Så hittar du de dolda guldtackorna

Satsa på ett levande kvalitetsarbete först, skapa sedan ett system för att hitta kvalitetsbristkostnader. Jobba med att implementera ett grundläggande kvalitetsarbete som alla i organisationen känner till och är delaktiga i. Ständiga förbättringar måste vara ledordet.

Tips: Genom att prata om verksamhetsutveckling kan fler känna sig berörda och förstå vad det handlar om.

Väck ledningens engagemang

För att kunna arbeta med att hitta och minska era kvalitetsbristkostnader måste ledning och vd stå bakom arbetet. Väck deras vilande kvalitetsengagemang genom att peka på vad bristande kvalitet kan kosta företaget. Få dem att se det som en långsiktig investering.

Tips: Nämn även att arbetet kan leda till ökad omsättning, nöjdare kunder och nöjdare medarbetare.

Ett helt isberg

Kom ihåg att de största kostnaderna inte är de synliga utan de dolda. För att räkna på dem måste du skapa en medvetenhet om vad som egentligen är onödiga kostnader. Dolda kostnader är exempelvis väntetid och dubbelarbete.

Tips: Diskutera och definiera tillsammans med medarbetarna vad som är synliga och dolda kvalitetsbristkostnader.

Interna och externa

Alla kvalitetsbristkostnader är inte heller interna, alltså skapade av den egna verksamheten. Är kostnaderna externa, exempelvis beror på leverantören, måste organisationen ställa krav på att den som skapar kostnaden också arbetar för att minska den.

Tips: Börja jobba med de interna kvalitetsbristkostnaderna då de kan vara lättare att gör något åt direkt. Men glöm inte att ställa krav på leverantörerna.

Inget farligt

För att lyckas hitta de onödiga kostnaderna måste man skapa en kultur där det inte anses farligt att göra fel. Ingenting får sopas under mattan och att jaga syndabockar är totalt förbjudet! Kommunicera tydligt till hela organisationen att det bästa man kan göra är att lyfta fram problem och områden som kan förbättras.

Tips: Ledning och chefer måste föregå med gott exempel och bygga en förbättringskultur.

Korsbefruktning

Engagera ekonomiavdelningen eftersom pengar övertygar och skapar trovärdighet. Korsbefrukta kvalitets- och ekonomiavdelningen genom att koppla samman kostnadskalkyler med förbättringsarbete. Dagens ekonomisystem är inte alltid uppbyggda för att fånga kvalitetsbristkostnader, det kan vara bra att tillsammans utveckla ett system som gör det.

Tips: Ingen säger emot en ekonom. Samarbeta i alla förbättringsprojekt för att mäta kvalitetsbristkostnaden före och efter eftersom kronor kan skapa större gehör för kvalitetsfrågan.

Kartlägg flödena

Att börja med att titta på enskilda processer är enklare än att ta ett helhetsgrepp om hela organisationen. Men glöm inte helhetssynen. Det gäller att se helheten men jobba i de enskilda processerna. Följ en specifik produkt eller en händelse från A till Ö och se vad i processen som skapar värde och vad som är slöseri. Ofta upptäcks mycket tidsslöseri, räkna då om vad tiden kostar i kronor för att få större förståelse för att det krävs åtgärder. Studien i sig ska vara så enkel som möjligt. Målet är att få fram starka argument för ett bättre kvalitetsarbete.

Tips: Var kritisk och ärlig. Tänk inte på hur du skulle vilja att det var, utan hur det faktiskt fungerar i praktiken. Arbetar man med Lean är man på rätt väg, för då in en ekonomisk kalkyl också.

Kapa det onödiga

Alla processer som är överflödiga ska tas bort och alla omständiga flöden ska ”städas”. Diskutera tillsammans med de berörda hur ni kan renodla processerna så att de blir enkla, frigör tid och fungerar på bästa sätt. Tänk på att vissa processer kanske inte behöver förenklas utan utvecklas.

Tips: Det kan krävas vissa investeringar för att kapa kvalitetsbristkostanderna, var överens med ledningen om det från början så att det finns en avsatt budget.

Framgång föder framgång

Fokusera på de kvalitetsbristkostnader ni faktiskt lyckas minska, både när det gäller uppnådda resultat och besparingar. Det skapar ett större engagemang och ger indikationer på hur viktigt ett välfungerande förbättringsarbete är.

Tips: Kommunicera de framgångar ni når, både till medarbetare och ledning istället för att bara fokusera på mätandet.