KI växlar upp kvalitetsarbetet – kopplar det närmare verksamhetsplaneringen

– Förr fick ordet kvalitetsarbete håret att krulla sig på medarbetarna. Systematiskt kvalitetsarbete fick det att krulla sig ännu mer.

Han menar att det därför är viktigt att medarbetarna ser nyttan med arbetet och får möjlighet att påverka vilka frågor som prioriteras.

– Vi bygger vidare på ett befintligt kvalitetsarbete. Men vi växlar upp ganska kraftigt i hur vi gör det här över hela verksamheten.

Tydligare ansvar i hela organisationen

Tidigare hade KI ett särskilt råd för kvalitetsfrågor. Enligt Martin Bergö gjorde rådet ett bra arbete, men det var inte alltid tydligt hur det skulle rapportera och samverka med andra delar av organisationen.

Genom att samla arbetet under fakultetsnämnden vill KI få bättre överblick och lättare kunna samordna frågor som berör flera verksamheter.

– Det här gör att utskottet blir mycket mer integrerat i fakultetsnämndens övriga arbete. Det tycker vi är oerhört väsentligt.

Samtidigt har ansvarsfördelningen mellan fakultetsnämnden, kommittéerna, dekanerna och prefekterna förtydligats. Fakultetsnämnden har också fått fler lärarledamöter, som ska föra fram medarbetarnas perspektiv och återkoppla beslut till verksamheten.

Martin Bergö pekar på kompetensförsörjning, ledning och digitalt stöd som exempel på frågor där forskning, utbildning och forskarutbildning kan ha gemensamma behov. Genom den nya strukturen hoppas han att sådana frågor ska bli lättare att hantera gemensamt.

Från uppföljning till verksamhetsplan

En central del av förändringen är att kvalitetsarbetet ska kopplas närmare den årliga verksamhetsplaneringen. Resultaten från uppföljningar ska inte stanna vid analyser, utan användas för att identifiera förbättringsbehov och prioritera insatser.

Arbetet ska följa en årlig cykel. KI samlar in underlag, bland annat från studenter, analyserar styrkor och svagheter och använder resultaten som grund för nästa års verksamhetsplan.

– Det ska vara en direkt koppling av arbetet under året in till verksamhetsplanen. Sen följer vi upp det nästa år, lyssnar av igen och tar fram en ny verksamhetsplan..

Martin Bergö betonar också att ansvaret behöver finnas nära verksamheten, där medarbetare och chefer kan genomföra förändringar som får direkt betydelse för det dagliga arbetet.

Forskningen får mer systematisk granskning

KI olika verksamheter har kommit olika långt i kvalitetsarbetet. Utbildningen har länge arbetat med systematisk uppföljning, medan forskningen enligt Martin Bergö inte tidigare har haft samma arbetssätt.

För att utveckla arbetet har KI lanserat Kira, Karolinska Institutet Research Assessment. Där granskar internationella experter förutsättningarna för forskning, snarare än enbart forskningsresultaten.

Två av KI tre campus har hittills genomgått utvärderingen och de första resultaten har kommit in.

Enligt Martin Bergö har granskningen inneburit ett nytt sätt att tänka även för experterna. De är vana vid att bedöma forskningsanslag, publikationer och patent, men här ska de i stället undersöka vilka förutsättningar forskarna har att bedriva sitt arbete.

– För dem var det helt nytt att fokusera på förutsättningarna för forskning. Det blev en spännande dialog faktiskt.

Vill utveckla arbetssätten varje år

Den nya organisationen har vuxit fram genom ett längre förändringsarbete där institutioner och andra delar av KI har fått lämna synpunkter. Närmare 100 förslag kokades ner till nio övergripande fokusområden, varav ett handlade om att förtydliga uppdragen för råd och nämnder.

Martin Bergö menar att den breda förankringen har skapat goda förutsättningar för förändringen. Samtidigt betonar han att arbetssätten behöver kunna justeras om något inte fungerar som tänkt.

– Skulle vi upptäcka att någonting inte funkar eller inte är effektivt så kan vi enkelt justera det. Vi har redan öppna kanaler och en ökande acceptans för det här arbetssättet.

Målet är att se över arbetssätten varje år och göra förändringar utifrån de erfarenheter och förbättringsbehov som kommer fram.