Guide: Så kartlägger du din leverantörskedja – steg för steg

Samtidigt ökar trycket från omvärlden. Nya EU-regler som ekodesignförordningen ESPR, batteriförordningen och kommande due diligence-lagstiftning ställer ökade krav på spårbarhet och transparens i värdekedjan. Företag som sätter produkter på EU-marknaden blir i praktiken ansvariga för hur produkterna produceras – även i tidigare led hos leverantörer.

Det innebär att organisationer behöver veta betydligt mer om sina leverantörer än tidigare.

Det förändrade omvärldsläget har också gjort leverantörskedjor till en strategisk fråga. Geopolitiska konflikter, handelshinder och störningar i globala transporter har visat hur sårbara många leveranskedjor är.

– Många organisationer sitter med globala leverantörskedjor som de är helt beroende av. Då blir frågor om leveranstrygghet centrala – hur vet vi att våra leverantörer faktiskt kan fortsätta leverera? säger Melissa More.

Hon menar att transparens i leverantörskedjan är en viktig del av lösningen.

– Har du koll på din leverantörskedja och arbetar med seriösa leverantörer bidrar det också till en stabilare leveransförmåga.

Den vanligaste utmaningen för att kartlägga leverantörskedjan är omfattningen. Många företag har hundratals eller tusentals leverantörer, ofta i flera led. Att försöka kartlägga allt i detalj från början är för de allra flesta inte möjligt.

Börja med risk

I stället bör arbetet utgå från risk.

– Det är inte realistiskt att ha detaljkoll på alla flöden. Man måste jobba riskbaserat och prioritera vilka leverantörer och material som är viktigast att granska, säger Melissa More.

Riskanalysen bör väga samman flera faktorer. Dels hur kritisk leverantören är för verksamheten och leveransförmågan. Dels vilka hållbarhetsrisker som finns i landet eller branschen där leverantören verkar.

En liten komponent kan exempelvis innebära stora risker även om den bara utgör en mycket liten del av slutprodukten. Melissa More lyfter som exempel råvaror från gruvor i Afrika.

– I vissa produkter, till exempel elektronik, ingår mineraler som klassats som ’konfliktmineraler’ där utvinning finansierar väpnade konflikter, samt innebär risker för miljö och människa. Dessa behöver identifieras i en riskanalys,  även om de är långt ner i leveranskedjan, säger hon.

En vanlig fallgrop när man inser omfattningen är att organisationer blir överväldigade av uppgiften.

– Många inser hur många leverantörer de har och tänker att det här är för stort. Då finns en risk att man antingen inte gör något alls eller gör arbetet väldigt ytligt.

Så man ska börja brett, men sedan snabbt prioritera.

– Gör en första riskanalys över hela leverantörsbasen. Sedan kan man fokusera på de leverantörer där riskerna faktiskt är störst.

Tre områden att prioritera

När prioriteringen är gjord behöver organisationen samla in information om de leverantörer som identifierats som mest kritiska. Vilken information som är relevant beror på vad leverantören levererar, men vanligtvis handlar det om tre områden:

• miljö och klimatpåverkan,
• arbetsvillkor och mänskliga rättigheter samt
• affärsetik och regelefterlevnad.

Det kan också handla om spårbarhet i råvaror och material, exempelvis ursprung, kemiskt innehåll eller klimatpåverkan i produktionen.

Informationen samlas ofta in via frågeformulär eller självskattningar. Och leverantörernas egna svar räcker sällan som enda källa.

– Man ska inte nöja sig med att leverantören säger att allt fungerar. Man behöver också använda externa analyser av risker i olika länder och branscher, säger Melissa More.

Viktigt med oberoende

Sådana analyser finns hos oberoende internationella organisationer, myndighetssamarbeten och branschinitiativ, exempelvis, regionernas samverkan i Hållbar Upphandling och Responsible Minerals Initiative RMI.

Som sagt så sker arbetet i första hand genom dialog med leverantörerna. Målet är inte i första hand kontroll, utan att skapa ett gemensamt ansvar.

– Första steget är ofta nyfikenhet och dialog. Man visar att frågor om miljö, arbetsvillkor och ansvar är viktiga för oss när vi väljer leverantör, säger Melissa More.

Digitala system kan också vara ett viktigt stöd i arbetet. Många organisationer använder idag verktyg som visualiserar leverantörskedjor och kopplar leverantörsdata till riskinformation om olika länder och branscher.

– Systemen kan hjälpa till att identifiera så kallade red flags i leverantörskedjan, alltså var det finns förhöjda risker, säger Melissa More.

I många system ingår standardiserade flöde inklusive riskanalys, självskattningsformulär och så kallade corrective action plans för leverantörerna.

– För leverantören kan det bli övermäktigt om varje kund skickar olika formulär. Ju mer standardiserat arbetet är, desto enklare blir det för alla.

En vanlig fallgrop är att skapa ett separat hållbarhetsarbete vid sidan av organisationens ordinarie processer. Det riskerar att bli administrativt tungt och svårt att hålla levande.

Integrera i ledningssystemet

I stället bör kartläggningen integreras i befintliga risk- och ledningssystem. De flesta organisationer har redan strukturer för att identifiera, hantera och följa upp risker. Leverantörsbedömning bör också vara en naturlig del av inköpsprocessen, där miljö, mänskliga rättigheter och affärsetik vägs in tillsammans med pris, kvalitet och leveransförmåga.

– När man får ett systematiskt arbetssätt kring leverantörskedjan kan det förbättra samarbetet mellan exempelvis inköp, kvalitet och hållbarhet, säger Melissa More.

Bättre insyn hos leverantörer ger även en öppning för nya affärsmöjligheter som kostnadsbesparingar, effektiviseringar, innovation tillsammans med leverantörer kring nya affärsmodeller eller samarbete kring till exempel produktutveckling eller transportflöden Resultatet blir ofta både högre leveranssäkerhet och starkare varumärke.

– Har du koll på din leverantörskedja kan du identifiera risker och möjligheter tidigt och göra mer medvetna inköpsbeslut, säger Melissa More. Leverantörer som arbetar strukturerat med hållbarhet är ofta också mer stabila och tillförlitliga över tid. Sammantaget stärker det både resiliensen i leveranskedjan och kvaliteten i slutleveransen.

Fem steg för att kartlägga leverantörskedjan

• 1. Skapa en överblick över leverantörsbasen

Börja med att samla grundläggande information om leverantörer, materialflöden och komponenter. Målet är att förstå hur värdekedjan ser ut, vilka aktörer som är involverade och var i kedjan de största beroendena finns.

• 2. Genomför en övergripande riskanalys

Analysera vilka leverantörer och flöden som innebär störst risk. Bedöm både affärsrisker – exempelvis kritiska komponenter eller leveransberoenden – och hållbarhetsrisker kopplade till geografi, bransch eller råvara.

• 3. Prioritera kritiska leverantörer och material

Fokusera på de leverantörer där en brist skulle få störst konsekvenser för kvalitet, leveransförmåga eller varumärke. Bedöm även leverantörens mognad, styrning och förmåga att hantera hållbarhetskrav.

• 4. Samla in och verifiera information

Be leverantörer besvara strukturerade frågor om miljö, arbetsvillkor och affärsetik. Säkerställ även spårbarhet i råvaror och material, exempelvis ursprung, kemiskt innehåll och klimatpåverkan. Komplettera leverantörernas uppgifter med externa riskanalyser från oberoende internationella organisationer, myndighetssamarbeten och branschinitiativ.

• 5. Följ upp och integrera arbetet i ledningssystemet

Följ upp där riskerna är störst, till exempel genom revisioner eller leverantörsbesök. Integrera leverantörsbedömning i organisationens befintliga riskhantering, leverantörsutvärdering och inköpsprocesser så att arbetet blir en naturlig del av kvalitets- och hållbarhetsstyrningen.