Så blir du bäst på projektstyrning

Bakom tipsen ligger en undersökning genomförd bland 315 företag runt om i världen. Beställare av undersökningen som genomfördes mellan november 2009 och januari 2010, är affärssystemleverantören Maconomy. I undersökningen har företagen identifierat de mest framgångsrika metoderna för projektstyrning. Här är listan:

1. Förankra en projektprocess

Undersökningen visar att många företag som har problem med sin projekthantering har det på grund av att processen för projektstyrning inte förankrats i hela organisationen. En bättre förankring ökar förståelsen och säkrar kvalitén i alla projekt. Det bidrar också till att viktig information om projekten blir tillgänglig för hela företaget.

2. Ha rätt verktyg som kan användas av alla

Genom att använda rätt projektverktyg fick företagen bättre kontroll och styrning i projektens olika faser. Men det räcker inte med att ha rätt verktyg, de måste även användas av samtliga berörda. De företagen som presterade bäst i undersökningen var just de som flitigast använde sig av projektstyrningsverktyg.

3. Håll intressenter informerade

De som presterade sämst i undersökningen var även sämst på att informera projektens intressenter. Detta sammanföll ofta med att det saknades en väl fungerande lösning för projektstyrning. När intressenterna saknar information försvinner även möjligheterna att proaktivt ingripa i projektet. Det gör det dessutom svårare för företaget att på ett tidigt stadium se vad som eventuellt kan gå fel i ett projekt.

4. Förbered eventuella motgångar

Det finns en tydlig koppling i undersökningen mellan de företag som presterade dåligt och de företag som missade att i förväg planera hur de skulle hantera eventuella problem i projektet. Avsaknad av handlingsplan gör det svårare att driva projekten vidare vid problem. De företag som presterade bäst var skickliga på att just i förväg identifiera eventuella blockeringar och minimera risken för exempelvis förseningar.

5. Involvera samtliga

Undersökningen visar även vikten av att alla avdelningar i företaget samarbetar effektivt. Då är det lättare att identifiera faktorer som kan påverka projektet negativt eller på ett tidigt stadium hitta eventuella negativa följdeffekter av projektet. Med ett projektstyrningsverktyg för effektiv kommunikation mellan avdelningarna ökar transparensen och det viktiga samarbetet.