Guide: Här är Martins modell för leverantörsutveckling

Jag är skeptisk till detta tillvägagångssätt och har upptäckt att när en leverantör brister så beror det inte alltid bara på leverantören, en del rotorsaker står ofta att finna inom den egna organisationen. Denna insikt har fått mig att utveckla min egen modell för leverantörsutveckling och eftersom det var jag som kom på den kallar jag den för Martins modell.

Som med mycket kvalitetsarbete är grunden Demings förbättringscykel: Plan-Do-Check-Act:

Plan

1. Välj rätt leverantör från början

2. Styr rätt jobb till rätt leverantör

Do

3. Ge leverantören rätt förutsättningar

4. Följ din process för produkt- och processkvalificering

Check

5. Identifiera lågpresterande leverantörer

6. Kravställ, utbilda, coacha och följ upp lågpresterande leverantörer

Act

7. Avveckla leverantörer som inte vill eller kan utvecklas.

Så hur gör man?

1. Välj rätt leverantör från början

Involvera inköpskvalitet tidigt när det fortfarande finns möjlighet att påverka. Genomför leverantörsbedömning av potentiella leverantörer. Skrivbordsgranska deras prestanda baserat på tillgänglig information både från öppna källor och genom att ställa konkreta frågor till den potentiella leverantören

Kategorisera dina leverantörer så att du vet vilken leverantör som kan vad. Kanelbullar och raketmotorer brukar kräva olika leverantörer.

Revidera din tilltänkta leverantör för att se hur den faktiskt presterar och vilka styrkor och svagheter den har. Revisionen skall genomföras fysiskt på plats hos leverantörer och lägg mycket tid ute i verksamheten. Go Gemba är ett mycket kraftfullt kvalitetsverktyg, den engelska översättningen: Go, look, see, skall utläsas som: Gå, titta, inse. Konferensrumsrevisioner ger inte den sanna bilden.

Tillämpa faktabaserade beslut och använd den mödosamt insamlade informationen som grund för ditt leverantörsval.

Om du hamnar i ett läge där du blir tvungen att använda en leverantör som inte lever upp till kraven så eskalera ärendet och säkerställ att beslutet tas på tillräckligt hög nivå och att såväl beslut som risk dokumenteras och att en handlingsplan utarbetas för att över tid minska risken. Säkerställ att resurser allokeras för att aktivt jobba med leverantören, det kan krävas mycket arbete på plats hos leverantörer för att coacha och lära upp leverantören. Många organisationer har oändlig riskaptit tills risken väl inträffar, då sjunker riskvilligheten och man letar syndabockar. Tydliga beslut, dokumentation av risken och aktivt riskarbete bryter denna destruktiva kultur.

Säkerställ att inköpskvalitet är med i leverantörsbeslutet så att all kvalitetsinformation beaktas och förstås.

2. Rätt jobb på rätt leverantör

Min kloka kollega Håkan myntade en gång ordspråket: Man kan inte köpa krut hos den lokala bokhandeln. Köper man från fel leverantör så bäddar man för framtida problem.

Kategorisera dina leverantörer så att du dokumenterar vilken förmåga de har:

Leverantör A är duktig på att svarva i rostfritt, maskinparken är optimerad för små detaljer, då är det inte så klokt att lägga inköp av stora frästa detaljer i aluminium hos denna leverantör.

Leverantör B är duktig på att bearbeta stora gjutgods och bör då inte få ordrar på små svarvade detaljer i rostfritt.

Kategorierna varierar mellan olika organisationer, bestäm vilka kategorier som passar i just er organisation.

Genomför en köpberedning och förbered ditt inköp. Vilka potentiella leverantörer finns som bör ingå i upphandlingen? Vilka produktkrav finns? Vad skall vi köpa? Finns det kund- eller kontraktskrav som skall flödas vidare i offertförfrågan? Finns krav på dokumentation, förpackning, informationssäkerhet eller något annat? En checklista kan vara till stor hjälp.

3. Ge leverantören rätt förutsättningar

Säkerställ att tekniskt underlag: Ritningar, specifikationer och andra krav, är kompletta, otvetydiga och möjliga att uppfylla. Om inte vi vet vad vill ha, hur skall då leverantören veta vad de skall leverera?

Var tydlig i din kravförmedling till leverantören, undvik branschspecifika begrepp, förkortningar och egna standarder. Kommunicera i dialogform med leverantörer så att du säkerställer att leverantören verkligen förstått vad du menar. Det är bättre att ställa en fråga för mycket, än att sent i projektet upptäcka att leverantören missförstått. Feasibility review är ett effektivt verktyg som stöttar detta arbete. Vi kommer att kika närmare på detta verktyg i ett kommande nummer av Kvalitetsmagasinet. Kontrollera en extra gång att alla krav inklusive kund-, kontrakts- och projektkrav verkligen kommit med i offertförfrågan.

Arbeta med rena gränssnitt med ett tydligt kund-leverantörsförhållande. Tillhandahållet material, kundägda maskiner och legooperationer leder till oklart ansvar som i sin tur ofelbart ger framtida problem.

Genomför Product Readiness Review, gärna i flera faser och fysiskt på plats hos leverantören. Kontrollera att leverantören har fått fullständigt underlag och har förstått det. Att leverantören har tillgänglig och passande maskinpark, testutrustning , personella resurser, material och infrastruktur på plats. Finns underleverantörskedjan på plats och har testats. Är risker identifierade och hanterade. Även här bör man jobba med checklista.

4. Följ din process

Din process är ditt dokumenterade bästa arbetssätt. Du har lagt ner tid och energi på din process så använd den. Måste det ändå göras undantag, så riskanalysera och jobba aktivt med riskerna.

Använd bara kvalificerade leverantörer, att blanda in leverantörer som inte kvalificerats innebär att du frångår din process och plötsligt tar beslut som inte är faktabaserade.

Genvägar är senvägar, ju mer bråttom du har desto viktigare är det att inte gena och avvika från processen. Har du gott om tid finns det alltid möjlighet att backa tillbaka och ta ett omtag men när det brinner i knutarna finns inte den möjligheten och ett avvik från processen som leder till oönskat resultat kan bli ödesdigert.

5. Identifiera lågpresterande leverantörer

Genomför leverantörsvärderingar för att bevaka leverantörens prestanda. Följ upp KPI:er men fånga även mjuka värden från det dagliga samarbetet: Servicegrad, flexibilitet, bemötande mm. Jobba datadrivet och dokumentera leverantörens prestanda leverantörskort, förhoppningsvis finns det systemstöd i ditt MPS-system, eller ditt supplier managementsystem. Men om systemstödet saknas går det lätt att bygga egna visualiseringar via lämpligt BI-system såsom Qlic, Power BI eller liknade. För det mindre företaget kan Excel fungera. Använd gärna statistiska verktyg för att se mönster och förändringar, men undvika att reagera på brus. För analys över tid använder jag själv gärna styrdiagram med styrgränser och för att rangordna leverantörerna är paretodiagram ett smidigt verktyg. Enligt paretoprincipen, även kallad 80/20-regeln, så kommer du att se att runt 20 % av dina leverantörer står för omkring 80% av störningarna. De är dessa 20% som du skall koncentrera dig på, men det är nog klokt att börja med ännu mindre kanske är tre eller fem leverantörer vad du orkar med att jobba med just nu.

Komplettera din skrivbordsanalys med att besöka leverantörerna fysiskt och genomför leverantörsrevisioner. Revision är en tillämpning av Go Gemba. Frekvensen för leverantörsrevisionerna baseras på risk. Kritiska och lågpresterande leverantörer revideras oftare än mindre kritiska och högpresterande leverantörer.

Eskalera uppåt i organisationen vid problem och identifierade risker. Framgångsrikt kvalitetsarbete kräver ledningens stöd och engagemang.

Nyttja insamlade data för faktabaserade beslut och dokumentera ditt beslut. Låt dina leverantörsteam få tillräcklig tid för att kunna jobba aktivt med leverantörsuppföljning istället för att drunkna i möten och administration

6. Kravställ, utbilda, coacha och följ upp

Tillsätt speciella team som med kort varsel kan kliva in och lösa akuta problem. Oavsett hur bra förebyggande jobb du gjort kommer det att dyka upp problem och då behöver du ditt tiger team med erfarna medarbetare som på plats hos leverantören kan stötta och minska störningen.

Nyttja standardverktygen, kvalitetsverktygslådan innehåller många verktyg som hjälper dig i ditt leverantörsutvecklingsarbete. Erbjud metodstöd för leverantörerna när deras egen förmåga inte räcker till.

Ta fram ett utbildningsprogram för dina leverantörer så att du hjälper dem att växa, behärskar alla dina leverantörer verkligen 8D, 5 Why, AQL, APQP, PPAP, MSA…. Kanske finns det organisations- eller branschspecifika metoder eller dokument som leverantörerna behöver läras upp inom.

Kravställ kvalitetskompetensen hos leverantören. Att kravställa metod är bra, att kravställa kompetens för metoden är mycket bättre. Att fylla i en 8D-blankett är en sak men att förstå 8D-metodiken och tillämpa den så att den verkligen ger ett resultat är en helt annan sak. Genom att bygga gemensam kompetens säkrar man en ömsesidig förståelse och respekt samt lägger grunden för ett effektivt gemensamt förbättringsarbete.

Bygg upp din egen kompetens inom inköpskvalitet, ligg före leverantörerna i kompetensuppbyggnaden. Alla i teamet behöver inte kunna allt, men tillsammans skall gruppen täcka hela kompetensområdet inom inköpskvalitet. Säkerställ att du har några verkligt seniora resurser som kan stätta i de svårare ärendena. Nyttja gärna de etablerade metodikerna som finns inom exempelvis 6σ och Lean.

7. Avveckla leverantörer som inte svarar på stimuli

Trots att du gjort allt rätt kommer du förr eller senare att drabbas av leverantörer som inte följer med i förbättringsresan. Leverantören halkar efter i teknisk utveckling, har negativ KPI-utveckling eller andra problem och trots dina insatser med att stötta leverantörerna så blir det inte bättre. Då måste man våga agera. Att stoppa huvudet i sanden och hoppas att det blir bättre är en dålig strategi.

Första steget är att välja bort leverantören vid nya upphandlingar och kommunicera detta till leverantören. New business on hold är ett kraftfullt budskap som brukar tas på allvar.

Leder detta inte till resultat så är det läge att böja flyttar artiklar från leverantören och kommunicera detta till leverantören. Budskapet: Ni tappar befintliga affärer för att ni presterar för dåligt är ännu tydligare.

Att stanna kvar hos en leverantör som inte möter kraven är dyrt. Reklamationer, leveransförseningar, omarbete, produktionsstillestånd och försämrade kundrelationer är både dyrt och onödigt. Att byta leverantör kan vara kostsamt och arbetskrävande, men alternativet att stanna kvar hos en leverantör som varaktigt underpresterar är ännu dyrare och arbetsamt. Våga ta beslut och visa rådighet.

Slutsats

Leverantörsutveckling handlar inte om att pressa leverantören hårdare, det handlar om att skapa förutsättningar för varaktig ömsesidig framgång och att arbeta datadrivet och konsekvent, tydlig kravställning med konsekvenser när leveransen inte möter överenskomna krav hjälper både leverantören och den egna organisationen. Martins modell ger en struktur för ett arbetssätt dår både kund och leverantör tar ansvar för kvaliteten.

Hur vill du jobba med din leverantörsutveckling? Använda hammare eller inspireras du av Martins modell?

Begreppslista

Gemba är en japansk term som betyder Den verkliga platsen. Att gå ut i verksamheten och titta är ett av de mest kraftfulla kvalitetsverktygen.

Feasibility review är en strukturerad analys för att undersöka om alla krav kan uppfyllas och genomförs av leverantör före offerering.

PRR Product Readiness Review är en strukturerad granskning av om leverantören är klar för att starta serieproduktion. Finns alla förutsättningar på plats.

PPAP Production Part Approval Process, ett fulltaktsprov där såväl produkt. Process och kapacitet analyseras. PPAP skall godkännas av kund före serieproduktion startar.

KPI Key Performance Indicator, nyckeltal som visar om en process går bra eller dåligt.

Tiger Team, en dedikerad grupp som med kort varsel, ibland timmar, kan åka till en leverantör och stötta leverantören vid akuta problem.

AQL Acceptable Quality Level, ett sätt att fastställa acceptabel kvalitetsnivå med statistiska metoder för artiklar med låg kritikalitet.

8D 8 diciplines en strukturerad problemlösningsmetod ursprungligen framtagen av Ford och som ofta används vid reklamationer. Metoden är en variant av Plan-Do-Check-Act, men i 8 steg.

APQP Advanced Product Quality Planning, en strukturerad metod för att få med kvalitetsaktiviteterna från början i projektplaneringen.

MSA MätSystemAnalys, en statistisk metod för att säkerställa att mätutrustningen mäter korrekt genom att granska repeterbarhet och reproducerbarhet. När en mätoperatör mäter samma objekt flera gånger skall hen få liknande mätresultat (Repeterbarhet) och när flera mätoperatörer mäter samma mätobjekt så skall även de få liknande resultat (Reproducerbarhet).