6 misstag organisationer gör när de köper in ekonomitjänster

Att se över och upphandla ekonomitjänster är en process som många organisationer underskattar. De sex misstagen nedan är vanligare än de borde vara – och samtliga går att undvika med rätt förberedelse.

1. Du frågar för få leverantörer

Det absolut vanligaste misstaget är att ni kanske ringer två byråer, väljer den som verkar trevligast och skriver på. Klart.

Problemet är att utan ett bredare underlag saknar du referenspunkter. Du vet inte om priset är rimligt, om scopet är branschstandard eller om det finns en byrå som passar er väsentligt bättre – för halva kostnaden.

Tumregeln bör vara minst tre till fem offerter. Det låter tidskrävande, men behöver inte vara det. Tjänster som Ekonomitjänster låter dig samla in upp till fem offerter från matchade leverantörer med ett enda formulär – utan att du själv behöver jaga upp byråerna en efter en.

2. Kravspecifikationen är för vag

”Vi behöver hjälp med bokföringen” är inte en kravspecifikation. Det är en öppning för missförstånd.

När underlaget är otydligt händer en av två saker: antingen lämnar byråerna offerter som inte går att jämföra rättvist, eller så prissätter de högt för att täcka osäkerheten. Båda utfallen missgynnar dig.

En bra kravspecifikation bör innehålla:

• Antal verifikationer per månad (ungefärligt)
• Om lönehantering ingår, och för hur många anställda
• Vilket affärssystem ni använder eller planerar att använda
• Om ni behöver hjälp med årsredovisning och deklaration
• Eventuella branschspecifika krav (exempelvis hantverksmoms, EU-handel, koncernredovisning)

Det tar en timme att sätta ihop. Den timmen sparar ni mångdubbelt i onödiga uppföljningsfrågor och felprissatta avtal.

3. Ni matchar inte leverantörens storlek mot er organisation

Ett bolag med fyra anställda och en enkel verksamhet behöver inte en av de fyra stora revisionsbyråerna. Och ett medelstort tillverkningsbolag med komplex redovisning bör förmodligen inte förlita sig på en enmanskonsult som driver byrå vid sidan av annat.

Storleksmatchningen handlar om mer än prestige. Den påverkar direkt hur prioriterad kund du blir, vilken kompetens du får tillgång till och hur snabbt saker löser sig när det uppstår problem.

Som riktlinje brukar det fungera så här:

• Mikrobolag och enmansföretag mår bäst med en mindre lokal byrå där en och samma person känner er verksamhet utan och innan.
• Tillväxtbolag med 10–50 anställda behöver en byrå med lite bredd – kapabel att hantera inte bara löpande bokföring utan även rådgivning kring skatt, tillväxtfinansiering och eventuell internationaliseringshjälp.
• Medelstora och stora organisationer med mer komplex verksamhet behöver leverantörer med specialistkompetens, tydliga processer och resurser nog att faktiskt hålla deadlines.

Väljer du för liten byrå riskerar du att växa ifrån dem. Väljer du för stor riskerar du att bli en liten kund som ingen senior rådgivare bryr sig om.

4. Ni fastnar i timpriset

En byrå som fakturerar 950 kronor i timmen och tar 40 timmar på bokslutet kostar mer än en som tar 1 200 kronor men klar på 25 timmar.

Det uppenbara exemplet. Men ändå är timpriset fortfarande det enskilt vanligaste sättet chefer jämför ekonomileverantörer – trots att det säger nästan ingenting om den faktiska kostnaden.

Det är bättre att be om fast pris per tjänst, eller åtminstone en tydlig uppskattning av tidsåtgång. Fråga specifikt: vad ingår, vad faktureras extra, och hur hanteras det om volymen ökar under ett kvartal?

En byrå som inte kan svara på de frågorna utan att skicka tillbaka med ”det beror på” är sannolikt inte en byrå som kommunicerar tydligt heller.

5. Ni missar bransch- och systemkompetensen

Redovisning är inte generisk. En byrå med djup erfarenhet av byggbolag förstår ROT-avdrag, projektredovisning och faktureringscykler på ett sätt som en generalist inte gör. Detsamma gäller e-handelsbolag med momshantering i flera länder, vårdsektorn med sin specifika tillståndshantering, eller tillverkningsbolag med lagerredovisning.

Systemvana är lika viktigt. Om ni kör Fortnox men byrån är vana vid Visma Administration och inte har djupare Fortnox-kunskaper, läggs onödig tid på upplärning – som ni i praktiken betalar för.

Ställ alltid frågan: hur många av era befintliga kunder liknar oss till bransch och storlek? En seriös byrå svarar gärna på det. En byrå som svarar vagt bör ni notera.

6. Ni underskattar relationen

Ekonomitjänster är inte ett engångsköp. Det är ett löpande samarbete som i bästa fall sträcker sig över år – och som involverar en av organisationens mest känsliga funktioner.

Det innebär att mjuka faktorer spelar en roll som sällan framgår av en offert. Hur snabbt svarar de på mejl? Har ni en fast kontaktperson, eller slussas ni runt? Hur hanterar de det när de har gjort ett misstag – erkänner de det direkt, eller skyler de på externa faktorer?

De här frågorna är svåra att besvara utifrån ett offertdokument. Därför bör ni alltid boka ett kortare möte eller samtal med de byråer ni överväger på allvar – innan ni skriver på. En halvtimme räcker ofta för att bilda sig en uppfattning om kommunikationsstil och om personkemin känns rätt.

En byrå som är otålig, undviker att svara rakt eller inte visar intresse för er verksamhet i den fasen lär inte bli bättre när ni väl är betalande kund.

Checklista innan ni bestämmer er

Innan ni väljer leverantör bör ni kunna svara ja på följande:

• Har vi fått minst tre jämförbara offerter?
• Har vi skickat en tydlig kravspecifikation till samtliga?
• Har vi frågat om branscherfarenhet och systemvana?
• Stämmer byråns storlek med vår organisations behov?
• Har vi träffat eller pratat med dem – inte bara läst offerten?

Fem jakande svar är ett rimligt minimikrav för att fatta ett välgrundat beslut.