att ha all fakta på bordet och ställa sig frågan ”Hur fattar vi beslut på det här?”. Om det är något man själva ska ta fram inom organisationen måste man se vad kan vi göra själva, var behöver vi ta in hjälp? Var behöver vi skapa en samsyn?

– Där finns det ju många hjälpmedel och metoder för att skapa samsyn. Jag tycker att det är viktigt att arbeta med kriterier för att få samsyn och få kvalitativa data snabbt. Sen så måste man hålla sig till ett format för annars kan du inte jämföra äpplen med päron, både stora och komplexa grejer och små kan ju ha samma impact, det vet man ju inte.

Det är också viktigt att arbeta med att ställa riktade frågor, där de berör, istället för via mellanhänder som inte är insatta.

– Jag jobbade i flygbranschen tidigare där de tog in konsulter som skulle titta på verkstaden och se hur vi får ner ledtiderna hit och dit och de kom fram till att det är tvätten det är kö. De köpte in en massa lådor utifrån en uträknad formel för hur många lådor vi hade. Allt raserade totalt när de köpte in fler lådor och det var totalkaos. De hade kunnat fråga oss som jobbade där istället, vi kunnat svara på en minut.

För att lyckas behöver man se till att skapa incitament hos medarbetarna att faktiskt involvera sig i verksamhetens utveckling.

– Transparens och återkoppling är avgörande för att skapa engagemang, säger Fredrik Heghammar.

Tydliga ramar inte en begränsning

Han lyfter fram att den offentliga sektorns tydliga ramar inte behöver vara en begränsning i sig.

– Offentlig sektor har unika förutsättningar för utveckling och innovation just eftersom den verkar inom tydliga ramar. De lagar, regler och riktlinjer som styr verksamheten fungerar som en tydlig “box” – man vet exakt vad som är tillåtet och vad som inte är det.

– Strukturen skapar en naturlig startpunkt för kreativitet. När gränserna är klara blir det enklare att tänka nytt, hitta smarta lösningar och utmana invanda arbetssätt inom de givna ramarna. Där många privata organisationer först måste definiera sina spelregler, kan offentlig sektor direkt fokusera på att tänka utanför den redan existerande boxen.