Full koll på kunskapsflödet

Manpower Business Solutions jobbar med outsourcing. Det innebär att de tar över hela ansvaret för tekniska och administrativa funktioner på andra företag, som exempelvis installation och service av skrivare, hantering av ekonomiadministration eller kundtjänst. Affärsidén går ut på att kunna erbjuda dessa tjänster med bättre leveranssäkerhet och till lägre kostnader för kunden. Här spelar ledningssystemet en viktig roll.

– Kunderna köper en tjänst av oss och vi kan inte förlita oss på att det ”råkar” bli bra. Vi måste styra våra arbetssätt så att vi jobbar på det sätt som är bäst för både kunden och oss, förklarar Lottie Malmqvist.

Medvetna val

Ledningssystemet, eller arbetssättet som Lottie Malmqvist föredrar att kalla det, är ständigt under utveckling. Genom ett webbaserat system kan alla medarbetare skicka in synpunkter eller föreslå förbättringar och man arbetar också systematiskt med att utvärdera och följa upp hur kunden på alla nivåer i företaget upplever deras tjänster och vad som kan förbättras.

En av de största utmaningarna för Manpower Business Solutions är att de arbetar med en blandad verksamhet och många olika typer av kunder som alla har olika policies och mål. Lottie Malmqvist berättar att de försöker att arbeta så enhetligt som det går, men att det ibland är nödvändigt att göra speciallösningar för vissa kunder. Men med ledningssystemet i ryggen är det lättare att se kundernas behov på ett objektivt sätt och göra medvetna val, konstaterar hon.

Samlar godbitarna

De skiftande verksamheterna som Manpower Business Solutions kommer i kontakt med är också en av drivkrafterna i förbättringsarbetet. Att hela tiden ligga steget före och se till att dra nytta av det kunskapsflöde som de olika verksamheterna sitter i.

– Vår styrka är den erfarenhet vi bygger upp genom att arbeta med många olika kunder. Vi kan samla godbitar från alla våra kunder och använda dem för att hela tiden utveckla vårt arbetssätt, berättar Lottie Malmqvist.

Hon konstaterar att en stor fördel med ledningssystemet är att det gör det lättare att ta tillvara på all den kunskap som medarbetarna besitter. För ett tjänsteföretag där mycket av företagets resurser ligger i den kunskap som medarbetarna besitter är det extra viktigt att hitta system så att kunskapen inte går förlorad när en medarbetare byter jobb.

Koka ned informationen

Dessutom är det ett effektivt sätt att hålla ordning på all information som strömmar genom företaget som i sin tur sparar mycket tid och dubbelarbete. Detta tror hon är en viktig orsak till att allt fler tjänsteföretag börjat intressera sig för att bygg upp ledningssystem enligt ISO 9001.

– Folk orkar inte ta åt sig all information, därför är det nödvändigt att koka ned den till hanterbar nivå, förklarar hon. Att hitta mallar för hur man ska jobba och skapa ordning och reda i allt flöde så att man får ut något vettigt av det.

I det ledningssystem som Manpower Business Solutions byggt upp ingår både kvalitet, arbetsmiljö, miljö och informationssäkerhet. Det är också certifierat enligt kraven i ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001, något som verksamhetutvecklingschef Jan Holmlund ser många fördelar med.

Hålla systemet levande

– En certifiering ger mer stöttning och skapar mer driv i organisationen, säger han och påpekar också att det dessutom ger kunderna tryggheten att de tjänster de levererar kontrolleras av en utomstående part.

Revisorerna, både de interna och de externa, har en stor roll i att se till att systemet uppfyller alla normer och krav. Men Jan Holmlund betonar att en av de avgörande faktorerna för att hålla liv i ledningssystemet medarbetarna själva ser möjligheterna med det.

– Det är viktigt att tidigt visa på nyttan med systemet, poängterar han. När medarbetarna ser att de själva har nytta av att utveckla systemet kommer de också att bli engagerade. Och det är först då, med ett engagemang från de som ska använda det, som ledningssystemet kan bli levande.