Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Kvalitetsarbetet tar steget till datorvärlden Effektivisering pågår

När alltmer information och kommunikation görs via datorer i nätverk, vore det märkligt om inte ledningssystemen skulle gå samma väg. Åkeriföretaget Alltransport har nått stora fördelar genom att använda sin intranätsportal för all verksamhetsstyrande information inklusive kvalitetsledningssystemet.

Alltransport i Norrköping är ett åkeriföretag med cirka 400 fordon i sin flotta, innehållande allt från tankbilar och budbilar till lyftkranar och grävmaskiner. Man har varit kvalitetscertifierade enligt ISO 9002 sedan 1998.

För cirka två år sedan certifierade man även sitt miljöledningssystem, och det var då tanken på ett intranätsbaserat ledningssystem med kvalitet, miljö och arbetsmiljö i samma ledningssystem föddes.

– Bakgrunden till idén var att pappershanteringen kring våra ledningssystem tog för mycket tid och kraft, utan att egentligen skapa något större mervärde, säger Bengt Sigvald.

Så fort en ändring i något styrdokument gjordes måste alla pärmar ute i fordonen hos förarna uppdateras, vilket innebar att cirka 350 pärmar skulle uppdateras. Ett stort byråkratiskt arbete. Nu planerar man att ersätta pärmsystemet med internetuppkopplingar till alla fordon, och enbart göra ändringar på ett enda ställe i den digitala Verksamhetshandboken.

Sedan 2000 används detta system på Alltransports alla fyra kontor i Östergötland.

Kan fokusera på innehållet

– Den underlättade administrationen av ledningssystemet kommer att göra att vi kan fokusera mer på innehållet i systemet än på att underhålla pappersinformation. Därigenom har kvalitetsledningssystemet börjat uppfattas som mer nyttigt än tidigare, konstaterar Bengt Sigvald.

Inte bara ledningssystemet finns upplagt i databaser på intranätsportalen. Alla kontaktuppgifter, relationer, avtal och all annan information som behövs i det dagliga arbetet finns nu tillgänglig där.

– Vi har en samsyn på företaget, som säger att information inte ska behöva letas, den ska kunna hämtas, säger Bengt Sigvald.

Man har även åsikten att personalens arbetsrelaterade kunskap är företagets egendom och inte den anställdes. Genom att ha all information i databaser, där alla hämtar och lämnar information, undviker man att gå miste om informationen när medarbetare slutar på företaget eller går i pension.

Möjliggör distansarbete

Den utvecklade datoriseringen möjliggör även för de anställda att distansarbeta om de så önskar, förutsatt att de har en internetuppkoppling hemma.

Under året kommer intranätsportalen att bli tillgänglig via webben, efter önskemål från Alltransports åkare och ägare.

Alltransports arbete har rönt en del uppmärksamhet från omvärlden. Bland annat har åkerinäringens branschorganisation och Alltransports certifieringsorgan tagit en titt på systemet.

– De tyckte att vårt system är mycket användarvänligt och funktionellt, berättar Bengt Sigvald.

En nackdel med datorbaserade kvalitetssystem är att personalens engagemang tenderar att minska när de införs, eftersom arbetet blir mindre personligt och feedbacken på exempelvis förbättringsförslag blir otydligare när de görs via dator. Det problemet har inte Alltransport märkt av.

Ökat engagemang

– Engagemanget har snarare ökat, genom att våra anställda nu fått ge feedback på databaserna. När man inför ett sådant här system måste man komma ihåg att det är minst lika viktigt som tidigare att prata med varandra inom företaget. Datorerna ersätter inte den dagliga dialogen, säger Bengt Sigvald.

Trots att datorvanan på Alltransport inte är särskilt hög, eftersom medelåldern på företaget ligger runt 50 år och bara ett par års användning av intranet, har man inte mött särskilt stort motstånd mot den ökade datoranvändningen.

– Från början var det en loj inställning till ”nymodigheterna” men människor är kloka och tar till sig det som de själva har nytta av. Och efter ett par timmars introduktionsutbildning har de flesta förstått att de har nytta av intranätsystemet, konstaterar Bengt Sigvald.

Man kommer nu att genomföra utbildningar under vinterns lågsäsong varje år för att hålla engagemanget igång och berätta om nyheter.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Kvalitetsmagasinet sparar mina uppgifter
Läs mer om vår integritetspolicy här
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.