För mycket effektivitet hindrar organisationens utveckling

Kundorientering och effektivitet kännetecknar dagens arbetsliv. Men man kan inte bara effektivisera. Ett företag som saknar utrymme för kreativitet och reflektion mår inte bra i längden.

Många människor känner sig stressade på jobbet. I Sverige är cirka 15 procent av befolkningen mellan 20-64 år borta från jobbet på grund av ohälsa (Rydh-utredningen).

Peter Docherty, ATK Arbetsliv ingår i en forskargrupp som tittat på hur man ska skapa en hållbar arbetslivsutveckling i Europa. Andra upplagan av boken ”Creating Sustainable Work System” kommer ut våren 2008. Forskningen rör sig på ett övergripande plan kring frågor som en hållbar samhällsutveckling utifrån ekonomi, ekologi och sociala frågor, men byter också nivå och tittar på utvecklingen utifrån den enskilda medarbetarens och organisationens perspektiv. Utifrån den aspekten är en av de grundläggande saker som gruppen utgått ifrån är att människor måste trivas på jobbet om de ska hålla sig friska. Trivs gör de om arbetet är organiserat så att de förstår vad de ska göra och varför. De måste ha resurser, befogenheter och utbildning för att genomföra sina uppgifter och att tycka att vad de gör är meningsfullt.

Statisk och dynamisk

Enligt Peter Docherty kan man dela upp en verksamhets effektivitet i en statisk och en dynamisk del. Den statiska delen är det som handlar om produktivitet, att jobba med kvalitet mot kund och att göra ett ekonomiskt bra resultat. Den dynamiska delen handlar om organisationens kompetens och anpassningsförmåga, dess flexibilitet och innovationsförmåga.

För att skapa en hållbar organisation både på lång och kort sikt behöver man ta hänsyn till både de statiska och dynamiska processerna.

Gått från medarbetare till kund

Men en sak som hänt de senaste årtiondena är att man glömt bort delar av den dynamiska processen genom att fokusera för mycket på effektiviseringar och ökad produktivitet. Genomslag för verktyg som TQM och Lean Production har gjort att många jobbat hårt med att ta bort alla aktiviteter i sin verksamhet som inte har något tydligt kundvärde. Tyngdpunkten har flyttats från ett fokus på medarbetarnas medbestämmande och välmående till att lägga allt större vikt vid kundernas önskemål.

Det har lett till goda resultat men har också inneburit en ökad press på organisationerna och att tiden för reflektion och eftertanke minskat, enligt Peter Docherty.

– Här befinner sig många idag och visst är det viktigt att minimera slöseri, men vi kan inte bara rusa på. För att skapa en hållbar utveckling för människor och organisationer måste vi få tillbaka tid för reflektion och kreativt tänkande.

Tid för lärande

I en alltför tajt organisation finns det inte tid för något annat än att genomföra sina arbetsuppgifter. Det finns ingen tid att reflektera över erfarenheter, ifrågasätta varför processen ser ut som den gör eller komma fram till nya lösningar.

– Bland det löjligaste jag hört var ett svenskt utvecklingsföretag som tyckte att man skulle ta bort fikarummet så att medarbetarna snabbt skulle komma igång och jobba igen. Ofta är det just under fikat som man löser problem och kommer på nya idéer, säger Peter Docherty,

Genom att stimulera de dynamiska processerna får företaget mer kreativa och stimulerade medarbetare. De får också en personal som är mottaglig för att lära sig nya saker. Människor som aldrig stimuleras av nya tankar och idéer har ofta svårare att ta till sig ny information när de verkligen behöver lära sig något nytt, vilket förr eller senare brukar bli verklighet i de flesta organisationer. Det kan exempelvis handlar om ett nytt datasystem, eller att man ska börja jobba utifrån en ny process.

Att lyfta fram dynamiska processer och ett hållbart lärande handlar inte om att alla anställda ska läsa tjocka böcker, utan om att de ska få tid till att reflektera.

– Det måste finnas en balans mellan olika intressen, mellan kund och medarbetare, effektivitet i produktionen och kreativt utrymme. Jag tycker att det är oerhört viktigt att man slutar att se effektivitet och tid för eftertanke som motsatsförhållanden, säger Peter Docherty.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.

Det senaste