Inga produkter i varukorgen.
Dolda IT-kostnaderna – det lägger du pengar på utan att veta om det
Styrning
”IT-kostnaderna i många bolag är som en svart låda”, menar Jonas Olsson, Nordenchef på konsultbolaget Nagarro. Han jobbar för att kartlägga vart våra pengar egentligen tar vägen och hur vi leder tillbaka dem till rätt ställe.
Förr bestod IT-kostnaderna i ett bolag av en dator och internetuppkoppling. Idag genomsyrar det digitala stora delar av våra verksamheter. Skiftet har lett till en förvirring för vad som egentligen ingår i IT-kostnader och i förlängningen vad saker egentligen kostar.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Sedan en tid tillbaka befinner vi oss i ett paradigmskifte där vi måste börja se på IT-kostnader som en central del i vår verksamhet snarare än bara en IT-avdelning, säger Jonas Olsson.
Han beskriver hur utgifterna kan springa i väg när ”högerhanden inte vet vad vänsterhanden gör”. Till exempel lägger 22 procent av organisationer pengar på onödiga licensavgifter enligt Nagarros egen undersökning.
Möjliga slukhålen i din ekonomi
– Kanske har koncernen köpt licens för ett verktyg. Samtidigt vet en annan del av organisationen inte om detta och köper samma licens för samma verktyg igen. Det är ett problem som vi ser gång på gång.
Andra exempel på ”dolda” kostnader som företag ofta missar är enligt Jonas Olsson: löpande eller introducerande utbildningar, kostnader för datamigreringar, anpassningar av system och inhyrning av konsulter.
Hur vanligt är det att företag saknar kontroll över sina IT-kostnader?
– Väldigt vanligt, ofta blir IT-kostnader som en svart låda på företag där innehållet är utspritt på olika avdelningar. Det farliga är att många tror att de har kostnadskontroll när de egentligen inte har det, vilket kan leda till att allt blir dyrare än planerat.
Så gör du för att få översikt
För att plocka upp dolda kostnader ur den ”svart lådan” och skapa transparens i verksamheten behöver man se över sin budget och vilka poster som egentligen bör räknas som IT-kostnader. För att komma i gång med sorteringen rekommenderar Jonas Olsson att lägga in berörda räkenskaper till en AI som får ge förslag på vad som är IT-kostnader och inte.
– När du fått en verklig bild av verksamheten kan du börja analysera och prioritera, koppla kostnader till ansvar och sedan till mål och strategier. Då får du en verksamhet som du kan följa upp, justera och som inte uppfinner hjulet om och om igen.
För att förebygga dolda kostnader menar han att vi ska dra ett rött kryss över stuprörsorganisationen och i stället jobba tvärfunktionellt.
– Det är en ögonöppnare, ofta när vi kommer in i företag och ska rodda i kostnaderna har den ena delen sällan koll på den andra. Ofta finns det en brist på översikt över vilken avdelning som ansvarar för vilka kostnader där vissa inte ens tänker att de jobbar med IT fastän de gör det.
”Vissa tänker inte ens på att de jobbar med IT”
Som exempel tar han upp HR-avdelningen.
– De på HR-avdelningen tänker att de bara jobbar med HR och inte IT. Så när möten diskuterar IT tänker HR-chefen att hen inte ska vara med, men egentligen är det hen som har bäst insikt i deras systems begränsningar och möjligheter.
Trots osäkra tider med tullar, krig och inflation hävdar Jonas Olsson att vi ändå bör fortsätta investera i digitalisering.
– Det är ett område där man kan få stora resultat utan att nödvändigtvis investera jättemycket. Gör man rätt och har en bra kostnadskontroll kan man jobba i mindre steg för att kontinuerligt bedöma situationen. På det viset kan man effektivisera och säkra sin organisation även i oroliga tider.
