Hybridmöten – det bästa eller sämsta av två världar?

BLOGG Äntligen återvänder personalen till kontoret för att diskutera standarder. Första hybridmötet resulterar sannolikt i en rejäl vända med plan, do, check, act, skriver Ulrika Edholm och Bengt Rydstedt.

Hybridmöten – det bästa eller sämsta av två världar?
Ulrika Edholm och Bengt Rydstedt, SIS

Med en lång pandemi bakom oss kommer vi nu tillbaka till vårt kontor på Solnavägen 1e. Några av oss har längtat och andra lämnar hemmets lugna vrå lite mer motvilligt.

Under pandemiåren har vi vant oss vid webbmöten, lärt oss dela skärm och att tala in i kameran för att ”nå fram”. Men det är ju ändå extra givande att träffas ”på riktigt”. Därför börjar vi nu bjuda in till möten hos oss i SIS lokaler, och det ska bli så roligt att i maj träffa alla deltagare i vår kommitté för kvalitetsledning, få fika och äta lunch tillsammans och lära känna varandra lite bättre.

Vi vill inkludera alla så vi kommer att hålla det som ett hybridmöte. Det blir två världar som möts och en utmaning blir att få alla att känna sig sedda, hörda och att alla ska kunna bidra obehindrat på lika villkor, oavsett om man deltar på plats eller online. Det blir extra viktigt för oss på SIS där våra möten är en del av en demokratisk process där vi ska nå konsensus.

Mindre möten brukar funka fint även om de är hybrida, men vår utmaning är större möten, med över 20 personer i ett ganska stort konferensrum. Frågorna snurrar, klarar vi detta med endast en mötesledare? Ska vi dela flera olika skärmar samtidigt? Behöver vi ha flera projektorer i rummet? Kan vi ha en kamera som följer den som talar, eller ska vi ha en ”talarplats”? Hur löser vi det med ljudet? Vem skriver protokoll? Hur undviker vi en ”vi och dom-känsla” mellan onlinedeltagarna och de på plats? Hur får vi alla att bidra på mötet? Hur gör vi med chatten?

Många längtar efter lugnet, kommunikationen och tempot i vanliga möten och att inte ständigt påverkas fysiskt och psykiskt av skärmarnas närvaro. Rent digitala möten har vi använt länge redan före pandemin och de blir nu ett helt självklart inslag när det passar gruppen.

Antagligen kommer digitala möten att bli de mest förekommande och vissa möten blir rent fysiska för att fortsätta att lära känna varandra på djupet och ge de bästa förutsättningarna för kreativitet och nätverkande.

Svensk och europeisk standardisering kan vi driva med en palett av virtuella, fysiska och hybridmöten. För det globala arbetet innebär tidsskillnaderna en stor utmaning. Inom ISO diskuteras längre mötesveckor för att möjliggöra samordning, dialog och kreativ kommunikation som är kittet i internationellt samarbete och standardisering.

Vid hybridmöten tror vi att det är viktigt att ge en tydlig introduktion till förutsättningarna och att enas om att det är olika för deltagare som är på plats och de som medverkar på distans. Vi behöver inte låtsas att det är samma sak för alla mötesdeltagare utan visa på skillnaderna, vad de innebär och få alla att acceptera dem, för att sedan fokusera på syftet och alla deltagares roll för ett lyckat möte.

Vad ska vi prata om på mötet i maj då? Nyheter om ISO 9000-familjen står självklart på agendan. Vi har ett spännande pass om ledningssystem för HR (ISO 10667) och vi gör en gemensam framtidspaning där vi pratar om Kvalitet 4.0.

En sak som är säker, tekniken kommer säkert att strula och vi kommer att lära oss mycket på vägen. Nya checklistor och rutiner kommer skrivas och Plan, Do, Check, Act kommer säkert att komma väl till hands!

Är du nyfiken på hur vi kommer klara av vårt hybridmöte och även vill veta mer, hör gärna av dig till oss på ulrika.edholm@sis.se eller bengt.rydstedt@sis.se. Även tips för hybridmöten är varmt välkomna!

3 tips för större hybridmöten

  1. Satsa på bra ljud och headset, det är viktigt att deltagarna hörs bra.
  2. Samma regler för de som är med fysiskt som på distans, exempelvis att synas i bild.
  3. Anpassa möbleringen, ställ exempelvis borden som ett V så att alla på plats syns i bild.

Ulrika Edholm Bengt RydstedtUlrika Edholm och Bengt Rydstedt, SIS

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.