Lär dig mejla med vett och etikett

Olle Bälter, docent i människa-datorinteraktion och it-forskare på KTH, står bakom boken Effektivare e-post som ges ut av Studentlitteratur och riktar sig till både enskilda e-postanvändare som till systemansvariga.

– Eftersom e-post är så enkelt att skriva, distribuera och lagra tenderar vi att överutnyttja dessa fördelar, vilket resulterar i intensiv mejltrafik och överfulla brevkorgar och mejlservrar. Den stora informationsmängden ökar risken för att viktiga meddelanden blir liggande olästa. Men det finns enkla handgrepp som både avsändare och mottagare kan ta till för att bringa lite ordning i flödet, säger Olle Bälter.

Hans tips är att skaffa en enkel struktur för att hålla ordning på sin inkommande post och att sätta av en eller ett par stunder under arbetsdagen då du läser och besvarar e-posten. Vill du få snabba svar ska du dessutom tänka på din egen kommunikation och underlätta för mottagaren.

– Då gäller det att skriva kort, väldigt kort. Idealet är att få frågan att rymmas på ämnesraden. Vidare bör du hålla dig till ett ämne i varje brev och, om möjligt, undvika att skicka med bilagor, det är ju inte alla som kan läsa alla sorters filer, säger han och påpekar att det finns skäl att se över mejlrutinerna på organisationsnivå.